Operadores de caixa

O operador de caixa é a pessoa autorizada a abrir, movimentar e fechar um caixa quando a empresa opera com o Controle de caixa ativado. A tela Operadores de caixa reúne todas as pessoas com o papel Operador de caixa: é aqui que você registra quem pode assumir essa função, antes de vincular a pessoa a um usuário do sistema.

O que você cadastra nesta tela reaparece em outros pontos do financeiro:

• No cadastro de usuários, em Configurações › Usuários, no campo Pessoa: só ganha o botão Meu caixa o usuário cuja pessoa vinculada tem o papel Operador de caixa.
• No botão Meu caixa, exibido no cabeçalho do sistema quando a empresa está com o Controle de caixa ativado: é dali que o operador abre, acompanha o resumo (entradas, saídas, saldo) e fecha o seu próprio caixa.
• Em Caixas, onde ficam o histórico e o detalhe de cada caixa: o operador vê apenas os caixas que ele próprio operou. Quem tem a permissão completa vê todos.

Por isso, manter este cadastro em dia, e usar a situação Ativo com critério, é o que garante que só quem deve operar caixa fique disponível para ser vinculado a um usuário.

Como acessar

No menu lateral, abra Financeiro › Cadastros › Operadores de caixa. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para esse cadastro. Peça ao administrador do sistema para liberar em Configurações › Perfis de acesso. Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.

Só tem efeito com o Controle de caixa ativado

O Controle de caixa é uma configuração da própria empresa (campo Controle de caixa, em Configurações › Empresas), mantida pelo administrador. Sem ele ativado, o papel Operador de caixa fica sem efeito prático: ninguém vê o botão Meu caixa, e as telas de caixa ficam indisponíveis, mesmo que a pessoa já tenha o papel marcado.

A lista de operadores de caixa

Ao abrir a tela, você vê os operadores de caixa já cadastrados. Por padrão, a tabela mostra:

• Nome: como o operador é identificado no combo Pessoa do cadastro de usuário.
• Ativo: a situação do operador, exibida como etiqueta Sim ou Não (veja Ativo ou inativo: o que muda).
• Telefone: o contato cadastrado, quando há.
• E-mail: o e-mail cadastrado, quando há.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Observações, Criado em, Criado por e Atualizado em. Criado por mostra o nome de quem incluiu o registro. Quando o próprio sistema criou o registro, na implantação, numa migração ou numa carga inicial, aparece Tromso.

Nota

Esta lista mostra apenas pessoas com o papel Operador de caixa. A mesma pessoa pode ter outros papéis (vendedor, operador de produção, motorista) e, nesse caso, também aparece nas telas de cadastro correspondentes: é sempre o mesmo registro de pessoa, visto por papel.

Buscar, filtrar e ordenar

A busca, os filtros, a ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:

• Busca rápida: digite parte do Nome, do Telefone ou do E-mail do operador de caixa.
• Filtros avançados: refine por Nome, por Ativo (Sim ou Não), por Telefone, por E-mail ou por Criado em, Criado por e Atualizado em. O papel não entra como filtro aqui: a lista já é fixa para Operador de caixa.
• Ordenação: clique no título de Nome, Ativo, Criado em ou Atualizado em para ordenar por essa coluna.
• Relatórios: o botão de relatórios da tabela gera um relatório dinâmico a partir da lista, com as colunas que você está exibindo.

Cadastrar um operador de caixa

Clique em Novo operador de caixa para abrir o cadastro em uma janela. Para editar, use o menu de ações (⋮) da linha e escolha Editar.

