Orçamentos

A tela de Orçamentos é onde você registra uma proposta comercial para o cliente — o que ele pediu para cotar, por qual preço, com qual prazo de validade e quais condições de pagamento — sem ainda assumir compromisso de entrega ou cobrança. É o documento que o vendedor envia para fechar (ou não) a venda.

O orçamento é uma peça pré-venda: nada do que está nele alimenta nota fiscal, estoque ou financeiro enquanto ele não vira pedido. O que importa é:

• registrar a cotação, com itens e valores, para enviar ao cliente;
• amarrar a proposta a uma data de validade — vencida, o preço pode precisar ser refeito;
• preservar a forma e o plano de pagamento combinados, para que apareçam prontos no pedido;
• quando o cliente aprovar, converter em pedido de venda com um clique — o pedido nasce já preenchido com cliente, vendedor, itens, descontos, acréscimos e pagamentos do orçamento.

A estrutura de tela é quase igual à de Pedidos de venda, porque o orçamento foi pensado para ser o rascunho comercial do pedido. A diferença é o que o documento faz depois de emitido: pedido baixa estoque, gera nota e contas a receber; orçamento espera resposta do cliente.

Como acessar

No menu lateral, abra Vendas › Orçamentos. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso não tem permissão para orçamentos — peça ao administrador do sistema. Algumas ações específicas (converter em pedido, desfazer emissão, desfazer conversão, cancelar) também são controladas por permissão e podem ficar indisponíveis mesmo para quem vê a tela.

Ciclo de vida do orçamento

Cada orçamento passa por estados bem definidos. O estado decide o que você pode fazer com ele e como ele aparece nas listas.

• Rascunho — o orçamento está sendo digitado e é editável. Pode ser salvo parcialmente (apenas com cliente preenchido) e retomado depois.
• Emitido — o orçamento foi conferido e emitido. É a partir daqui que dá para imprimir e enviar ao cliente, e que o botão Converter em pedido fica disponível.
• Convertido — o orçamento gerou um pedido de venda. O badge no cabeçalho passa a mostrar o número do pedido vinculado, e ao clicar você vai direto para o pedido gerado.
• Cancelado — o orçamento foi cancelado depois de emitido. Fica registrado no histórico, mas não conta mais para conversão.

A passagem de um estado a outro é o que muda o conjunto de botões do orçamento — salvar, emitir, desfazer emissão, converter em pedido, desfazer conversão, cancelar — e o que aparece no menu de ações da linha na lista.

Sem faturamento, sem boleto, sem nota

Diferente de Pedidos de venda, o orçamento não baixa estoque, não gera nota fiscal e não cria contas a receber. Tudo isso acontece quando o orçamento vira pedido e o pedido é faturado. Por isso, orçamento também não tem registro de boletos nem recebimento em caixa.

A lista de orçamentos

Ao abrir a tela, você vê os orçamentos da sua empresa. As colunas exibidas por padrão concentram o que mais ajuda a localizar uma cotação:

• Número — número sequencial do orçamento na empresa.
• Status — badge colorido com o estado atual (Rascunho, Emitido, Convertido, Cancelado).
• Cliente — o nome fantasia, ou a razão social quando não houver fantasia.
• Vendedor — o vendedor responsável pelo orçamento.
• Data de emissão — a data em que o orçamento foi emitido.
• Valor total — o total do orçamento já com descontos e acréscimos.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também a data de validade, subtotal dos itens, total de descontos, valores de frete, seguro e outros, o tipo e o valor do desconto do orçamento, as observações e as datas de criação e atualização. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada orçamento.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: digite parte do número, do cliente ou do conteúdo das observações.
• Filtros avançados: refine por número, status, cliente, vendedor, data de emissão, data de validade, faixas de valor (subtotal, descontos, frete, seguro, outros, total), tipo e valor do desconto do orçamento e observações. Útil, por exemplo, para listar todos os orçamentos emitidos de um vendedor no mês ou todos os orçamentos com validade vencida.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento. Veja Relatórios a partir das tabelas para detalhes de como salvar uma visualização.

