Transferências de estoque

Uma transferência de estoque move material de um lugar para outro sem que ele saia ou entre na empresa por compra ou venda. Serve para reorganizar o estoque entre endereços — tirar de um depósito e levar para uma prateleira de separação, por exemplo — ou para passar material de uma empresa da organização para outra.

O ponto mais importante de entender é quando o estoque se mexe: a transferência nasce como rascunho, é transferida (fica aguardando recebimento) e só move o estoque de fato quando é recebida. No recebimento, o sistema gera duas movimentações de estoque para cada produto — uma saída no endereço de origem e uma entrada no endereço de destino. Antes disso, nada na prateleira muda: emitir a transferência não baixa saldo.

Por isso o que acontece aqui reaparece em todo o estoque:

• nos saldos de estoque, a quantidade do produto diminui no endereço de origem e aumenta no de destino quando a transferência é recebida;
• nas movimentações de estoque, cada transferência recebida deixa o par saída/entrada registrado e vinculado a ela;
• o custo médio acompanha o material: o produto chega ao destino carregando o mesmo custo que tinha na origem.

Como acessar

No menu lateral, abra Estoque › Transferências. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para transferências de estoque — peça ao administrador do sistema para liberar em Configurações › Perfis de acesso.

A tela tem permissões separadas para cada ação: criar e editar rascunhos, excluir e receber podem estar liberadas para pessoas diferentes. É comum quem emite a transferência não ser quem recebe no outro ponto — veja O ciclo de uma transferência.

O ciclo de uma transferência

Toda transferência passa por uma sequência de situações (a Situação, mostrada em etiqueta colorida na lista e no topo da transferência):

1. Rascunho — a transferência está sendo montada. Você escolhe os produtos, as quantidades e os endereços. Nada saiu do estoque ainda, e ela pode ser editada ou excluída livremente.

2. Aguardando recebimento — você clicou em Transferir. O sistema confere o saldo e a transferência fica “em trânsito”, esperando alguém confirmar a chegada do material. O estoque ainda não mudou.

3. Recebida — alguém confirmou o recebimento. Agora sim o estoque se move: o material sai do endereço de origem e entra no de destino. Esta é a situação final.

A partir de Aguardando recebimento há dois desvios possíveis:

• Desfazer devolve a transferência para Rascunho — útil quando você percebe que emitiu cedo demais e precisa corrigir os itens.
• Rejeitar marca a transferência como Rejeitada e registra um motivo. Use quando o material não chegou como esperado. A partir daí, Reenviar devolve a transferência para Aguardando recebimento, para uma nova tentativa.

Recebimento automático

A empresa pode estar configurada para receber transferências automaticamente. Nesse caso, ao clicar em Transferir a transferência já entra como Recebida e o estoque se move na hora, sem passar por Aguardando recebimento. Isso é definido no cadastro da empresa, não nesta tela — se as suas transferências internas já saem recebidas, é esse ajuste que está ligado.

A lista de transferências

Ao abrir a tela, você vê as transferências já registradas. Por padrão, a tabela mostra:

• Número — o identificador da transferência, gerado automaticamente ao salvar.
• Situação — a etiqueta do ciclo (Rascunho, Aguardando recebimento, Recebida ou Rejeitada).
• Data — a data e a hora em que a transferência foi criada.
• Criada por — quem montou a transferência.
• Recebida por — quem confirmou o recebimento (vazio enquanto não há recebimento).
• Recebida em — a data e a hora do recebimento.

Quando a organização tem mais de uma empresa, aparecem também as colunas Tipo (Interna ou Interempresas), Empresa origem e Empresa destino. Pelo controle de colunas, você ainda pode exibir Rejeitada por, Rejeitada em, Motivo da rejeição, Observações, Criado em e Atualizado em.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: digite parte do Número da transferência.
• Filtros avançados: refine por Número, Situação (pode marcar mais de uma ao mesmo tempo — por exemplo Aguardando recebimento e Rejeitada juntas), Tipo (Interna ou Interempresas), Data, Observações ou pelas datas de Criado em / Atualizado em.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.

