Instituições financeiras

A tela de Instituições financeiras é o cadastro dos bancos e das operadoras de cartão com que sua empresa trabalha. É um cadastro de apoio: você quase não volta aqui no dia a dia, mas ele sustenta três rotinas importantes do financeiro.

• Cada conta bancária aponta para uma instituição — é o banco daquela conta. Sem a instituição correta, a conta não sabe a qual banco pertence.
• O código da instituição é o código de compensação do banco — os três dígitos que identificam o banco no início da linha digitável e no canto do boleto. É ele que faz o boleto da cobrança bancária sair com o banco certo e ser reconhecido na baixa.
• Nos planos de recebimento por cartão, a instituição identifica a operadora (a adquirente que processa as parcelas, como Cielo ou Mercado Pago).

Por isso vale conferir este cadastro antes de configurar uma conta bancária, emitir um boleto ou montar um plano de recebimento: um código errado aqui se propaga para todas essas rotinas.

Os bancos já vêm cadastrados

O sistema já traz os principais bancos e operadoras do Brasil cadastrados, cada um com o código de compensação oficial. Na maioria dos casos você não precisa criar nada — apenas confira se o banco que você usa já está na lista. Só cadastre um novo quando o seu não estiver lá.

Como acessar

No menu lateral, abra Financeiro › Cadastros › Instituições financeiras. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para esse cadastro — peça ao administrador do sistema. O mesmo vale para o botão de criar e para as ações de editar e excluir, que dependem das permissões correspondentes. Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.

A lista de instituições

Ao abrir a tela, você vê as instituições cadastradas. Por padrão, a tabela mostra as informações essenciais:

• Código — o código de compensação do banco (ou o código da operadora). É o que identifica a instituição nas rotinas que a usam.
• Nome — o nome do banco ou da operadora, como aparece nas seleções de conta e de plano de recebimento.
• Ativo — um selo Ativo ou Inativo que indica se a instituição está disponível para seleção nos demais cadastros.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Criado em e Atualizado em, úteis para conferir quando um registro foi incluído ou mexido.

A busca, os filtros, a ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:

• Busca rápida: procura pelo nome da instituição. Digite parte do nome do banco ou da operadora para localizar.
• Filtros avançados: para localizar por número, use o filtro Código — a busca rápida não procura pelo código. Há ainda filtros por Nome, Ativo (apenas ativas ou apenas inativas), Criado em e Atualizado em.
• Ordenação: clique no título de Código, Nome, Ativo, Criado em ou Atualizado em para ordenar por essa coluna.

Cadastrar e editar

Use Nova instituição financeira, no canto superior direito, para incluir um banco ou uma operadora que ainda não esteja na lista. Para alterar um já existente, abra o menu de ações (ícone de três pontos) na linha e escolha Editar. A janela é a mesma nos dois casos, com os campos da seção Identificação.

• Código (obrigatório): o código de compensação do banco — os três dígitos que identificam o banco no início da linha digitável e no canto do boleto. É esse número que o sistema usa para emitir o boleto pelo banco certo e para reconhecer o pagamento na baixa. Alguns exemplos dos bancos mais usados: 001 (Banco do Brasil), 104 (Caixa Econômica Federal), 237 (Bradesco), 341 (Itaú), 033 (Santander) e 077 (Banco Inter). Para operadoras de cartão usadas nos planos de recebimento, informe o código da operadora (por exemplo, 362 para a Cielo ou 323 para o Mercado Pago).
• Nome (obrigatório): como o banco ou a operadora aparece nas listas — na seleção da conta bancária e no plano de recebimento. Escreva de forma reconhecível para quem vai selecionar depois.
• Ativo (obrigatório): Sim mantém a instituição disponível para seleção nos outros cadastros; Não a esconde das seleções, sem apagá-la. Uma instituição nova nasce como Sim.

Use o código de compensação oficial do banco

Informe o código como o banco o utiliza — o número de compensação oficial, com os três dígitos (por exemplo, 001 para o Banco do Brasil). Esse código define por qual banco o boleto é emitido e é por ele que o sistema reconhece o pagamento na baixa automática. Se você digitar sem os zeros à esquerda (1 em vez de 001), o sistema completa os três dígitos sozinho — o banco continua o mesmo e a baixa automática funciona. O que atrapalha é um código de outro banco: aí o boleto sai pelo banco errado e o pagamento pode não ser reconhecido. Na dúvida, informe os três dígitos, como na lista.