Ações em um orçamento

No menu de ações (ícone de três pontos no início da linha) você acessa o que faz sentido para o estado atual do orçamento:

• Abrir — visualiza o orçamento em estados emitido, convertido ou cancelado, para conferência.
• Editar — abre o orçamento para edição. Disponível apenas em Rascunho.
• Converter em pedido — gera um pedido de venda a partir do orçamento. Disponível apenas em Emitido.
• Imprimir — gera o PDF do orçamento. Disponível em Emitido e Convertido.
• Desfazer emissão — volta o orçamento de Emitido para Rascunho, para ajustes.
• Desfazer conversão — volta o orçamento de Convertido para Emitido e remove o pedido gerado a partir dele. Só pode ser feito enquanto o pedido vinculado ainda permitir exclusão.
• Cancelar — cancela um orçamento emitido. Disponível apenas em Emitido e requer permissão de exclusão.
• Excluir — remove definitivamente o orçamento. Disponível apenas em Rascunho.

Criar um orçamento

Clique em Novo orçamento, no canto superior direito. O orçamento abre em uma página dividida em seções recolhíveis — expanda cada uma conforme avança no preenchimento. Apenas Cliente é estritamente obrigatório para salvar como rascunho; para emitir, o orçamento também precisa ter pelo menos um item e, quando aplicável, os pagamentos balanceados.

Dados do orçamento

• Cliente (obrigatório): o destinatário do orçamento. A lista oferece os cadastros com o papel Cliente — fornecedores e transportadoras que não sejam também clientes não aparecem aqui. Você pode cadastrar um cliente novo sem sair da tela. Quando o usuário logado é um vendedor, apenas os clientes vinculados a ele aparecem na busca, e essa restrição é indicada por um ícone ao lado do rótulo do campo. Detalhes do cadastro em Vendas › Clientes.
• Vendedor: o vendedor responsável pelo orçamento — usado em relatórios, comissão e na previsão de tabela de preços. Se o cliente já tem vendedor padrão definido no cadastro, ele é preenchido automaticamente ao selecionar o cliente. Se você já tinha escolhido outro vendedor e troca o cliente, o sistema pergunta se deseja substituir antes de mudar. Quando o próprio operador logado é vendedor, o campo é preenchido com o nome dele e fica travado. Detalhes do cadastro em Vendas › Vendedores.
• Tabela de preços: define quais preços são aplicados aos itens deste orçamento. Só aparece quando a sua empresa tem ao menos uma tabela própria ativa — empresas que usam só a tabela do sistema não veem o campo. Quando o cliente tem tabela de preços padrão, ela é preenchida automaticamente ao selecionar o cliente. Detalhes em Vendas › Tabelas de preços.
• Data de emissão: data em que o orçamento foi registrado. É preenchida pelo sistema e não é editável — é a referência de tempo do orçamento para relatórios e validade.
• Data de validade: a data até a qual a proposta vale. Não é obrigatória, mas é importante: depois dessa data, o preço cotado pode precisar ser refeito e o cliente entende isso na impressão. Aparece na lista, nos filtros e no PDF impresso.

Histórico financeiro do cliente

Assim que o cliente é selecionado, esta seção mostra um resumo financeiro dele — créditos, saldo, documentos em aberto e situação de inadimplência — para você decidir como prosseguir antes de emitir.

Quando o cliente tem dívida vencida e o controle de inadimplência da empresa exige uma ação, um alerta de inadimplência aparece no topo da seção: conforme a configuração, ele pode apenas avisar, exigir que você persista o orçamento como rascunho antes de continuar, ou bloquear a edição das seções de itens, observações e pagamentos até o cliente ser liberado. Detalhes da política, dos níveis de bloqueio e do fluxo de liberação em Controle de inadimplência. Para ver o histórico consolidado de faturamento e recebimento do cliente, abra Análise de cliente. O saldo de crédito a favor do cliente reaparece em Créditos de cliente.

