Fornecedores

A tela de Fornecedores é onde você cadastra e mantém quem fornece para a sua empresa, ou seja, de quem você compra mercadoria, insumo ou serviço. O cadastro não guarda só nome e telefone: os dados preenchidos aqui identificam o fornecedor no resto do sistema.

O que você define no fornecedor reaparece, por exemplo:

• no recebimento de notas fiscais: o documento (CNPJ/CPF) é o que liga a nota recebida ao cadastro do fornecedor. Razão social, inscrição estadual e endereço conferem com o que vem na nota.
• no contas a pagar: o fornecedor escolhido em um título puxa os dados cadastrados e vincula a obrigação ao cadastro certo.
• nos relatórios: listagens e relatórios dinâmicos por fornecedor usam os campos do cadastro (município, papel, datas).
• no grupo empresarial: quando o fornecedor é uma filial, a ligação com a matriz organiza o relacionamento com o grupo todo.

O cadastro de fornecedor é o mesmo cadastro de empresa usado em Clientes: muda apenas o papel. Uma empresa de quem você compra e para quem também vende não precisa ser cadastrada duas vezes. Veja Vendas › Clientes para entender o cadastro pelo outro lado. Se a mesma empresa também transporta a sua mercadoria, o mesmo registro serve em Compras › Transportadoras, em outro papel.

Como acessar

No menu lateral, abra Compras › Fornecedores. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para fornecedores. Peça ao administrador do sistema.

A lista de fornecedores

Ao abrir a tela, você vê os fornecedores já cadastrados. A lista mostra apenas empresas com o papel Fornecedor. Uma empresa que seja só cliente não aparece aqui. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• CNPJ / CPF: o documento, formatado automaticamente.
• Razão social / Nome: a identificação principal do fornecedor.
• Nome fantasia: o nome comercial, quando houver.
• Município: cidade do endereço cadastrado.
• Telefones: o telefone principal do cadastro.
• Papel: confirma o papel Fornecedor do registro.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também tipo de contribuinte, inscrição estadual, consumidor final, e-mail para NF-e, CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado, observações e as datas de criação e atualização. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada cadastro.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: procura pela razão social ou nome, pelo nome fantasia e pelo CPF/CNPJ (com ou sem máscara).
• Filtros avançados: refine por critérios como município, estado, tipo de contribuinte ou inscrição estadual. Serve, por exemplo, para listar todos os fornecedores de um estado.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento.

Cadastrar um fornecedor

Clique em Novo fornecedor, no canto superior direito. O botão só aparece quando o seu perfil tem permissão de criar em Compras › Fornecedores. O cadastro é dividido em seções recolhíveis: abra cada uma conforme a necessidade. Apenas Razão social / Nome e Papéis são obrigatórios, e o restante você completa quando tiver a informação.

Identificação

• Razão social / Nome (obrigatório): a identificação que o sistema usa em toda parte (listas, pedidos, notas). Para empresa, a razão social. Para pessoa física, o nome completo.
• Papéis (obrigatório): já vem marcado como Fornecedor. O papel decide onde a empresa aparece e quais seções do cadastro são exibidas. Um mesmo cadastro pode acumular papéis: marque também Cliente, Transportadora ou Parceiro para reaproveitar o registro, sem duplicar a empresa, desde que o seu perfil tenha permissão de escrita na área de cada papel. Um papel cujo módulo você não pode escrever aparece com um cadeado e não pode ser marcado.
• CNPJ / CPF: o documento do fornecedor. É o que liga as notas fiscais recebidas a este cadastro, então mantenha-o correto. Determina o formato e habilita a busca automática (veja abaixo).
• Nome fantasia: o nome comercial, quando diferente da razão social.

Atribuir um papel exige permissão da área dele

Cada papel pertence a uma área própria do sistema, e marcá-lo numa empresa exige que o seu perfil de acesso permita escrever nessa área:

• Cliente: Vendas › Clientes
• Fornecedor: Compras › Fornecedores
• Transportadora: Compras › Transportadoras
• Parceiro: sem módulo nem tela no catálogo, e só quem tem permissão total (perfil irrestrito) consegue atribuir este papel

No campo Papéis, um papel cujo módulo você não pode escrever aparece com um cadeado e não pode ser marcado. Como a mesma empresa acumula papéis, salvar um cadastro com vários papéis exige a permissão de escrita em todas as áreas envolvidas: na edição, tanto nos papéis que a empresa já tem quanto nos que você está acrescentando. Faltando a permissão em algum deles, o sistema recusa a gravação e avisa em qual módulo falta, com a mensagem Sem permissão para gerenciar empresas no módulo ”…”.

Pela mesma regra, o botão Novo fornecedor só aparece com permissão de criar no módulo, e Editar e Excluir na lista ficam disponíveis apenas quando você pode escrever em todos os papéis daquela empresa. A regra geral de permissões está em Navegação, menu e permissões. Para pedir uma liberação, o caminho é o administrador em Configurações › Perfis de acesso.

