Fornecedores

A tela de Fornecedores é onde você cadastra e mantém quem fornece para a sua empresa — de quem você compra mercadoria, insumo ou serviço. O cadastro não guarda só nome e telefone: os dados preenchidos aqui identificam o fornecedor no resto do sistema.

O que você define no fornecedor reaparece, por exemplo:

• no recebimento de notas fiscais — o documento (CNPJ/CPF) é o que liga a nota recebida ao cadastro do fornecedor; razão social, inscrição estadual e endereço conferem com o que vem na nota;
• no contas a pagar — o fornecedor escolhido em um título puxa os dados cadastrados e vincula a obrigação ao cadastro certo;
• nos relatórios — listagens e relatórios dinâmicos por fornecedor usam os campos do cadastro (município, papel, datas);
• no grupo empresarial — quando o fornecedor é uma filial, a ligação com a matriz organiza o relacionamento com o grupo todo.

O cadastro de fornecedor é o mesmo cadastro de empresa usado em Clientes: muda apenas o papel. Uma empresa de quem você compra e para quem também vende não precisa ser cadastrada duas vezes — veja Vendas › Clientes para entender o cadastro pelo outro lado. Se a mesma empresa também transporta a sua mercadoria, o mesmo registro serve em Compras › Transportadoras, em outro papel.

Como acessar

No menu lateral, abra Compras › Fornecedores. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para fornecedores — peça ao administrador do sistema.

A lista de fornecedores

Ao abrir a tela, você vê os fornecedores já cadastrados. A lista mostra apenas empresas com o papel Fornecedor — uma empresa que seja só cliente não aparece aqui. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• CNPJ / CPF — o documento, formatado automaticamente.
• Razão social / Nome — a identificação principal do fornecedor.
• Nome fantasia — o nome comercial, quando houver.
• Município — cidade do endereço cadastrado.
• Telefones — o telefone principal do cadastro.
• Papel — confirma o papel Fornecedor do registro.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também tipo de contribuinte, inscrição estadual, consumidor final, e-mail para NF-e, CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado, observações e as datas de criação e atualização. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada cadastro.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: procura pela razão social ou nome, pelo nome fantasia e pelo CPF/CNPJ (com ou sem máscara).
• Filtros avançados: refine por critérios como município, estado, tipo de contribuinte ou inscrição estadual — útil, por exemplo, para listar todos os fornecedores de um estado.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento.

Cadastrar um fornecedor

Clique em Novo fornecedor, no canto superior direito. O cadastro é dividido em seções recolhíveis — abra cada uma conforme a necessidade. Apenas Razão social / Nome e Papéis são obrigatórios; o restante você completa quando tiver a informação.

Identificação

• Razão social / Nome (obrigatório): a identificação que o sistema usa em toda parte — listas, pedidos, notas. Para empresa, a razão social; para pessoa física, o nome completo.
• Papéis (obrigatório): já vem marcado como Fornecedor. O papel decide onde a empresa aparece e quais seções do cadastro são exibidas. Um mesmo cadastro pode acumular papéis: marque também Cliente, Transportadora ou Parceiro para reaproveitar o registro, sem duplicar a empresa.
• CNPJ / CPF: o documento do fornecedor. É o que liga as notas fiscais recebidas a este cadastro, então mantenha-o correto. Determina o formato e habilita a busca automática (veja abaixo).
• Nome fantasia: o nome comercial, quando diferente da razão social.

Preenchimento automático por CNPJ

Ao informar um CNPJ completo, o botão de busca ao lado do campo fica ativo. Clique nele para consultar os dados na Receita Federal: o sistema preenche sozinho razão social, nome fantasia, endereço, telefone e e-mail. Quando o documento é contribuinte de ICMS com inscrição estadual ativa, ele também preenche a Inscrição estadual e marca o Tipo contribuinte como Contribuinte. A disponibilidade da inscrição estadual varia conforme o estado e a situação do CNPJ consultado; quando ela não vier, o campo fica editável para preenchimento manual. Se algum desses campos já estiver preenchido com valor diferente, ele pede confirmação antes de substituir, listando o que será afetado. Para CPF não há busca — preencha os dados manualmente.

