Clientes
A tela de Clientes é onde você cadastra e mantém quem compra de você. O cadastro não guarda só nome e telefone: os dados preenchidos aqui alimentam o resto do sistema e definem como cada cliente é tratado em pedido, nota e entrega.
O que você define no cliente reaparece, por exemplo:
- na emissão de notas fiscais: tipo de contribuinte, inscrição estadual, consumidor final e endereço determinam como a NF-e é emitida e tributada.
- no preço dos pedidos: a tabela de preços do cliente define quais valores são aplicados aos itens em orçamentos e pedidos de venda.
- nas vendas: o vendedor responsável já vem selecionado nos documentos desse cliente e aparece em relatórios e comissão.
- nas entregas: a região de entrega organiza a logística e a exigência de foto define o que precisa ser registrado na confirmação.
- no financeiro: o cliente reaparece em Créditos de cliente, na Análise de cliente (consolidado de faturamento, recebimento e saldo) e no controle de Inadimplência.
- no grupo empresarial: quando o cliente é uma filial, a ligação com a matriz organiza o relacionamento com o grupo todo.
O cadastro de cliente é o mesmo cadastro de empresa usado em Fornecedores e Transportadoras: muda apenas o papel. Uma empresa que compra de você e também fornece não precisa ser cadastrada duas vezes. Veja Compras › Fornecedores para entender o cadastro pelo outro lado, ou Compras › Transportadoras quando a mesma empresa também transporta a sua mercadoria.
Preencher bem o cliente uma vez evita retrabalho e erro fiscal depois.
Como acessar
Seção intitulada “Como acessar”No menu lateral, abra Vendas › Clientes. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para clientes. Peça ao administrador do sistema.
A lista de clientes
Seção intitulada “A lista de clientes”
Ao abrir a tela, você vê os clientes já cadastrados. A lista mostra apenas empresas com o papel Cliente. Uma empresa que seja só fornecedora ou só transportadora não aparece aqui. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:
- Razão social / Nome: a identificação principal do cliente.
- CNPJ / CPF: o documento, formatado automaticamente.
- Nome fantasia: o nome comercial, quando houver.
- Município: cidade do endereço cadastrado.
- Telefone: o telefone principal do cadastro.
- Vendedor: o vendedor responsável pelo cliente.
Pelo controle de colunas, você pode exibir também CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado, consumidor final, tipo de contribuinte, inscrição estadual, e-mail para NF-e, observações e as datas de criação e atualização. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada cadastro.
Buscar, filtrar e ordenar
Seção intitulada “Buscar, filtrar e ordenar”- Busca rápida: procura pela razão social ou nome, pelo nome fantasia e pelo CPF/CNPJ (com ou sem máscara).
- Filtros avançados: refine por critérios como município, estado, vendedor responsável, tipo de contribuinte ou inscrição estadual. Serve, por exemplo, para listar todos os clientes de um vendedor ou de um estado.
- Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
- Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
- Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento. Veja Relatórios nas tabelas para detalhes de como salvar uma visualização.
Cadastrar um cliente
Seção intitulada “Cadastrar um cliente”
Clique em Novo cliente, no canto superior direito. O botão só aparece quando o seu perfil tem permissão de criar em Vendas › Clientes. O cadastro é dividido em seções recolhíveis: abra cada uma conforme a necessidade. Apenas Razão social / Nome e Papéis são obrigatórios, e o restante você completa quando tiver a informação.
Identificação
Seção intitulada “Identificação”- Razão social / Nome (obrigatório): a identificação que o sistema usa em toda parte (listas, pedidos, notas). Para empresa, a razão social. Para pessoa física, o nome completo.
- Papéis (obrigatório): já vem marcado como Cliente. O papel decide onde a empresa aparece e quais seções do cadastro são exibidas. As seções Vendas e Logística só surgem porque há o papel Cliente. Um mesmo cadastro pode acumular papéis: marque também Fornecedor, Transportadora ou Parceiro para reaproveitar o registro, sem duplicar a empresa, desde que o seu perfil tenha permissão de escrita na área de cada papel. Um papel cujo módulo você não pode escrever aparece com um cadeado e não pode ser marcado.
