Perfis de acesso

O perfil de acesso é o pacote de permissões que define o que cada usuário enxerga e o que pode fazer no sistema. Em vez de conceder permissão por permissão para cada pessoa, o administrador monta um perfil com um nome claro — Vendedor, Comprador, Financeiro, Conferente — e o vincula ao usuário. Duas pessoas com o mesmo perfil veem exatamente o mesmo menu; perfis diferentes veem áreas e ações diferentes.

A tela Perfis de acesso, em Configurações, é onde esses perfis são criados e mantidos. Por ela você define, módulo a módulo, se o perfil pode abrir a tela, criar, editar, excluir ou exportar registros. É o controle de acesso da organização inteira.

Por isso, entender dois pontos desta tela evita a maioria das dúvidas de permissão:

• O perfil decide o que aparece no menu de quem o recebe — um módulo sem permissão de Visualizar simplesmente some do menu daquele perfil (veja Por que itens do menu somem).
• Há perfis base (que vêm prontos do sistema e não podem ser alterados) e perfis customizados (criados pela sua organização, totalmente editáveis). A diferença está na coluna Perfil base e muda o que você pode fazer com cada um (veja Perfis base e perfis customizados).

Como acessar

No menu lateral, abra Configurações › Perfis de acesso. Se o item não aparecer, seu próprio perfil de acesso não tem permissão para gerenciar perfis — este é um controle restrito, normalmente do administrador. Peça a quem administra o sistema para liberar o acesso no seu perfil.

Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.

Gerenciar perfis é, ele próprio, uma permissão

A própria tela Perfis de acesso obedece às mesmas regras que ela cadastra: ela só aparece no menu de quem tem, no módulo de perfis, ao menos a permissão de Visualizar. Quem cria ou edita perfis precisa também das permissões de Criar e Editar desse módulo.

A lista de perfis de acesso

Ao abrir a tela, você vê os perfis da sua organização. A lista vem ordenada de forma fixa para facilitar a leitura: perfis base primeiro, depois os customizados, e dentro de cada grupo os ativos antes dos inativos. Por padrão, a tabela mostra:

• Descrição — o nome do perfil, como ele aparece ao ser vinculado a um usuário.
• Perfil base — se é um perfil que veio pronto do sistema (Sim) ou criado pela sua organização (Não). Veja Perfis base e perfis customizados.
• Ativo — a situação do perfil, exibida como etiqueta Ativo ou Inativo (veja Ativo ou inativo: o que muda).
• Ações — o menu (⋮) da linha, com Editar e Excluir quando o perfil permite.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Criado em e Atualizado em.

Buscar, filtrar e ordenar

A busca, os filtros, a ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:

• Busca rápida: digite parte da Descrição do perfil.
• Filtros avançados: refine por Descrição, por Perfil base (Sim ou Não), por Ativo (Sim ou Não) ou pelas datas de Criado em / Atualizado em.
• Ordenação: a ordem inicial já é a fixa (perfis base primeiro, inativos por último), mas você pode clicar no título de Descrição, Perfil base, Ativo, Criado em ou Atualizado em para reordenar por essa coluna.
• Relatórios: o botão de relatórios da tabela gera um relatório dinâmico a partir da lista, com as colunas que você está exibindo. Detalhes em Relatórios a partir das tabelas.

Perfis base e perfis customizados

A coluna Perfil base separa dois tipos de perfil que se comportam de forma diferente:

• Perfil base (Sim) — é um perfil que veio pronto com o sistema, criado no provisionamento da sua organização. Serve de ponto de partida e de referência. Ele não pode ser editado nem excluído: os botões Editar e Excluir não agem sobre ele. Se você precisa de um ajuste, o caminho é duplicar a ideia num perfil customizado (criar um novo com as permissões que deseja).
• Perfil customizado (Não) — é um perfil criado pela sua organização, a partir desta tela. É totalmente editável e pode ser excluído (com as ressalvas de Excluir um perfil de acesso). Todo perfil criado pelo botão Novo perfil de acesso nasce como customizado.

Perfis base são intocáveis de propósito

O bloqueio sobre perfis base é uma proteção, não um erro. Esses perfis sustentam o acesso padrão do sistema; editá-los ou removê-los poderia tirar do ar o acesso de quem depende deles. Para mudar o acesso de um usuário que está num perfil base, crie um perfil customizado com as permissões desejadas e troque o vínculo desse usuário para o novo perfil, em Configurações › Usuários.

Cadastrar um perfil de acesso

Clique em Novo perfil de acesso para abrir o cadastro em uma janela. Para editar um perfil customizado, use o menu de ações (⋮) da linha e escolha Editar.

O cadastro tem duas seções: Identificação (os dados do perfil) e Permissões (o que o perfil enxerga e faz).