Endereço

Informe CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado e município. O endereço identifica a origem das compras e confere com a nota fiscal recebida, então mantenha-o correto.

• Ao digitar o CEP e clicar no botão de busca, o sistema preenche endereço, bairro, estado e município automaticamente.
• O município depende do estado: escolha o estado primeiro. Se você trocar o estado depois, o município é limpo e precisa ser selecionado de novo.

Dados tributários

Esta seção registra a situação fiscal do fornecedor, que precisa bater com o que vem nas notas recebidas dele.

• Tipo contribuinte: Contribuinte, Isento ou Não-Contribuinte. Indica a situação do fornecedor perante o ICMS.
• Inscrição estadual: só aparece — e passa a ser obrigatória — quando o tipo é Contribuinte. Para Isento ou Não-Contribuinte, o campo não é exibido nem exigido.
• E-mail para NF-e: endereço de contato do fornecedor para assuntos de nota fiscal.

Nota

O campo Consumidor final não aparece para um fornecedor. Ele é específico de cliente e só surge no cadastro quando o papel Cliente está marcado, porque diz respeito a como a nota é emitida para a empresa — algo que não se aplica a quem apenas fornece.

Contato

Cadastre um ou mais telefones, cada um com o seu tipo (comercial, celular etc.). Use observações para anotações internas sobre o fornecedor — combinados, prazos, histórico. Esse texto é de uso interno e não sai em documentos.

Grupo empresarial

Indique se o fornecedor faz parte de um grupo e, em caso afirmativo, qual é a empresa matriz. Útil quando você compra de várias filiais de um mesmo grupo e quer relacioná-las à matriz.

• O campo Empresa matriz só aparece quando faz parte do grupo está como Sim, e nesse caso é obrigatório.
• A lista de matriz oferece empresas que não pertencem a outro grupo (e nunca a própria empresa). Ao voltar faz parte do grupo para Não, a matriz é limpa automaticamente.

As seções Vendas e Logística não aparecem

Um fornecedor puro não exibe as seções Vendas (vendedor responsável, tabela de preços) nem Logística (entregas) — elas pertencem ao papel Cliente. Se você marcar Cliente em Papéis, essas seções passam a aparecer no mesmo cadastro.

Salvar e fechar ou continuar

Ao terminar, escolha como gravar:

• Salvar e fechar: grava o fornecedor e volta para a lista.
• Salvar: grava e mantém o formulário aberto, útil para conferir o que foi salvo ou seguir preenchendo outras seções.

Editar um fornecedor

Na linha do fornecedor, abra o menu de ações (ícone de três pontos) e escolha Editar. As seções que já têm informação aparecem abertas, para você ir direto ao ponto. Ao salvar, o sistema envia apenas os campos que você alterou.

Ativo ou inativo: o que muda

Todo cadastro de empresa — fornecedor, cliente ou transportadora — tem uma situação ativo ou inativo. A situação não apaga o registro nem o histórico dos documentos em que a empresa já participou: ela só controla onde o cadastro é oferecido nos formulários.

• Fornecedor ativo (padrão ao cadastrar): aparece normalmente nos seletores de notas recebidas, de contas a pagar e demais formulários que pedem um fornecedor.
• Fornecedor inativo: continua na lista de Compras › Fornecedores e no histórico dos documentos em que já entrou, mas deixa de ser oferecido nos seletores dos formulários.

O mesmo cadastro vale para todos os papéis da empresa. Se uma empresa é fornecedor e cliente ao mesmo tempo, inativá-la tira o registro dos seletores de fornecedor e dos de cliente — é um único estado no cadastro compartilhado. Detalhes do outro papel em Vendas › Clientes e Compras › Transportadoras.