Itens do orçamento

A grade de itens lista o que está sendo cotado, linha a linha:

• Código — o código do produto (preenchido automaticamente ao selecionar o produto).
• Produto — campo de seleção do produto. Digite parte do código ou da descrição; a lista oferece os produtos cadastrados. Selecionar o produto preenche o código, a descrição, a unidade, o valor unitário (a partir da tabela de preços ativa) e as regras de venda do produto (preço mínimo, lote mínimo, lote múltiplo). O cadastro de produtos é detalhado em Produtos.
• Quantidade — a quantidade cotada. Aceita números positivos com decimais conforme a unidade. O sistema valida em tempo real contra o lote mínimo vendável e o lote múltiplo vendável do produto — se a quantidade ficar abaixo do mínimo ou não for múltiplo, a célula mostra a regra violada e oferece o valor mais próximo aceito.
• Unidade — a unidade do produto (preenchida automaticamente).
• Valor unit. — o valor unitário aplicado. Vem da tabela de preços, e pode ser alterado. Se o valor digitado ficar abaixo do preço mínimo de venda do produto, a célula informa o mínimo e sugere o valor correto.
• Desconto % — desconto percentual aplicado a este item. Aceita de 0 a 100. Reduz o valor total da linha.
• Bonif. — marca o item como bonificado. Itens bonificados não entram no total a cobrar (saem como brinde ou amostra). A linha ganha um fundo discreto para identificação rápida. Se todos os itens forem bonificados, a seção de pagamentos é dispensada — não há valor a cobrar.
• Valor total — calculado a partir de Quantidade × Valor unitário × (1 - Desconto / 100). Atualiza enquanto você digita.
• Excluir — remove a linha (com confirmação).

Use Adicionar item (rodapé da grade) para incluir mais linhas. Ao pressionar Tab no campo Desconto % do último item, uma nova linha é criada automaticamente e o foco vai para o seletor de produto — assim você encadeia itens só pelo teclado. Linhas começadas em branco (sem produto) que perderem o foco da seção são descartadas sem confirmação.

Por que o valor unitário veio diferente do esperado?

O valor unitário inicial sai da tabela de preços ativa no orçamento. Se o cliente tem tabela própria, é a dele; se não, é a tabela do sistema (espelho do preço do cadastro do produto). Para mudar o preço de um item pontual, edite a célula. Para mudar o preço em todos os documentos seguintes, ajuste a tabela em Vendas › Tabelas de preços.

Observações

Campo de texto livre, até dois mil caracteres, para anotações sobre este orçamento — combinações com o cliente, premissas da cotação, condições especiais. Aparecem na impressão do orçamento e ficam consultáveis na lista.

Pagamentos

A seção de pagamentos tem duas colunas: à esquerda, as formas de pagamento; à direita, o painel de resumo financeiro com o que o orçamento está cobrando.

Formas de pagamento

Use o botão Adicionar (canto superior direito da coluna) para incluir uma forma. Cada forma de pagamento tem:

• Forma de pagamento (obrigatório) — selecione na lista das formas ativas cadastradas pela empresa. Se a forma tem plano de recebimento vinculado, o sistema preenche o plano automaticamente; se o plano tem apenas uma opção de parcelas, ela é aplicada direto. As regras de cada forma — categoria, plano vinculado, grade de parcelas — são detalhadas em Formas de pagamento.
• Parcelas — só aparece quando a forma tem grade de parcelas no plano de recebimento. Defina em quantas vezes o valor será dividido.
• Valor — o valor desta forma. Ao adicionar uma nova forma, o sistema já sugere o valor restante para fechar o orçamento. O total das formas precisa bater com o total do orçamento (ou com o total a cobrar quando há itens bonificados) para a emissão ser aceita; a diferença máxima tolerada é de centavos por arredondamento.

No botão Adicionar, há também a opção Sem pagamento: marca o orçamento como sem pagamento, sem que o painel exija formas adicionadas. Útil para amostras, brindes e cotações em que o pagamento ainda será negociado. Quando marcado, os campos de forma de pagamento são limpos e o painel exibe um aviso. Para voltar, basta desmarcar.

Crédito de cliente é aplicado no pedido, não no orçamento

Diferente do pedido de venda, o orçamento não oferece a forma Crédito de cliente. Como o orçamento é apenas uma proposta, ele não movimenta saldo de crédito — o consumo do crédito acontece quando o orçamento vira pedido e o pedido é faturado. Se o cliente quer abater um crédito no fechamento, registre a forma usual aqui e, na conversão, o pedido permite trocar para Crédito de cliente antes de faturar.

