SPED Fiscal

A tela de SPED Fiscal gera a EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI) — a obrigação fiscal periódica em que a empresa declara, mês a mês, as operações que envolvem esses dois impostos. O sistema monta um arquivo TXT padronizado a partir das notas e do estoque do período; esse arquivo é importado no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal, validado, assinado e transmitido pelo contador. A tela é o ponto onde o operador dispara a geração por competência, acompanha o resultado e corrige as pendências antes de entregar.

A EFD ICMS/IPI faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a plataforma de fiscalização digital da Receita. Escriturar não é opcional para o contribuinte obrigado: é o meio pelo qual o fisco cruza o que a empresa vendeu, comprou e apurou de imposto. Por isso o arquivo precisa refletir com fidelidade os documentos fiscais do período — e é aí que o relatório de conformidade desta tela entra, apontando o que impede a escrituração antes que o erro apareça no PVA.

Como acessar

No menu lateral, abra Fiscal › SPED Fiscal. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para essa tela — peça ao administrador do sistema. A permissão que controla o acesso é a fiscal.sped.

O que parametrizar antes de gerar

A geração depende de dados fiscais que não ficam nesta tela — eles vêm do cadastro da empresa. Sem eles, o sistema recusa a geração de imediato (erro 422 — “Empresa não parametrizada para o SPED”) e lista o que falta. Deixe isto pronto antes do primeiro fechamento:

Perfil de apresentação (A, B ou C) e indicador de atividade, na seção Escrituração fiscal (SPED) do cadastro da empresa (Configurações › Empresas, ao editar). O perfil é definido pelo Fisco Estadual — não é uma escolha livre — e determina quais registros a escrituração precisa conter.
UF e município do estabelecimento, no cadastro da empresa (endereço). O código IBGE do município é obrigatório na identificação do declarante.
Contabilista responsável (registro 0100), obrigatório nos perfis A e B. Ele é cadastrado na própria tela do SPED Fiscal — veja Contabilista responsável abaixo.

Contabilista responsável

A seção Contabilista responsável fica na própria tela do SPED Fiscal e alimenta o registro 0100 da escrituração. Ela é obrigatória nos perfis A e B: sem um contabilista cadastrado, a geração é bloqueada nesses perfis. A seção começa recolhida e abre sozinha quando o sistema detecta que ainda não há contabilista cadastrado, para o operador não deixar passar.

Clique em Cadastrar contabilista e informe os dados do profissional — Nome, CPF, CRC (registro no Conselho Regional de Contabilidade), Email, Estado, Município — e, quando for um escritório de contabilidade, o CNPJ do escritório e o endereço. Depois de cadastrado, use Editar para ajustar, Trocar responsável para substituir por outro, ou Remover. Remover deixa a empresa sem contabilista, e os perfis A/B voltam a não conseguir gerar a EFD até um novo cadastro.

Gerar uma escrituração

A geração é feita por competência (o mês de referência). Escolha o período e a finalidade no topo da tela e dispare — a montagem roda em segundo plano.

No campo Ano, escolha o ano da competência (a tela oferece o ano atual e os anteriores).
No campo Mês, escolha o mês. O padrão sugerido é o mês anterior ao atual — o período fechado mais recente, que é o que normalmente se escritura.
No campo Finalidade, mantenha Original para a primeira entrega do período, ou escolha Substituto para reapresentar um período já entregue (veja abaixo).
Clique em Gerar EFD ICMS/IPI. O botão fica em Gerando… enquanto a solicitação é registrada, e uma nova linha aparece na lista Escriturações geradas com a situação Gerando.

Finalidade: Original ou Substituto

A finalidade diz ao fisco se este arquivo é a primeira entrega do período ou uma correção:

Original — a entrega normal, a primeira do período. É o que você usa na rotina mensal.
Substituto — reapresenta o período por completo. Quando um período já entregue tinha erro, você não envia um “complemento”: gera de novo, como Substituto, e o arquivo inteiro passa a valer no lugar do anterior. Use apenas para corrigir um período já transmitido.

Acompanhar a situação

A geração é assíncrona: ao disparar, o sistema registra a escrituração e monta o arquivo em segundo plano, sem travar a tela. A coluna Situação da lista acompanha o ciclo e se atualiza sozinha:

Gerando — a montagem está em andamento. Aguarde; a linha muda de situação quando terminar, sem precisar recarregar a página.
Gerada — o arquivo ficou pronto. As ações de Baixar TXT e, quando há pendências, Ver conformidade aparecem na linha.
Erro — a montagem foi bloqueada por pendências de cadastro ou de documento. A linha oferece Ver erros, que abre o relatório de conformidade com o que corrigir.