- CNPJ / CPF: o documento do cliente. Determina o formato e habilita a busca automática (veja abaixo). Também é o que liga este cadastro a documentos fiscais emitidos para ele, então mantenha-o correto.
- Nome fantasia: o nome comercial, quando diferente da razão social.
Endereço
Seção intitulada “Endereço”Informe CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado e município. O endereço alimenta a logística e a emissão da nota fiscal, então mantenha-o correto.
- Ao digitar o CEP e clicar no botão de busca, o sistema preenche endereço, bairro, estado e município automaticamente. Número e complemento continuam por sua conta, pois o CEP não os traz.
- O município depende do estado: escolha o estado primeiro. Se você trocar o estado depois, o município é limpo e precisa ser selecionado de novo.
Dados tributários
Seção intitulada “Dados tributários”Esta é a seção que define como a nota fiscal é emitida para o cliente. Preencha com atenção, porque ela influencia o cálculo de impostos.
- Tipo contribuinte: Contribuinte, Isento ou Não-Contribuinte. Indica a situação do cliente perante o ICMS.
- Inscrição estadual: só aparece, e passa a ser obrigatória, quando o tipo é Contribuinte. Para Isento ou Não-Contribuinte, o campo não é exibido nem exigido.
- Consumidor final (Sim / Não): indica se o cliente é o consumidor final da mercadoria, informação usada na emissão da nota e no cálculo de impostos como o ICMS. Para clientes Não-Contribuintes, o sistema fixa este campo em Sim automaticamente e o bloqueia, porque não contribuinte é sempre consumidor final.
- E-mail para NF-e: endereço para onde a nota fiscal é enviada após a emissão.
Contato
Seção intitulada “Contato”Cadastre um ou mais telefones, cada um com o seu tipo (comercial, celular etc.). Use observações para anotações internas sobre o cliente: combinados, restrições, histórico. Esse texto é de uso interno e não sai em documentos.
Grupo empresarial
Seção intitulada “Grupo empresarial”Indique se o cliente faz parte de um grupo e, em caso afirmativo, qual é a empresa matriz. Útil quando você atende várias filiais de um mesmo grupo e quer relacioná-las à matriz. Relatórios e listagens podem usar essa ligação para consolidar por matriz.
- O campo Empresa matriz só aparece quando Empresa faz parte do grupo está como Sim, e nesse caso é obrigatório.
- A lista de matriz oferece empresas que não pertencem a outro grupo (e nunca a própria empresa em edição). O sistema permite apenas um nível de hierarquia: filial aponta para matriz, e a matriz não pode ser filial de outra.
- Ao voltar Empresa faz parte do grupo para Não, a empresa matriz é limpa automaticamente.
Esta seção aparece apenas quando o cadastro tem o papel Cliente.
- Vendedor padrão: já vem selecionado nos orçamentos e pedidos desse cliente, e é usado em relatórios e comissão. A lista oferece os cadastros ativos com o papel Vendedor. Se o vendedor não aparecer, confirme que ele está ativo e que o papel Vendedor está marcado no cadastro dele. Se o vendedor ainda não existir, você pode cadastrá-lo sem sair da tela pelo botão Novo. Detalhes do cadastro em Vendas › Vendedores.
- Tabela de preços: define quais preços são aplicados aos itens nos documentos desse cliente. A lista mostra as tabelas ativas cadastradas pela sua empresa (as tabelas de sistema não aparecem aqui). O cadastro, a edição dos preços e o histórico de versões ficam em Vendas › Tabelas de preços.
- Preço Padrão: o preço adicional que o cliente usa por padrão. Só aparece quando a organização tem preços adicionais ativos. Ao selecionar esse cliente num orçamento, pedido ou nota, o Preço Padrão já vem preenchido, e você pode trocá-lo no documento. Se você já tiver escolhido outro no documento, o cadastro não o substitui.
Logística
Seção intitulada “Logística”Também exclusiva de clientes. Comece pelo controle Aceita entregas, que vem como Sim por padrão:
- Com Aceita entregas = Não, o cliente não recebe entregas e os campos abaixo ficam ocultos.
