Usuários

Um usuário é a conta que dá a uma pessoa acesso ao sistema. Cada usuário entra com um e-mail (que funciona como login) e uma senha, e enxerga o sistema conforme o perfil de acesso a ele vinculado — esse perfil, definido em Perfis de acesso, é o que decide o que a pessoa vê e o que pode fazer.

A tela Usuários, em Configurações, é onde essas contas são criadas, editadas e desativadas. Por ela você cadastra o nome e o e-mail de cada pessoa, define a senha inicial, vincula o perfil de acesso e acompanha quem está ativo. Toda conta nova nasce vinculada à organização em que você a cria.

Por isso, entender três pontos desta tela evita a maioria das dúvidas de acesso:

• O perfil de acesso vinculado decide o menu e as ações do usuário. Está em Perfis de acesso que ele é montado.
• Ativo e Inativo não são só um rótulo: ao inativar um usuário, novos logins são bloqueados na hora, mas a sessão já aberta só é encerrada quando o token de acesso expira (veja Ativo ou inativo: o que muda).
• A exclusão retira o usuário das listas, mas o registro fica retido para fins de auditoria e o e-mail não fica livre para reuso. Na dúvida, inative em vez de excluir (veja Excluir um usuário).

Como acessar

No menu lateral, abra Configurações › Usuários. Se o item não aparecer, seu próprio perfil de acesso não tem a permissão para gerenciar usuários — peça a quem administra o sistema para liberar o acesso no seu perfil.

Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.

Gerenciar usuários é, ele próprio, uma permissão

A tela Usuários só aparece no menu de quem tem, no módulo de usuários, ao menos a permissão de Visualizar. Criar e Editar contas exige as permissões correspondentes. Esse controle vale inclusive para a sua própria conta.

A lista de usuários

Ao abrir a tela, você vê os usuários da sua organização. A lista vem com os ativos primeiro, depois os inativos — assim quem de fato entra no sistema fica em destaque. Por padrão, a tabela mostra:

• Foto — a imagem de perfil do usuário, quando há.
• Nome — o nome cadastrado da pessoa.
• Email — o endereço que serve de login.
• Perfil de acesso — o perfil vinculado ao usuário (veja Perfis de acesso).
• Ativo — a situação do usuário, como etiqueta Ativo ou Inativo (veja Ativo ou inativo: o que muda).
• Ações — o menu (⋮) da linha, com Editar e Excluir quando o seu perfil permite.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Último login, Criado em e Atualizado em.

Buscar, filtrar e ordenar

A busca, os filtros, a ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:

• Busca rápida: digite parte do Nome ou do Email do usuário.
• Filtros avançados: refine por Nome, Email, Perfil de acesso, Ativo (Sim ou Não), Último login ou pelas datas de Criado em / Atualizado em.
• Ordenação: a ordem inicial já é a fixa (ativos primeiro); clique no título de Nome, Email, Ativo, Último login, Criado em ou Atualizado em para reordenar por essa coluna. (Perfil de acesso não é ordenável.)
• Relatórios: esta tela não tem botão de relatório nem de exportação. É uma lista de gestão, não de inventário.

Cadastrar um usuário

Clique em Novo usuário para abrir o cadastro em uma janela. Para editar um usuário existente, use o menu de ações (⋮) da linha e escolha Editar.

O cadastro tem três seções, todas expandidas por padrão: Identificação (os dados do usuário), Foto de perfil e Segurança (a senha).

Identificação

• Nome (obrigatório) — o nome da pessoa, com 2 a 255 caracteres. Aparece no menu do próprio usuário e em registros de auditoria (quem criou ou editou um registro).
• Perfil de acesso (obrigatório) — o perfil que define o menu e as ações do usuário. A lista só oferece perfis ativos. O perfil é o que dá poder a um usuário; para criá-lo ou ajustá-lo, vá em Perfis de acesso.
• Ativo (obrigatório) — a situação do usuário, Sim ou Não. Um usuário novo já começa como Sim. Esse campo controla se a conta pode entrar no sistema — veja Ativo ou inativo: o que muda.
• Email (obrigatório) — o endereço que serve de login. Precisa ter formato de e-mail válido e ser único em todo o sistema: dois usuários não podem compartilhar o mesmo endereço. Se já existir uma conta com aquele e-mail, o salvamento é recusado com essa indicação.
• Pessoa (opcional) — vincula o usuário a um cadastro de pessoa. Use quando a pessoa que vai acessar o sistema também é um contato já cadastrado; se a pessoa ainda não existe, crie-a direto daqui, em Nova pessoa. Sem preencher, o usuário é criado do mesmo jeito.

Foto de perfil

Na criação, a seção Foto de perfil mostra um aviso: salve o usuário primeiro para depois adicionar a foto. Depois de salvo, ao editar o usuário, você pode enviar uma imagem — JPEG, PNG ou WebP, de até 5 MB — e recortá-la no formato circular. Se já existe uma foto, a mesma área permite removê-la.

Segurança: a senha

• Senha — a senha de acesso. Na criação é obrigatória; na edição é opcional (deixe em branco para manter a atual — veja Editar um usuário). A senha precisa ter de 8 a 100 caracteres e conter ao menos uma letra minúscula, uma maiúscula e um número; um medidor mostra a força enquanto você digita.
• Confirmar senha — digite a mesma senha novamente. Se as duas não forem idênticas, o salvamento é recusado.

Ao terminar, use Salvar para gravar o usuário.

Editar um usuário

No menu de ações (⋮) da linha, Editar reabre a mesma janela de cadastro, já preenchida. Você pode ajustar o nome, o e-mail, o perfil de acesso, a situação ativo, a pessoa e a foto normalmente.