Painel de resumo financeiro

À direita, o painel resume o orçamento em tempo real:

• Subtotal — soma dos itens (Quantidade × Valor unitário, antes de qualquer desconto).
• Descontos dos itens — soma dos descontos aplicados linha a linha.
• Desconto do orçamento — desconto global, aplicado por cima do subtotal já descontado. O painel deixa você escolher entre Percentual e Valor:
  • Percentual — informe o percentual entre 0 e 100 (limpa o campo de valor).
  • Valor — informe o valor em reais (limpa o campo de percentual).
• Frete, Seguro e Outros — acréscimos do orçamento. Editáveis diretamente no painel; aceitam apenas valores não negativos.
• Total do orçamento — subtotal − descontos dos itens − desconto do orçamento + frete + seguro + outros.
• Total bonificado — soma dos itens marcados como bonificados. Não entra no total a cobrar.
• Total a cobrar — total do orçamento − total bonificado. Esse é o número que as formas de pagamento precisam fechar.
• Total dos pagamentos — soma dos valores das formas adicionadas. Se o total estiver em divergência com o total a cobrar, a emissão é bloqueada com mensagem específica.

Quando o orçamento fica 100% bonificado (todos os itens são brindes/amostras), o painel destaca essa condição, as formas de pagamento são removidas e os campos de desconto do orçamento são zerados — não há o que cobrar.

Salvar rascunho ou emitir

No rodapé fixo da tela, dois botões controlam a gravação:

• Salvar rascunho — grava o orçamento com status Rascunho. É a única gravação permitida quando o orçamento ainda não está completo. Você pode salvar a qualquer momento desde que o cliente esteja preenchido — o rascunho fica salvo no servidor e na sua máquina (auto-save local), e da próxima vez que entrar na tela o sistema oferece continuar de onde parou ou descartar.
• Emitir — valida o orçamento por completo e o leva ao estado Emitido. É aqui que o sistema confere se há pelo menos um item, se as regras de cada item passam, e se as formas de pagamento fecham com o total a cobrar (ou se o orçamento foi marcado como Sem pagamento ou está 100% bonificado). Quando faltar algo, a mensagem indica exatamente o campo e o problema.

Cuidado

Se o alerta de inadimplência estiver bloqueando o orçamento, Emitir fica desabilitado até o cliente ser liberado. Use o botão Solicitar liberação dentro do alerta — ele persiste o orçamento como rascunho antes de abrir a solicitação, para você não perder o trabalho.

Após emitir

Logo após emitir, o sistema mostra um diálogo de sucesso com dois caminhos imediatos:

• Imprimir — abre o PDF do orçamento para conferência e envio ao cliente.
• Converter — gera um pedido de venda a partir deste orçamento (o mesmo efeito do botão Converter em pedido na tela). Use quando o cliente já aprovou na hora.

Você pode fechar o diálogo para continuar conferindo o orçamento; ele permanece em Emitido até você imprimir, converter ou cancelar.

Converter em pedido

A conversão em pedido é o caminho para transformar a proposta aprovada em compromisso de venda. Em Emitido, o botão Converter em pedido está disponível tanto no rodapé do orçamento quanto no menu de ações da linha na lista.

Ao clicar, o sistema abre um diálogo de confirmação resumindo o orçamento (número, cliente, valor total) e o aviso de que um novo pedido será criado com os dados deste orçamento. Confirme para executar.

A conversão:

• cria um pedido de venda novo, já preenchido com cliente, vendedor, tabela de preços, itens, descontos, acréscimos, observações e formas de pagamento do orçamento;
• coloca o orçamento no estado Convertido — o cabeçalho passa a exibir um badge com o número do pedido vinculado, e ao clicar você navega para o pedido;
• não emite, não fatura e não baixa estoque por si só — o pedido gerado nasce em Rascunho (ou no estado configurado pela empresa) e segue o ciclo normal de Pedidos de venda daí em diante.

Onde acompanhar o pedido gerado

Depois de converter, o pedido tem vida própria — quaisquer ajustes de preço, item ou pagamento devem ser feitos no pedido, não no orçamento. Acesse-o pelo badge Pedido de venda Nº no cabeçalho do orçamento ou diretamente em Pedidos de venda.