- Com Aceita entregas = Sim, defina:
- Região de entrega: usada para organizar a logística e as cargas. A lista oferece as regiões já cadastradas pela sua empresa.
- Exigir foto na entrega: quando marcado como Sim, exige registro fotográfico na confirmação da entrega.
- Voltar Aceita entregas para Não depois limpa a região de entrega e a exigência de foto automaticamente.
Salvar e fechar ou continuar
Seção intitulada “Salvar e fechar ou continuar”Ao terminar, escolha como gravar:
- Salvar e fechar: grava o cliente e volta para a lista.
- Salvar: grava e mantém o formulário aberto, útil para conferir o que foi salvo ou seguir preenchendo outras seções.
O menu de ações
Seção intitulada “O menu de ações”Cada linha da lista de clientes tem um menu de ações (o ícone de três pontos na primeira coluna, que fica fixa à esquerda enquanto você rola a tabela). É por ele que você chega às operações do cadastro, detalhadas nas seções Editar um cliente e Excluir um cliente, logo abaixo.
Editar e Excluir ficam disponíveis só quando o seu perfil pode escrever em todos os papéis daquela empresa: se ela também for fornecedora, falta de permissão em Compras › Fornecedores desabilita as duas ações nesta lista. Para quem tem permissão de Análise de cliente, o menu traz ainda o atalho Analisar, que abre a Análise de cliente já com aquele cliente carregado.
Editar um cliente
Seção intitulada “Editar um cliente”
Na linha do cliente, abra o menu de ações (ícone de três pontos) e escolha Editar. As seções que já têm informação aparecem abertas, para você ir direto ao ponto. Ao salvar, o sistema envia apenas os campos que você alterou. O que não foi tocado fica como estava.
Ativo ou inativo: o que muda
Seção intitulada “Ativo ou inativo: o que muda”Todo cadastro de empresa (cliente, fornecedor ou transportadora) tem uma situação ativo ou inativo. A situação não apaga o registro nem o histórico dos documentos em que a empresa já participou: ela só controla onde o cadastro é oferecido nos formulários.
- Cliente ativo (padrão ao cadastrar): aparece normalmente nos seletores de pedidos de venda, notas emitidas, análise de cliente, grupo empresarial e demais formulários que pedem um cliente.
- Cliente inativo: continua na lista de Vendas › Clientes e no histórico dos documentos em que já entrou, mas deixa de ser oferecido nos seletores dos formulários.
O mesmo cadastro vale para todos os papéis da empresa. Se uma empresa é cliente e fornecedor ao mesmo tempo, inativá-la tira o registro dos seletores de cliente e dos de fornecedor. É um único estado no cadastro compartilhado. Detalhes do outro papel em Compras › Fornecedores e Compras › Transportadoras.
Excluir um cliente
Seção intitulada “Excluir um cliente”
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Na linha do cliente, abra o menu de ações e escolha Excluir.
-
Confira o nome e o documento no aviso de Confirmar exclusão e clique em Remover.
Dúvidas frequentes
Seção intitulada “Dúvidas frequentes”Não vejo as seções Vendas e Logística no cadastro.
Elas só aparecem quando o papel Cliente está marcado em Papéis. Marque-o e as seções surgem.
O campo Consumidor final está travado em "Sim".
Isso acontece quando o tipo contribuinte é Não-Contribuinte. Nesse caso o cliente é sempre consumidor final, e o sistema não deixa mudar. Para liberar o campo, mude o tipo para Contribuinte ou Isento.
O que muda na nota fiscal quando o cliente é Não-Contribuinte?
Um cliente Não-Contribuinte é sempre consumidor final. Na venda a ele, o item não leva ICMS ST nem FCP ST, mesmo que exista regra de substituição tributária ativa para o produto e a rota. Na venda interna (mesma UF do emitente), o item sai com CST 00 (102 no Simples Nacional). Na venda interestadual, o diferencial de alíquota (DIFAL) é calculado para a UF de destino, no lugar do ST. A ST pressupõe uma cadeia, e na venda direta ao consumidor final não há etapa seguinte a antecipar. Esse comportamento vem da regra N12-70 da NT 2015.003, que proíbe CST com ST para destinatário não contribuinte. Para entender as regras de ST e os casos em que o consumo interestadual de contribuinte ainda recolhe ST, veja ICMS ST e MVAs.