Sobre a senha: ao editar, o campo Senha é opcional. Deixe-o em branco para manter a senha atual; preencha-o (e o Confirmar senha) para trocar a senha do usuário. Quando você troca a senha na edição, a alteração é registrada em separado e passa a valer no próximo login do usuário.

Trocar o Perfil de acesso substitui o vínculo: o usuário passa a ter o novo perfil e deixa de ter o anterior. Não é preciso excluir nada — basta escolher o perfil novo e salvar.

Ativo ou inativo: o que muda

A situação Ativo controla se a conta pode entrar no sistema:

• Usuário ativo: entra e usa o sistema normalmente.
• Usuário inativo: a conta continua cadastrada, mas o login é bloqueado e a pessoa não consegue entrar.

Para inativar ou reativar, abra o usuário em Editar e ajuste o campo Ativo para Não ou Sim. Na lista, o usuário inativo aparece com a etiqueta Inativo — sem linha riscada, apenas marcado.

Inativar corta novos logins, mas não a sessão aberta

Ao salvar como Inativo, novos logins desse usuário passam a ser recusados na hora. A sessão que ele já tem aberta, porém, continua válida até o token de acesso expirar — só então a renovação é recusada e a pessoa é desconectada de fato. Esta tela não tem um botão para revogar a sessão atual no instante; o acesso aberto se encerra sozinho na próxima expiração do token.

Excluir um usuário

No menu de ações (⋮) da linha, Excluir abre a confirmação Confirmar exclusão, que mostra o Nome, o Email e o Status (Ativo ou Inativo) do usuário. Ao confirmar em Remover, o usuário deixa de existir no sistema.

A exclusão retira o usuário das listas e o desvincula do perfil de acesso, mas o registro fica retido para fins de auditoria — não é uma remoção física, e não há restauração pela tela. Diferente de outras telas, aqui não há bloqueio por “vínculo em uso” nem por “usuário com movimentação”: a conta sai da lista de imediato. Como o registro é mantido, o e-mail não fica livre para reuso — tentar cadastrar um novo usuário com o mesmo endereço ainda será recusado como “e-mail em uso”.

Antes de remover, confira o acesso administrativo

A tela não exige confirmação extra para dois casos delicados. Antes de confirmar a exclusão, observe: não remova o único administrador da organização, ou você pode perder o acesso à gestão do sistema; e evite excluir o seu próprio usuário enquanto trabalha. Quando houver dúvida, prefira inativar — a pessoa para de acessar na hora, mas o cadastro permanece para uma reativação futura.

Dúvidas frequentes

Não encontro Usuários no menu de Configurações.

A tela exige permissão específica. Se o item Usuários não aparece, seu perfil de acesso não tem a permissão de ao menos Visualizar desse módulo. Peça a quem administra o sistema para liberar o acesso no seu perfil.

Esqueci a senha de um usuário. Como redefinir?

Abra o usuário em Editar, preencha o campo Senha com a nova senha (e repetida em Confirmar senha) e salve. A nova senha passa a valer no próximo login do usuário. Lembre-se da regra de força: de 8 a 100 caracteres, com ao menos uma letra minúscula, uma maiúscula e um número.

Como retirar o acesso de um usuário sem apagar a conta?

Inative. Abra o usuário em Editar, ajuste o campo Ativo para Não e salve. Novos logins passam a ser bloqueados na hora; a sessão já aberta segue válida até o token expirar e então é encerrada (veja Ativo ou inativo: o que muda). A conta continua cadastrada para uma reativação futura — basta voltar o campo para Sim.

Inativei um usuário que estava com o sistema aberto. Ele continua logado?

Por um tempo, sim. A sessão que já está aberta continua válida até o token de acesso expirar; o que a inativação corta na hora são os novos logins e a renovação. Assim que o token atual expira, a pessoa é desconectada e não consegue mais entrar enquanto a conta estiver inativa.

Um usuário não enxerga uma tela que deveria ver.

O menu lateral de cada usuário mostra apenas os módulos em que o perfil dele tem ao menos a permissão de Visualizar. O ajuste não é feito aqui em Usuários: abra o perfil vinculado a ele em Perfis de acesso, localize o módulo e marque as permissões desejadas. Para o quadro completo, veja Navegação, menu e permissões.

O sistema disse que o e-mail já está em uso.

O e-mail é o login e precisa ser único em todo o sistema: dois usuários não compartilham o mesmo endereço. Use outro e-mail ou, se for a mesma pessoa, edite o usuário já cadastrado em vez de criar um novo.

O campo Senha ficou opcional ao editar. O que isso significa?

Na edição, a senha é opcional de propósito: deixe o campo em branco para manter a senha atual do usuário. Só preencha Senha e Confirmar senha quando quiser trocar a senha; nesse caso, a alteração é registrada em separado e vale a partir do próximo login.

Criei o usuário. Em qual organização ele fica?

Todo usuário novo é vinculado, automaticamente, à organização que está ativa no momento da criação. Não é preciso escolher — a tela cadastra o usuário na organização em que você está operando.

Qual a diferença entre inativar e excluir um usuário?

Inativar (campo Ativo como Não) mantém a conta cadastrada, bloqueia novos logins e encerra o acesso quando o token expira; é reversível — basta voltar para Sim. Excluir retira o usuário das listas e retém o registro para auditoria (sem restauração pela tela), e o e-mail não fica livre para reuso. Na dúvida, ou quando a pessoa pode voltar a acessar, prefira inativar.