Cada linha da lista mostra ainda a Competência (mês e ano), a Finalidade (Original ou Substituto), o Perfil (A/B/C usado na geração), o Leiaute (a versão do layout que o sistema aplicou para aquela competência — escolhida automaticamente, o operador não seleciona), a data em Gerado em e o número de Linhas do arquivo.

Relatório de conformidade

O relatório de conformidade é a parte mais importante da tela. Ao concluir a montagem, o sistema verifica os dados do período e classifica o que encontrou em duas categorias, com peso diferente:

Erros que bloqueiam a emissão — impedem a geração do arquivo. Enquanto houver erro, não há TXT para baixar. Corrija a origem e gere novamente.
Advertências — não bloqueiam: o arquivo foi gerado e pode ser transmitido, mas convém revisar o que foi apontado, porque pode indicar um dado inconsistente.

Cada item traz um título da categoria do problema, a mensagem específica do que foi encontrado, um bloco Como corrigir com a ação no cadastro e, quando o sistema sabe, o registro, a linha ou o item onde o problema ocorre.

O que cada pendência significa e como corrigir

As pendências mais comuns nascem de cadastro ou de documento incompleto. Resolva a origem indicada e gere a escrituração de novo:

Nota autorizada sem XML — uma NF-e/NFC-e autorizada não tem o XML armazenado. Sem o XML autorizado a operação não pode ser escriturada; reimporte ou reprocesse o XML da nota em Notas emitidas (ou Notas recebidas, no caso de entrada) antes de gerar.
XML ilegível — o XML de uma nota está corrompido ou incompleto. Reimporte o XML autorizado da nota.
CFOP inválido — um item usa um CFOP inexistente ou inativo. Corrija o CFOP na operação fiscal ou no documento.
CFOP incompatível com a operação — o CFOP do item não corresponde ao tipo da operação (entrada ou saída). Revise o CFOP do documento.
Item sem produto cadastrado — um item do documento não está vinculado a um produto do cadastro, necessário para o registro 0200. Vincule o produto correspondente.
Produto sem NCM — um produto está sem NCM. Preencha o NCM na ficha fiscal do produto.
Participante sem CNPJ/CPF — um cliente ou fornecedor está sem CNPJ/CPF, necessário para o registro 0150. Complete o documento no cadastro do participante (cliente ou fornecedor).
Divergência de auditoria (advertência) — os valores do XML divergem do resumo interno da nota. Confira os totais da nota. Não bloqueia a geração.

Há também pendências ligadas à parametrização da empresa — por exemplo, ICMS a recolher apurado sem a Obrigação do ICMS (E116) completa (código da obrigação, dia do vencimento e código de receita estadual). Essas se resolvem na seção Escrituração fiscal (SPED) do cadastro da empresa. Uma pendência que peça para acionar o suporte indica um caso ainda não coberto pelo cadastro (por exemplo, apuração de substituto tributário) — nesses casos, o texto do item diz explicitamente para procurar o suporte.

Baixar o arquivo TXT

Quando a escrituração está Gerada, clique em Baixar TXT na linha para salvar o arquivo no computador. O nome do arquivo identifica a competência (por exemplo, efd-icms-ipi-2026-06.txt; uma entrega Substituto recebe o sufixo -substituto). Esse é o arquivo que o contador importa no PVA.

Ao lado do download, a linha mostra o início do hash SHA-256 do arquivo (passe o mouse para ver o hash completo). O hash é uma impressão digital do conteúdo: serve para conferir a integridade do arquivo — dois downloads da mesma escrituração têm o mesmo hash, e qualquer alteração no conteúdo muda o hash por completo.

Validar o arquivo no PVA da Receita

O TXT gerado aqui ainda não foi transmitido: ele precisa ser importado, validado, assinado e transmitido no PVA EFD ICMS/IPI, o programa da Receita Federal. O relatório de conformidade desta tela adianta boa parte dos problemas, mas a validação oficial é sempre no PVA.

Baixe o PVA EFD ICMS/IPI no site da Receita Federal (Central de conteúdo do SPED) e instale. Só a versão mais atual é aceita na transmissão — o próprio PVA avisa quando há atualização disponível.
Abra o PVA e importe o TXT baixado desta tela (menu Escrituração Fiscal › Nova › Importar).
Deixe o PVA validar a estrutura e o conteúdo. Se ele apontar erros, corrija a origem no sistema (o relatório de conformidade ajuda a localizar), gere a escrituração de novo e importe o novo TXT — não edite o arquivo à mão.
Com o arquivo sem erros, assine e transmita pelo PVA.