O sistema está exigindo inscrição estadual.
A inscrição estadual é obrigatória quando o tipo contribuinte é Contribuinte. Se o cliente é Isento ou Não-Contribuinte, ajuste o tipo de contribuinte, e o campo deixa de ser exibido e exigido.
O botão de busca do CNPJ está desabilitado.
A busca na Receita Federal só funciona com um CNPJ completo (14 posições, numérico ou alfanumérico). Para CPF, não há busca automática: preencha os dados manualmente.
Cadastrei o cliente, mas ele não aparece na lista.
A tela de Clientes mostra apenas cadastros com o papel Cliente. Abra o cadastro e confira se esse papel está marcado em Papéis.
Mudei o estado e o município ficou em branco.
Trocar o estado limpa o município, porque a lista de municípios depende do estado. Selecione o município novamente.
O sistema está exigindo a empresa matriz.
A empresa matriz é obrigatória quando Empresa faz parte do grupo está como Sim. Informe a matriz, ou volte Empresa faz parte do grupo para Não se o cliente não pertence a um grupo.
Não consigo escolher a região de entrega.
Os campos Região de entrega e Exigir foto na entrega só aparecem quando Aceita entregas está como Sim. Mude o controle para Sim e os dois campos surgem.
O vendedor que eu quero não aparece na lista.
A lista mostra apenas pessoas ativas com o papel Vendedor. Abra o cadastro da pessoa em Vendas › Vendedores e confira se ela está ativa e se o papel Vendedor está marcado. Se preferir, cadastre o vendedor sem sair da tela pelo botão Novo ao lado do campo.
Posso usar o mesmo cadastro como cliente e fornecedor?
Sim. No campo Papéis, marque os dois: não é preciso cadastrar a empresa duas vezes. O mesmo registro passa a aparecer na tela de Clientes e na tela de Fornecedores, e o que muda em cada lugar são as seções específicas do papel ativo. Marcar Fornecedor exige permissão de escrita em Compras › Fornecedores. Sem ela, a opção aparece com cadeado.
Um papel aparece com cadeado e não deixo marcar. Por quê?
Marcar um papel exige que o seu perfil de acesso permita escrever na área dele. Por exemplo, Fornecedor exige Compras › Fornecedores, e Cliente exige Vendas › Clientes. Parceiro não tem tela própria: só quem tem permissão total consegue marcá-lo. Quando falta essa permissão, o papel aparece com um cadeado no campo Papéis e não pode ser selecionado. Peça ao administrador para liberar a ação no módulo em Configurações › Perfis de acesso.
Ao salvar, recebi uma mensagem de que não tenho permissão para gerenciar empresas.
Salvar uma empresa exige permissão de escrita na área de cada papel marcado nela, inclusive os papéis que ela já tinha, na edição. A mensagem Sem permissão para gerenciar empresas no módulo ”…” indica o módulo em que falta permissão. Libere a ação (criar ou editar) naquele módulo com o administrador, ou marque apenas os papéis das áreas que o seu perfil já permite.
Procurei o cliente no pedido ou na nota e ele não apareceu.
Os seletores de formulário (pedido de venda, nota emitida, análise de cliente e similares) listam apenas clientes ativos. Confira se o cadastro existe em Vendas › Clientes. A lista de gestão mostra ativos e inativos. Se o cliente estiver inativo, ele só volta a ser oferecido depois de reativado. Detalhes em Ativo ou inativo: o que muda.
Como inativar ou reativar um cliente pela tela?
Não há controle na tela de Clientes para mudar a situação ativo/inativo (nem coluna, nem filtro, nem campo no formulário). O campo existe no cadastro e os seletores já o usam. A mudança chega por integração, migração de dados ou via API. Não exclua e recrie o cadastro só para “limpar” a lista, pois isso perde o vínculo com o histórico dos documentos.