Desfazer emissão e desfazer conversão

• Desfazer emissão (em Emitido): pede confirmação e volta o orçamento para Rascunho, para que você possa ajustar itens, pagamentos e demais campos. Liberada apenas com permissão de edição.
• Desfazer conversão (em Convertido): pede confirmação e volta o orçamento para Emitido. O pedido gerado a partir dele é excluído — por isso só funciona enquanto o pedido vinculado ainda permitir exclusão (em rascunho, sem faturamento). Se o pedido já foi emitido ou faturado, desfazer a conversão é bloqueado; cancele o pedido pelo caminho normal e abra um novo orçamento se precisar refazer a proposta.

Cancelar um orçamento

Em Emitido, o botão Cancelar pede confirmação com os dados do orçamento e o leva ao estado Cancelado. Cancelado significa que a proposta não vale mais — o orçamento fica no histórico, mas não pode ser convertido em pedido. Disponível apenas para quem tem permissão de exclusão. A ação não pode ser desfeita.

Cancelar é diferente de excluir: cancelar preserva o orçamento no histórico; excluir remove definitivamente. Quando em dúvida, prefira cancelar.

Excluir um orçamento

A exclusão definitiva está disponível apenas para orçamentos em Rascunho — orçamentos já emitidos não podem ser excluídos (use cancelar). No menu de ações da linha, escolha Excluir e confirme.

Cuidado

A exclusão é definitiva e remove o orçamento do histórico. Para orçamentos já emitidos, use Cancelar em vez de excluir — o registro fica preservado para auditoria e consultas posteriores.

Imprimir

Orçamentos em Emitido e Convertido podem ser impressos em PDF. A impressão traz os dados do cliente, os itens, os totais, o desconto, os acréscimos, as formas de pagamento e a data de validade — essa última é o que sinaliza ao cliente até quando o preço cotado vale.

Orçamentos não geram boletos nem recibos — esses documentos pertencem ao pedido e à nota fiscal correspondente, e aparecem na impressão de Pedidos de venda quando o pedido é faturado.

Dúvidas frequentes

Qual é a diferença entre orçamento e pedido de venda?

O orçamento é uma proposta enviada ao cliente — não baixa estoque, não gera nota fiscal e não cria conta a receber. O pedido de venda é o compromisso firmado e segue o ciclo de faturamento, nota fiscal, estoque e contas a receber. O fluxo natural é: cotar no orçamento, enviar ao cliente, e ao aprovar converter em pedido.

O cliente aprovou. Preciso digitar o pedido do zero?

Não. No orçamento emitido, clique em Converter em pedido (no rodapé do orçamento, no menu de ações da linha ou no diálogo de sucesso após emitir). O pedido nasce já preenchido com cliente, vendedor, tabela, itens, descontos, acréscimos, observações e pagamentos. Você ajusta o que precisar no pedido e segue o fluxo normal de Pedidos de venda.

Para que serve a data de validade?

É a data até a qual o preço cotado vale. Não é obrigatória, mas é o que o cliente vê na impressão do orçamento. Após a validade, o preço pode precisar ser refeito (custos mudaram, promoção encerrou, lote acabou) — desfaça a emissão, ajuste o que for necessário e emita de novo, ou crie um orçamento novo.

Por que o botão Emitir está desabilitado?

Emitir só fica ativo quando o orçamento tem ao menos um item válido (com produto selecionado). Se mesmo assim ele continuar travado, verifique se há alerta de inadimplência bloqueando o orçamento ou se faltam pagamentos para fechar o total a cobrar.

A soma dos pagamentos não está fechando com o total.

A emissão exige que o total das formas de pagamento seja igual ao total a cobrar (a tolerância é de centavos por arredondamento). Confira se o desconto do orçamento, o frete, o seguro e os bonificados foram aplicados como você esperava — o painel à direita mostra cada componente do total. Ajuste o valor da forma de pagamento para fechar, ou marque o orçamento como Sem pagamento se a forma ainda será definida no fechamento.

O valor unitário travou e diz que está abaixo do mínimo.