Preenchimento automático por CNPJ

Ao informar um CNPJ completo, o botão de busca ao lado do campo fica ativo. Clique nele para consultar os dados na Receita Federal: o sistema preenche sozinho razão social, nome fantasia, endereço, telefone e e-mail. Quando o documento é contribuinte de ICMS com inscrição estadual ativa, ele também preenche a Inscrição estadual e marca o Tipo contribuinte como Contribuinte. A disponibilidade da inscrição estadual varia conforme o estado e a situação do CNPJ consultado. Quando ela não vier, o campo fica editável para preenchimento manual. Se algum desses campos já estiver preenchido com valor diferente, ele pede confirmação antes de substituir, listando o que será afetado. Para CPF não há busca: preencha os dados manualmente.

Endereço

Informe CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado e município. O endereço identifica a origem das compras e confere com a nota fiscal recebida, então mantenha-o correto.

• Ao digitar o CEP e clicar no botão de busca, o sistema preenche endereço, bairro, estado e município automaticamente.
• O município depende do estado: escolha o estado primeiro. Se você trocar o estado depois, o município é limpo e precisa ser selecionado de novo.

Dados tributários

Esta seção registra a situação fiscal do fornecedor, que precisa bater com o que vem nas notas recebidas dele.

• Tipo contribuinte: Contribuinte, Isento ou Não-Contribuinte. Indica a situação do fornecedor perante o ICMS.
• Inscrição estadual: só aparece, e passa a ser obrigatória, quando o tipo é Contribuinte. Para Isento ou Não-Contribuinte, o campo não é exibido nem exigido.
• E-mail para NF-e: endereço de contato do fornecedor para assuntos de nota fiscal.

Nota

O campo Consumidor final não aparece para um fornecedor. Ele é específico de cliente e só surge no cadastro quando o papel Cliente está marcado, porque diz respeito a como a nota é emitida para a empresa, algo que não se aplica a quem apenas fornece.

Contato

Cadastre um ou mais telefones, cada um com o seu tipo (comercial, celular etc.). Use observações para anotações internas sobre o fornecedor: combinados, prazos, histórico. Esse texto é de uso interno e não sai em documentos.

Grupo empresarial

Indique se o fornecedor faz parte de um grupo e, em caso afirmativo, qual é a empresa matriz. Útil quando você compra de várias filiais de um mesmo grupo e quer relacioná-las à matriz.

• O campo Empresa matriz só aparece quando faz parte do grupo está como Sim, e nesse caso é obrigatório.
• A lista de matriz oferece empresas que não pertencem a outro grupo (e nunca a própria empresa). Ao voltar faz parte do grupo para Não, a matriz é limpa automaticamente.

As seções Vendas e Logística não aparecem

Um fornecedor puro não exibe as seções Vendas (vendedor responsável, tabela de preços) nem Logística (entregas), pois elas pertencem ao papel Cliente. Se você marcar Cliente em Papéis, essas seções passam a aparecer no mesmo cadastro.

Salvar e fechar ou continuar

Ao terminar, escolha como gravar:

• Salvar e fechar: grava o fornecedor e volta para a lista.
• Salvar: grava e mantém o formulário aberto, útil para conferir o que foi salvo ou seguir preenchendo outras seções.

Editar um fornecedor

Na linha do fornecedor, abra o menu de ações (ícone de três pontos) e escolha Editar. Editar e Excluir ficam disponíveis só quando o seu perfil pode escrever em todos os papéis daquela empresa: se ela também for cliente, falta de permissão em Vendas › Clientes desabilita as duas ações nesta lista. As seções que já têm informação aparecem abertas, para você ir direto ao ponto. Ao salvar, o sistema envia apenas os campos que você alterou.

Ativo ou inativo: o que muda

Todo cadastro de empresa (fornecedor, cliente ou transportadora) tem uma situação ativo ou inativo. A situação não apaga o registro nem o histórico dos documentos em que a empresa já participou: ela só controla onde o cadastro é oferecido nos formulários.

• Fornecedor ativo (padrão ao cadastrar): aparece normalmente nos seletores de notas recebidas, de contas a pagar e demais formulários que pedem um fornecedor.
• Fornecedor inativo: continua na lista de Compras › Fornecedores e no histórico dos documentos em que já entrou, mas deixa de ser oferecido nos seletores dos formulários.

O mesmo cadastro vale para todos os papéis da empresa. Se uma empresa é fornecedor e cliente ao mesmo tempo, inativá-la tira o registro dos seletores de fornecedor e dos de cliente. É um único estado no cadastro compartilhado. Detalhes do outro papel em Vendas › Clientes e Compras › Transportadoras.