Os campos ficam na seção Identificação:

• Nome (obrigatório): o nome do operador, como ele aparece no combo Pessoa do cadastro de usuário.
• Papéis (obrigatório): o que a pessoa é no sistema. Ao cadastrar por esta tela, o papel Operador de caixa já vem marcado. Você pode acrescentar outros papéis na mesma pessoa (Vendedor, Operador, Motorista, Conferente ou Ajudante), sem criar um cadastro novo, desde que o seu perfil tenha permissão de escrita na área de cada papel. Um papel cujo módulo você não pode escrever aparece com um cadeado e não pode ser marcado. Toda pessoa precisa de pelo menos um papel.
• Ativo (obrigatório): a situação do operador, Sim ou Não. Um operador novo já começa como Sim. Esse campo decide se a pessoa fica disponível para ser vinculada a um usuário. Veja Ativo ou inativo: o que muda.
• Telefone (opcional): telefone de contato. O campo já aplica a máscara conforme você digita.
• E-mail (opcional): e-mail de contato. Se preenchido, precisa ter um formato válido.
• Observações (opcional): anotação livre sobre o operador (turno, ponto de venda, qualquer detalhe útil).

Para salvar, use Salvar (grava e mantém a janela aberta, útil para conferir ou continuar editando) ou, na seta ao lado, Salvar e fechar (grava e volta para a lista).

Atribuir um papel exige permissão da área dele

Cada papel corresponde a um módulo do seu perfil de acesso, e marcá-lo numa pessoa exige permissão de escrita nesse módulo. No seletor de Configurações › Perfis de acesso, cada módulo fica sob a sua área:

• Operador de caixa: Financeiro › Operadores de caixa
• Vendedor: Vendas › Vendedores
• Operador: Produção › Operadores
• Motorista: Logística › Motoristas
• Conferente: Logística › Conferentes
• Ajudante: Logística › Ajudantes

No campo Papéis, um papel cujo módulo você não pode escrever aparece com um cadeado e não pode ser marcado. Como a mesma pessoa acumula papéis, salvar um cadastro com vários papéis exige a permissão de escrita em todas as áreas envolvidas: na edição, tanto nos papéis que a pessoa já tem quanto nos que você está acrescentando. Faltando a permissão em algum deles, o sistema recusa a gravação e avisa em qual módulo falta.

Pela mesma regra, o botão Novo operador de caixa só aparece com permissão de criar no módulo, e Editar e Excluir na lista ficam disponíveis apenas quando você pode escrever em todos os papéis daquela pessoa. A regra geral de permissões está em Navegação, menu e permissões. Para pedir uma liberação, o caminho é o administrador em Configurações › Perfis de acesso.

Quando aparece a seção “Dados do motorista”

Os papéis podem se acumular, e um deles traz campos próprios. Se você marcar também o papel Motorista, o cadastro mostra a seção Dados do motorista, com CPF (que passa a ser obrigatório), número, categoria e validade da CNH e o veículo padrão. Para um operador de caixa que não é motorista, a seção nem aparece.

Vincular o operador a um usuário do sistema

Cadastrar a pessoa aqui não basta para ela operar caixa: falta o login. O cadastro de usuário, em Configurações › Usuários, tem um campo Pessoa que vincula o login a um cadastro de pessoa existente. O combo desse campo lista apenas pessoas com a situação Ativo igual a Sim.

1. Cadastre (ou localize) o operador nesta tela, com o papel Operador de caixa marcado e Ativo em Sim.
2. Em Configurações › Usuários, crie ou edite o usuário que vai operar o caixa e, no campo Pessoa, selecione esse operador.
3. Ao entrar no sistema, esse usuário passa a ver o botão Meu caixa no cabeçalho, desde que a empresa também tenha o Controle de caixa ativado.

O papel decide o botão, não o vínculo isolado

Vincular uma pessoa a um usuário não é suficiente por si só: o botão Meu caixa só aparece para um usuário cuja pessoa vinculada tem o papel Operador de caixa marcado. Se esse papel for removido da pessoa depois, o usuário correspondente deixa de ver o botão, mesmo com o vínculo em Pessoa mantido.

Ativo ou inativo: o que muda

A situação Ativo não é decorativa. Ela controla se o operador de caixa fica disponível para ser vinculado a um usuário, sem apagar nada:

• Operador de caixa ativo: aparece no combo Pessoa ao cadastrar ou editar um usuário.
• Operador de caixa inativo: continua no cadastro, mas some desse combo. Um vínculo que já existia com um usuário não é desfeito automaticamente por inativar a pessoa.