E a EFD-Contribuições?

Esta tela gera apenas a EFD ICMS/IPI. A EFD-Contribuições (PIS/COFINS) é uma obrigação distinta e será disponibilizada em uma entrega futura, com tela própria — por isso ela ainda não aparece aqui.

Dúvidas frequentes

O que é a EFD ICMS/IPI?

A EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI) é a obrigação fiscal periódica em que a empresa declara ao fisco, mês a mês, as operações que envolvem o ICMS e o IPI. O sistema gera um arquivo TXT padronizado que o contador importa no PVA da Receita, valida, assina e transmite. Faz parte do SPED, a plataforma de escrituração digital da Receita Federal.

Por que aparece o erro 'Empresa não parametrizada para o SPED'?

A geração exige dados fiscais que ficam no cadastro da empresa, não na tela do SPED. Quando falta algum — perfil de apresentação, indicador de atividade, UF ou município do estabelecimento —, o sistema recusa a geração e lista o que falta. Complete a seção Escrituração fiscal (SPED) e o endereço em Configurações › Empresas (ao editar a empresa) e gere de novo.

Onde escolho o perfil A, B ou C?

O perfil de apresentação não se escolhe na tela de geração: ele vem da seção Escrituração fiscal (SPED) do cadastro da empresa. O perfil é definido pelo Fisco Estadual conforme o porte e a atividade da empresa — não é uma escolha livre — e determina quais registros a escrituração precisa conter. A coluna Perfil da lista apenas mostra o perfil que estava cadastrado quando o arquivo foi gerado.

Preciso cadastrar um contabilista?

Nos perfis A e B, sim: o contabilista responsável alimenta o registro 0100 e é obrigatório — sem ele, a geração é bloqueada. Cadastre-o na seção Contabilista responsável da própria tela do SPED Fiscal, que abre sozinha quando não há contabilista. No perfil C ele não é exigido.

Qual a diferença entre finalidade Original e Substituto?

Original é a entrega normal do período, a primeira. Substituto reapresenta o período por completo: quando um período já transmitido tinha erro, você gera de novo como Substituto, e o arquivo inteiro passa a valer no lugar do anterior. Não existe “entrega complementar” — a correção de um período já entregue é sempre um Substituto.

Gerei a escrituração e a situação ficou em 'Gerando'. É normal?

Sim. A geração é assíncrona: o sistema monta o arquivo em segundo plano e a coluna Situação mostra Gerando enquanto isso. Quando termina, a linha muda sozinha para Gerada (com o download) ou Erro (com o relatório de conformidade), sem precisar recarregar a página.

A geração deu 'Erro'. E agora?

Situação Erro significa que a montagem foi bloqueada por pendências de cadastro ou de documento. Clique em Ver erros na linha para abrir o relatório de conformidade — cada item traz a mensagem do problema e um bloco Como corrigir. Resolva a origem indicada (o XML da nota, o CFOP, o NCM do produto, o CNPJ do participante, a parametrização da empresa) e gere a escrituração novamente.

Qual a diferença entre um erro e uma advertência no relatório?

Um erro bloqueia a geração: enquanto ele existir, não há arquivo TXT para baixar. Uma advertência não bloqueia — o arquivo foi gerado e pode ser transmitido —, mas sinaliza algo que convém revisar, como uma divergência entre os valores do XML e o resumo interno da nota. Erros você é obrigado a resolver; advertências você decide se corrige antes de transmitir.

Para que serve o hash SHA-256 ao lado do download?

O hash SHA-256 é a impressão digital do arquivo: serve para conferir a integridade do TXT. Dois downloads da mesma escrituração produzem o mesmo hash, e qualquer alteração no conteúdo muda o hash por completo. É a forma de garantir que o arquivo entregue é exatamente o que o sistema gerou.

O relatório de conformidade ficou verde. Já posso transmitir?

O relatório de conformidade adianta boa parte dos problemas, mas a validação oficial é sempre no PVA da Receita: importe o TXT no validador, deixe-o conferir estrutura e conteúdo e só então assine e transmita. Se o PVA apontar algo, corrija a origem no sistema e gere o arquivo de novo — nunca edite o TXT à mão.

Consigo gerar a EFD-Contribuições (PIS/COFINS) aqui?

Ainda não. Esta tela gera apenas a EFD ICMS/IPI. A EFD-Contribuições é uma obrigação distinta (PIS/COFINS) e será disponibilizada em uma entrega futura, com tela própria.