Código não se repete

O cadastro de instituições é compartilhado entre todas as empresas da sua organização, e cada código é único nela: não dá para ter duas instituições com o mesmo código. Se ao salvar o sistema avisar que o código já existe, é porque aquele banco já está cadastrado — localize-o pelo filtro Código em vez de criar outro. Se o banco existente estiver inativo, reative-o no campo Ativo em vez de duplicar.

Desativar em vez de excluir

Quando você para de usar um banco ou uma operadora, prefira desativar a instituição (campo Ativo igual a Não) a excluí-la. Desativar tira a instituição das seleções de novos cadastros — ela não aparece mais ao criar uma conta ou um plano de recebimento —, mas preserva tudo o que já dependia dela: contas, planos e boletos já emitidos continuam intactos. Para voltar a usá-la, basta reativar.

Desativar é o caminho seguro porque uma instituição quase nunca está sozinha: ela costuma estar ligada a uma conta bancária, a um plano de recebimento por cartão ou ao histórico de boletos. Manter o registro, ainda que inativo, conserva esses vínculos.

Excluir

Para remover de vez uma instituição, abra o menu de ações na linha e escolha Excluir. O sistema pede confirmação mostrando o código e o nome da instituição, para você não apagar o registro errado.

Cuidado

A exclusão tira a instituição do cadastro. Faça isso apenas para registros que você criou por engano ou que nunca foram usados. Se a instituição já estiver ligada a uma conta bancária, a um plano de recebimento ou a boletos emitidos, não exclua — desative-a (campo Ativo igual a Não), para não desencontrar essas rotinas do financeiro.

Dúvidas frequentes

Preciso cadastrar os bancos um por um?

Não. O sistema já vem com os principais bancos e operadoras do Brasil cadastrados, cada um com o código de compensação oficial. Confira se o seu banco já está na lista — quase sempre está. Só use Nova instituição financeira quando ele realmente não aparecer.

Qual código devo informar?

O código de compensação do banco: os três dígitos que identificam o banco no início da linha digitável e no canto do boleto (por exemplo, 001 para o Banco do Brasil, 104 para a Caixa, 237 para o Bradesco, 341 para o Itaú). Informe-o como o banco o utiliza, com os três dígitos. Para operadoras de cartão, use o código da operadora. Não invente um número sequencial: a cobrança bancária depende desse código estar correto.

O boleto saiu com o banco errado ou não foi baixado quando pago.

Confira o código da instituição vinculada à conta bancária usada na cobrança: ele precisa ser o código de compensação do banco em si, exatamente como o banco o utiliza. É esse código que define o banco do boleto e que casa o reconhecimento do pagamento na baixa. A causa costuma ser um código de outro banco, que faz o boleto sair pelo banco errado e impede a baixa automática. Faltar os zeros à esquerda (por exemplo, 1 em vez de 001) não causa isso — o sistema completa os três dígitos e reconhece o pagamento do mesmo jeito. Corrija o código na instituição (ou troque a instituição da conta) e emita o boleto novamente.

Cadastrei a instituição, mas ela não aparece ao criar uma conta ou um plano.

As seleções de cadastro listam apenas instituições ativas. Abra a instituição em Editar e confirme que o campo Ativo está em Sim. Instituições inativas ficam de fora dessas listas de propósito, para não serem escolhidas por engano.

O sistema diz que o código já existe.

Cada código é único na sua organização, e o cadastro é compartilhado entre as empresas dela. Esse aviso significa que o banco já está cadastrado. Localize-o pelo filtro Código em vez de criar outro; se ele estiver inativo, reative-o no campo Ativo.

Posso excluir uma instituição que já usei?

Não é recomendado. Se a instituição está ligada a uma conta bancária, a um plano de recebimento ou a boletos já emitidos, desative-a (campo Ativo igual a Não) em vez de excluir. Assim ela some das novas seleções, mas os vínculos existentes continuam preservados. Reserve a exclusão para registros criados por engano.

Para que serve a instituição nos planos de recebimento?

Nos planos de recebimento por cartão, a instituição identifica a operadora (a adquirente que processa as parcelas, como Cielo ou Mercado Pago). Por isso o cadastro de instituições financeiras reúne tanto bancos quanto operadoras de cartão.

Não vejo o cadastro no menu nem o botão de criar.

Esse cadastro e suas ações dependem da permissão de instituições financeiras no seu perfil de acesso. Se você precisa cadastrar e não vê o item ou o botão, peça o ajuste do seu perfil ao administrador do sistema.