Cuidado

Inativar o operador não revoga, por si só, o acesso de um usuário que já está vinculado a ele. Para impedir que uma pessoa específica opere caixa de imediato, edite o cadastro dela e desmarque o papel Operador de caixa ou, em Configurações › Usuários, inative o próprio usuário.

Excluir um operador de caixa

No menu de ações (⋮) da linha, Excluir remove o operador depois de uma confirmação que mostra o nome. O operador deixa de aparecer na lista e no combo Pessoa do cadastro de usuário.

Os caixas que esse operador já abriu ou fechou não mudam: o histórico e o detalhe de cada caixa ficam registrados no usuário que operou, não apenas na pessoa, e continuam em Caixas. Ainda assim, se o operador já está vinculado a um usuário em uso, prefira deixá-lo inativo em vez de excluir: assim o cadastro que sustenta esse vínculo não é removido.

Dúvidas frequentes

Não encontro Operadores de caixa no menu de Financeiro.

A tela exige permissão específica e vive em Financeiro › Cadastros. Se o item Operadores de caixa não aparece, peça ao administrador para liberar o acesso no seu perfil, em Configurações › Perfis de acesso.

Cadastrei um operador de caixa, mas ele não aparece no combo Pessoa do cadastro de usuário.

O combo Pessoa lista apenas pessoas com a situação Ativo igual a Sim. Abra o cadastro do operador e confirme essa situação. Se a pessoa foi cadastrada por outra tela (vendedores, operadores de produção) sem marcar o papel Operador de caixa, ela existe como pessoa, mas não aparece nesta lista. Edite-a e acrescente o papel.

Vinculei a pessoa a um usuário, mas o botão Meu caixa não aparece.

Confira três pontos. A empresa precisa ter o Controle de caixa ativado, em Configurações › Empresas. A pessoa vinculada ao usuário precisa ter o papel Operador de caixa marcado. O vínculo em si precisa existir (campo Pessoa preenchido no cadastro do usuário, em Configurações › Usuários). Faltando qualquer um dos três, o botão não aparece.

Qual a diferença entre inativar e excluir um operador de caixa?

Inativar (campo Ativo como Não) mantém o cadastro e apenas tira o operador do combo Pessoa oferecido a novos vínculos: um vínculo já existente não muda. Excluir remove o operador da lista e do combo de vez. O cadastro que sustentava um vínculo anterior deixa de existir. Em ambos os casos, o histórico dos caixas que esse operador já operou continua preservado em Caixas.

Um papel aparece com cadeado e não deixo marcar. Por quê?

Marcar um papel exige que o seu perfil de acesso permita escrever na área dele. Por exemplo, Operador de caixa exige Financeiro › Operadores de caixa, e Motorista exige Logística › Motoristas. Quando falta essa permissão, o papel aparece com um cadeado no campo Papéis e não pode ser selecionado. Peça ao administrador para liberar a ação no módulo em Configurações › Perfis de acesso.

Ao salvar, recebi uma mensagem de que não tenho permissão para gerenciar pessoas.

Salvar uma pessoa exige permissão de escrita na área de cada papel marcado nela, inclusive os papéis que ela já tinha, na edição. A mensagem indica o módulo em que falta permissão. Libere a ação (criar ou editar) naquele módulo com o administrador, ou marque apenas os papéis das áreas que o seu perfil já permite.

A mesma pessoa pode ser operador de caixa e também vendedor ou operador de produção?

Sim. Os Papéis se acumulam no mesmo cadastro de pessoa. Marque todos os papéis que ela exerce. Ela passa a aparecer em cada tela de cadastro correspondente, sempre como o mesmo registro. Ao marcar também Motorista, surgem os campos de CNH e veículo.

Onde vejo o histórico de um caixa que um operador abriu?

Em Caixas, tela que reúne o detalhe e o histórico de cada caixa aberto, em correção, pendente de aprovação ou aprovado. O próprio operador vê apenas os caixas que ele operou. Quem tem a permissão completa de Caixas vê todos.