O inativo some dos seletores de formulário

Nas notas recebidas, nos títulos de contas a pagar e em outros formulários que pedem um fornecedor, o seletor lista apenas fornecedores ativos. A lista de gestão em Compras › Fornecedores continua mostrando ativos e inativos — é a exceção intencional que permite localizar o cadastro depois que ele deixa de ser oferecido. Os filtros avançados da lista também não escondem inativos por padrão: o histórico permanece visível para consulta.

Como o cadastro fica inativo

A tela de Fornecedores ainda não tem um controle para ativar ou inativar o cadastro — não há coluna, filtro nem campo no formulário para a situação. O campo existe no sistema e os seletores já o respeitam; a troca de situação chega por integração, migração de dados ou via API. Se o fornecedor estiver inativo e você precisar dele de novo em uma nota recebida ou em contas a pagar, reative-o pelo mesmo canal — não exclua e recrie o cadastro, para não perder o vínculo com o histórico.

Excluir um fornecedor

1. Na linha do fornecedor, abra o menu de ações e escolha Excluir.

2. Confira o nome e o documento no aviso de Confirmar exclusão e clique em Remover.

Cuidado

A exclusão é definitiva. Se o fornecedor já participa de notas recebidas, pedidos ou contas a pagar, prefira manter o cadastro atualizado a removê-lo, para preservar o histórico desses documentos. Quando a intenção é só parar de oferecer o fornecedor nos formulários sem apagar o histórico, a situação inativo é o caminho correto — veja Ativo ou inativo: o que muda.

Dúvidas frequentes

Cadastrei o fornecedor, mas ele não aparece na lista.

A tela de Fornecedores mostra apenas cadastros com o papel Fornecedor. Abra o cadastro e confira se esse papel está marcado em Papéis.

Não vejo o campo Consumidor final nem as seções Vendas e Logística.

Esses itens pertencem ao papel Cliente e não aparecem para um fornecedor puro. Se a mesma empresa também for sua cliente, marque Cliente em Papéis e eles surgem.

O sistema está exigindo inscrição estadual.

A inscrição estadual é obrigatória quando o tipo contribuinte é Contribuinte. Se o fornecedor é Isento ou Não-Contribuinte, ajuste o tipo de contribuinte — o campo deixa de ser exibido.

O botão de busca do CNPJ está desabilitado.

A busca na Receita Federal só funciona com um CNPJ completo (14 dígitos). Para CPF, não há busca automática — preencha os dados manualmente.

Mudei o estado e o município ficou em branco.

Trocar o estado limpa o município, porque a lista de municípios depende do estado. Selecione o município novamente.

O sistema está exigindo a empresa matriz.

A empresa matriz é obrigatória quando faz parte do grupo está como Sim. Informe a matriz ou volte o campo para Não.

Posso usar o mesmo cadastro como fornecedor e cliente?

Sim. No campo Papéis, marque os dois — não é preciso cadastrar a empresa duas vezes. O mesmo registro passa a aparecer nas duas telas.

Procurei o fornecedor na nota recebida e ele não apareceu.

Os seletores de formulário (notas recebidas e similares) listam apenas fornecedores ativos. Confira se o cadastro existe em Compras › Fornecedores — a lista de gestão mostra ativos e inativos. Se o fornecedor estiver inativo, ele só volta a ser oferecido depois de reativado. Detalhes em Ativo ou inativo: o que muda.

Como inativar ou reativar um fornecedor pela tela?

Ainda não há controle na tela de Fornecedores para mudar a situação ativo/inativo (nem coluna, nem filtro, nem campo no formulário). O campo existe no cadastro e os seletores já o usam; a mudança chega por integração, migração de dados ou via API. Não exclua e recrie o cadastro só para “limpar” a lista — isso perde o vínculo com o histórico dos documentos.