Identificação

• Descrição (obrigatório) — o nome do perfil, com até 100 caracteres. Use um nome que deixe claro o papel (Vendedor externo, Backoffice, Conferente de retirada). O nome precisa ser único na organização e a conferência ignora maiúsculas e minúsculas — então Vendedor e VENDEDOR são considerados o mesmo nome. Se já existir um perfil com o mesmo nome, o salvamento é recusado com essa indicação.
• Ativo (obrigatório) — a situação do perfil, Sim ou Não. Um perfil novo já começa como Sim. Esse campo decide se o perfil fica disponível para ser vinculado a usuários — veja Ativo ou inativo: o que muda.

Permissões

• Permissões (obrigatório) — o coração do perfil: o conjunto de módulos e ações que ele libera. Todo perfil precisa ter pelo menos um módulo. A configuração detalhada está na próxima seção, Definir as permissões por módulo.

Para salvar, use Salvar (grava e mantém a janela aberta, útil para conferir ou continuar editando) ou, na seta ao lado, Salvar e fechar (grava e volta para a lista).

Definir as permissões por módulo

A seção Permissões abre um seletor com todos os módulos do sistema, agrupados por categoria na mesma ordem do menu lateral — Vendas, Compras, Produtos, Estoque, Financeiro, Produção, Logística, Fiscal, BI e relatórios e Configurações —, seguidas de Mobile ao final (as permissões do aplicativo do operador, que não tem item próprio no menu lateral).

Para cada módulo, você marca as ações que o perfil pode executar nele. As ações variam conforme o módulo, mas seguem um vocabulário único:

• Visualizar — abrir a tela e ler os registros.
• Criar — cadastrar registros novos.
• Editar — alterar registros existentes.
• Excluir — remover registros.
• Exportar — exportar a lista para Excel.
• Ações específicas aparecem só onde fazem sentido — por exemplo, Aprovar, Liberar, Cancelar, Autorizar, Gerenciar e outras ligadas ao ciclo de vida daquele módulo (aprovar um pedido, liberar um caixa, autorizar uma movimentação).

Como marcar

• Marcar uma ação de um módulo concede só aquela ação naquele módulo.
• Marcar o módulo todo (a caixa ao lado do nome do módulo) concede todas as ações disponíveis dele de uma vez.
• Marcar uma categoria inteira (a caixa ao lado do nome da categoria) marca todos os módulos dela. Essa caixa mostra estado intermediário quando só alguns módulos estão marcados — útil para ver, de relance, o que já está concedido.
• Buscar pelo nome do módulo no campo de busca filtra a lista e expande as categorias que casam, para você conceder rapidamente um módulo específico sem percorrer a árvore inteira.

A permissão Visualizar é sempre obrigatória

Visualizar é o pré-requisito de qualquer outra ação: não faz sentido poder Criar numa tela que você não consegue abrir. Por isso o sistema garante essa regra automaticamente:

• Ao marcar qualquer ação de um módulo, a Visualizar é adicionada junto, se ainda não estivesse.
• Enquanto um módulo tiver outras ações marcadas, a Visualizar fica travada — você não consegue desmarcá-la. Para remover a Visualizar, é preciso primeiro desmarcar todas as outras ações daquele módulo.

Em suma: um módulo sem nenhuma ação marcada está fechado para o perfil; um módulo com qualquer ação marcada sempre inclui Visualizar.

Por que itens do menu somem

O menu lateral de cada usuário mostra apenas os módulos em que o perfil dele tem ao menos a permissão de Visualizar. É por isso que dois perfis, no mesmo sistema, têm menus diferentes — e por que uma tela pode aparecer para uma pessoa e não para outra.

Esse comportamento tem três consequências práticas que valem conhecer:

• Um módulo sem Visualizar some do menu inteiro. Se o perfil não tem Visualizar numa tela, ela não aparece no menu lateral, na busca rápida e nas áreas onde estaria agrupada. Para o usuário, é como se a tela não existisse.
• Uma área inteira pode sumir. Se o perfil não tem Visualizar em nenhuma tela de uma área (por exemplo, nenhuma tela de Fiscal), a área some do menu junto — não fica lá vazia.
• Perfis customizados não recebem módulos novos automaticamente. Quando o sistema ganha uma tela nova, ela não aparece sozinha nos perfis customizados: é o administrador quem decide, perfil a perfil, se cada um deve enxergá-la, e concede a permissão aqui. Esse desenho é proposital — privilégio mínimo, o perfil só vê o que foi explicitamente liberado. Já os perfis base vêm com o pacote de permissões definido no provisionamento.

Somou uma tela e ela não aparece para um perfil?

O motivo quase sempre é este: o perfil é customizado e não recebeu a permissão de Visualizar da tela nova. Abra o perfil aqui, localize o módulo na seção Permissões, marque ao menos Visualizar (ou o conjunto de ações desejado) e salve. Os usuários desse perfil passam a ver a tela em seguida.