O produto tem preço mínimo de venda definido no cadastro. A célula informa o mínimo aceito e sugere o valor — clique na sugestão para aplicar, ou ajuste o valor manualmente para algo acima do mínimo.

A quantidade está sendo rejeitada como múltiplo inválido.

O produto tem lote múltiplo vendável — só é possível vender em múltiplos desse valor. A mensagem da célula mostra o múltiplo exigido; ajuste a quantidade para o valor inteiro mais próximo aceito.

O cliente que eu quero não aparece na busca.

Se o seu usuário é vendedor, a busca lista apenas clientes vinculados a você — é a regra padrão da operação. Para cotar para um cliente novo, é preciso vinculá-lo a você no cadastro do cliente (ou pedir para alguém com visão geral fazê-lo). Se você não é vendedor, confira se o cadastro existe e tem o papel Cliente marcado — clientes sem esse papel não aparecem aqui. Veja Vendas › Clientes.

Cadastrei um orçamento e quero convertê-lo, mas não vejo Converter em pedido.

A conversão só está disponível em orçamentos Emitidos. Se o orçamento ainda está em Rascunho, clique em Emitir antes; se está Convertido, abra o pedido vinculado pelo badge no cabeçalho; se está Cancelado, abra um orçamento novo a partir dos mesmos dados.

Desfiz a conversão e o sistema disse que o pedido não pode ser excluído.

Desfazer conversão só funciona enquanto o pedido gerado ainda pode ser excluído (em rascunho, sem faturamento). Se o pedido já foi emitido ou faturado, cancele-o pelo caminho normal de Pedidos de venda e, se precisar refazer a proposta, abra um orçamento novo — o vínculo com o orçamento original não é reaberto por segurança de auditoria.

Posso usar Crédito de cliente como forma de pagamento no orçamento?

Não diretamente. O orçamento é uma proposta e não movimenta o saldo de crédito do cliente. Registre a forma usual aqui (por exemplo, boleto ou cartão) e, ao Converter em pedido, troque para Crédito de cliente no pedido antes de faturar — o consumo do saldo acontece no faturamento do pedido.

O campo "Tabela de preços" não aparece no orçamento.

O campo só aparece quando a sua empresa tem ao menos uma tabela de preços customizada ativa. Empresas que usam apenas a tabela do sistema não veem o campo — todos os orçamentos usam essa tabela. Para criar uma tabela própria, vá em Vendas › Tabelas de preços.

Marquei todos os itens como bonificados e os pagamentos sumiram.

Quando o orçamento fica 100% bonificado, não há valor a cobrar — o sistema remove as formas de pagamento e limpa o desconto do orçamento. Para reintroduzir cobrança, desmarque ao menos um item de bonificado e adicione a forma de pagamento de novo.

Onde estão Aceita entregas e Previsão de entrega?

Esses campos não existem no orçamento — pertencem ao pedido de venda porque é o pedido que aciona o fluxo de entrega/retirada. No orçamento, cote; no pedido, defina a entrega. Após Converter em pedido, preencha Aceita entregas e Previsão de entrega no pedido gerado.

O que acontece se eu fechar o navegador no meio de um rascunho?

O sistema guarda o rascunho na sua máquina enquanto você digita (auto-save local) e no servidor quando você clica em Salvar rascunho. Da próxima vez que entrar em Novo orçamento, ele oferece continuar rascunho ou descartar — escolha conforme o caso. Orçamentos salvos no servidor aparecem na lista com status Rascunho e podem ser retomados pelo menu de ações.

Posso editar um orçamento depois de emitir?

Sim, mas é preciso desfazer a emissão primeiro — o orçamento volta a Rascunho e você pode mexer em itens, pagamentos e demais campos. Reemita ao terminar. Se o orçamento já foi Convertido, primeiro desfaça a conversão (o pedido gerado é excluído), depois desfaça a emissão.

Excluir e cancelar é a mesma coisa?

Não. Cancelar preserva o orçamento no histórico marcado como cancelado — ele continua consultável e auditável. Excluir remove o orçamento definitivamente e só está disponível em rascunho. Em orçamentos já emitidos, prefira cancelar.