O inativo some dos seletores de formulário

Nas notas recebidas, nos títulos de contas a pagar e em outros formulários que pedem um fornecedor, o seletor lista apenas fornecedores ativos. A lista de gestão em Compras › Fornecedores continua mostrando ativos e inativos. É a exceção intencional que permite localizar o cadastro depois que ele deixa de ser oferecido. Os filtros avançados da lista também não escondem inativos por padrão: o histórico permanece visível para consulta.

Como o cadastro fica inativo

A tela de Fornecedores ainda não tem um controle para ativar ou inativar o cadastro: não há coluna, filtro nem campo no formulário para a situação. O campo existe no sistema e os seletores já o respeitam. A troca de situação chega por integração, migração de dados ou via API. Se o fornecedor estiver inativo e você precisar dele de novo em uma nota recebida ou em contas a pagar, reative-o pelo mesmo canal. Não exclua e recrie o cadastro, para não perder o vínculo com o histórico.

Excluir um fornecedor

1. Na linha do fornecedor, abra o menu de ações e escolha Excluir.

2. Confira o nome e o documento no aviso de Confirmar exclusão e clique em Remover.

Cuidado

A exclusão é definitiva. Se o fornecedor já participa de notas recebidas, pedidos ou contas a pagar, prefira manter o cadastro atualizado a removê-lo, para preservar o histórico desses documentos. Quando a intenção é só parar de oferecer o fornecedor nos formulários sem apagar o histórico, a situação inativo é o caminho correto. Veja Ativo ou inativo: o que muda.

Dúvidas frequentes

Cadastrei o fornecedor, mas ele não aparece na lista.

A tela de Fornecedores mostra apenas cadastros com o papel Fornecedor. Abra o cadastro e confira se esse papel está marcado em Papéis.

Não vejo o campo Consumidor final nem as seções Vendas e Logística.

Esses itens pertencem ao papel Cliente e não aparecem para um fornecedor puro. Se a mesma empresa também for sua cliente, marque Cliente em Papéis e eles surgem.

O sistema está exigindo inscrição estadual.

A inscrição estadual é obrigatória quando o tipo contribuinte é Contribuinte. Se o fornecedor é Isento ou Não-Contribuinte, ajuste o tipo de contribuinte, e o campo deixa de ser exibido.

O botão de busca do CNPJ está desabilitado.

A busca na Receita Federal só funciona com um CNPJ completo (14 dígitos). Para CPF, não há busca automática: preencha os dados manualmente.

Mudei o estado e o município ficou em branco.

Trocar o estado limpa o município, porque a lista de municípios depende do estado. Selecione o município novamente.

O sistema está exigindo a empresa matriz.

A empresa matriz é obrigatória quando faz parte do grupo está como Sim. Informe a matriz ou volte o campo para Não.

Posso usar o mesmo cadastro como fornecedor e cliente?

Sim. No campo Papéis, marque os dois: não é preciso cadastrar a empresa duas vezes. O mesmo registro passa a aparecer nas duas telas. Marcar Cliente exige permissão de escrita em Vendas › Clientes. Sem ela, a opção aparece com cadeado.

Um papel aparece com cadeado e não deixo marcar. Por quê?

Marcar um papel exige que o seu perfil de acesso permita escrever na área dele. Por exemplo, Cliente exige Vendas › Clientes, e Fornecedor exige Compras › Fornecedores. Parceiro não tem tela própria: só quem tem permissão total consegue marcá-lo. Quando falta essa permissão, o papel aparece com um cadeado no campo Papéis e não pode ser selecionado. Peça ao administrador para liberar a ação no módulo em Configurações › Perfis de acesso.

Ao salvar, recebi uma mensagem de que não tenho permissão para gerenciar empresas.

Salvar uma empresa exige permissão de escrita na área de cada papel marcado nela, inclusive os papéis que ela já tinha, na edição. A mensagem Sem permissão para gerenciar empresas no módulo ”…” indica o módulo em que falta permissão. Libere a ação (criar ou editar) naquele módulo com o administrador, ou marque apenas os papéis das áreas que o seu perfil já permite.

Procurei o fornecedor na nota recebida e ele não apareceu.

Os seletores de formulário (notas recebidas e similares) listam apenas fornecedores ativos. Confira se o cadastro existe em Compras › Fornecedores. A lista de gestão mostra ativos e inativos. Se o fornecedor estiver inativo, ele só volta a ser oferecido depois de reativado. Detalhes em Ativo ou inativo: o que muda.

Como inativar ou reativar um fornecedor pela tela?

Ainda não há controle na tela de Fornecedores para mudar a situação ativo/inativo (nem coluna, nem filtro, nem campo no formulário). O campo existe no cadastro e os seletores já o usam. A mudança chega por integração, migração de dados ou via API. Não exclua e recrie o cadastro só para “limpar” a lista, pois isso perde o vínculo com o histórico dos documentos.