Para o raciocínio completo sobre menu e permissões — incluindo a busca rápida e o menu do usuário —, veja Navegação, menu e permissões.

Ativo ou inativo: o que muda

A situação Ativo controla se o perfil fica disponível para ser vinculado a usuários, sem mexer no que ele concede:

• Perfil ativo: aparece normalmente ao vincular um perfil a um usuário, em Configurações › Usuários.
• Perfil inativo: continua cadastrado, com todas as suas permissões, mas deixa de ser oferecido para novos vínculos.

Inativar não revoga o acesso de quem já o tem

Inativar um perfil não tira o acesso de usuários que já estão vinculados a ele — eles continuam com o perfil até que alguém troque o vínculo. Para cortar o acesso de imediato, troque o perfil desses usuários em Configurações › Usuários (ou inative o próprio usuário).

Excluir um perfil de acesso

No menu de ações (⋮) da linha, Excluir abre a confirmação Confirmar exclusão, que mostra a Descrição, o indicador de Perfil base (Sim ou Não) e o Status (Ativo ou Inativo). Ao confirmar em Remover, o perfil deixa de aparecer na lista e deixa de ser oferecido para novos vínculos.

Há dois bloqueios de segurança, aplicados pelo sistema antes de remover:

• Perfis base não podem ser excluídos — a opção Excluir não age sobre eles (veja Perfis base e perfis customizados).
• Perfis em uso não podem ser excluídos — se ainda existe algum usuário vinculado ao perfil, a exclusão é recusada com essa indicação. É a proteção contra tirar do ar, de uma só vez, o acesso de quem depende dele.

Nota

A exclusão não apaga fisicamente o histórico: ela remove o perfil das listas e dos seletores, mas o registro fica retido para fins de auditoria. Ainda assim, se o perfil está vinculado a usuários, prefira inativá-lo — assim o cadastro que sustenta esses vínculos não é removido, e você mantém o controle de quem ainda o usa.

Dúvidas frequentes

Não encontro Perfis de acesso no menu de Configurações.

A tela exige permissão específica e é restrita ao administrador. Se o item Perfis de acesso não aparece, seu perfil não tem a permissão de ao menos Visualizar desse módulo. Peça a quem administra o sistema para liberar o acesso no seu perfil.

Por que uma tela não aparece para um usuário, mesmo ele estando no sistema?

O menu lateral mostra apenas os módulos em que o perfil do usuário tem ao menos a permissão de Visualizar. Abra o perfil dele aqui em Perfis de acesso, localize o módulo na seção Permissões e marque Visualizar (ou o conjunto de ações que desejar). Em seguida o usuário passa a ver a tela. Para o quadro completo, veja Navegação, menu e permissões.

Não consigo editar nem excluir um perfil.

Se o perfil tem Perfil base como Sim, ele veio pronto do sistema e é intencionalmente protegido: não pode ser editado nem excluído. Se você precisa de um ajuste, crie um perfil customizado com as permissões desejadas e vincule o usuário a ele, em Configurações › Usuários.

Tentei excluir um perfil e o sistema disse que ele está em uso.

A exclusão é bloqueada quando ainda há usuários vinculados ao perfil — é a proteção contra tirar o acesso de várias pessoas de uma vez. Para liberar a exclusão, troque o perfil desses usuários em Configurações › Usuários, ou simplesmente inative o perfil se a intenção é só retirá-lo de circulação.

O sistema disse que já existe um perfil com a descrição que escolhi.

A Descrição precisa ser única na organização, e a conferência ignora maiúsculas e minúsculas — Vendedor e VENDEDOR colidem. Escolha outro nome, ou edite o perfil existente se for o que você queria ajustar.

O sistema ganhou uma tela nova e ela não aparece para um perfil customizado.

Perfis customizados só veem o que foi explicitamente liberado — privilégio mínimo por desenho. Uma tela nova não entra sozinha neles. Abra o perfil, marque ao menos Visualizar no módulo novo (na seção Permissões) e salve; os usuários desse perfil passam a ver a tela. Perfis base já vêm com o pacote do provisionamento.

Não consigo desmarcar a permissão Visualizar de um módulo.

A Visualizar é o pré-requisito de qualquer outra ação: enquanto um módulo tem Criar, Editar, Excluir ou outra ação marcada, a Visualizar fica travada. Para removê-la, desmarque primeiro todas as outras ações daquele módulo — sem nenhuma ação, o módulo volta a ficar fechado para o perfil.

Qual a diferença entre inativar e excluir um perfil de acesso?

Inativar (campo Ativo como Não) mantém o perfil cadastrado, com todas as suas permissões, e apenas o tira dos novos vínculos — usuários já vinculados continuam com ele até que alguém troque. Excluir remove o perfil das listas e dos seletores de vez, e é bloqueado se for um perfil base ou se ainda tiver usuários vinculados. Em ambos os casos, o histórico de uso do perfil é preservado.