O botão Relatórios monta planilhas a partir do que está na tela. O padrão de busca, filtros, colunas e exportação se repete em todas as listagens e está descrito em Trabalhando com listas e em Relatórios e exportação para Excel.

Criar uma transferência

Clique em Nova transferência. A tela de cadastro tem duas partes: os dados da transferência no topo e a lista de itens logo abaixo.

Os dados da transferência

• Tipo de transferência (obrigatório) — define para onde o material vai:
  • Interna — move material entre endereços da mesma empresa. É o tipo do dia a dia: tirar de um depósito e levar para outro local dentro da empresa.
  • Interempresas — move material para outra empresa da organização. Use quando a mercadoria muda de empresa, e não só de prateleira.
• Empresa origem — a empresa de onde o material sai. Vem preenchida com a empresa em que você está trabalhando e não pode ser alterada; para transferir a partir de outra empresa, troque de empresa no topo do sistema antes.
• Empresa destino — aparece somente quando o Tipo é Interempresas, e aí é obrigatória. Escolha a empresa que vai receber o material; a lista traz as demais empresas da organização (a empresa de origem fica de fora, porque destino e origem precisam ser diferentes).
• Observações — um texto livre para registrar o motivo ou qualquer detalhe da transferência. Opcional, aparece na impressão e pode ser exibido como coluna na lista.

Os itens

Cada linha da grade é um produto que será transferido:

• Produto (obrigatório) — escolha o item pelo código ou pela descrição, vindo do cadastro de produtos. A busca ajuda a localizar pelo saldo disponível.
• Quantidade (obrigatória) — quanto será transferido. Precisa ser maior que zero.
• Origem e Destino — os endereços de onde o material sai e para onde ele vai. Cada item tem os dois, tanto nas transferências internas quanto nas interempresas:
  • Origem lista apenas os endereços em que aquele produto tem saldo físico, além da opção Sem endereço quando há saldo guardado sem local definido — você não consegue tirar material de onde ele não está.
  • Destino é o endereço que vai receber o material. Numa transferência interna, ele precisa ser diferente da origem — não faz sentido tirar e devolver no mesmo lugar, e o sistema recusa origem e destino iguais. Numa transferência interempresas, o destino é o endereço em que o material entra na empresa de destino.

Use o botão de adicionar para incluir mais produtos e o ícone de lixeira para remover uma linha. A transferência precisa ter ao menos um item para ser transferida.

O endereço é onde o produto está, não o que ele é

Na Origem, só aparecem os endereços em que o produto realmente tem saldo. Se o endereço que você espera não está na lista, é sinal de que aquele produto não tem estoque registrado ali. Confira os saldos de estoque do produto por endereço antes de montar a transferência.

Salvar rascunho ou transferir

No rodapé do cadastro há dois caminhos:

• Salvar rascunho — guarda a transferência como Rascunho, sem mexer no estoque. Use quando ainda vai conferir ou completar os itens depois.
• Transferir — emite a transferência. O sistema valida o saldo de cada produto e, se tudo estiver certo, ela passa para Aguardando recebimento (ou direto para Recebida, se o recebimento automático estiver ligado).

Na validação, o sistema confere o saldo físico no endereço de origem de cada item — não o saldo total do produto. Se algum item não tiver saldo suficiente naquele endereço, a transferência não é emitida, e o sistema mostra quais itens faltam, quanto há disponível no endereço e quanto era necessário. Um item sem endereço de origem é conferido contra o saldo sem endereço definido. A exceção é a empresa configurada para permitir estoque negativo: nela a transferência passa mesmo sem saldo, e o saldo pode ficar negativo.

Rascunho recuperado

Se você começar uma transferência, sair sem salvar e voltar a abrir Nova transferência, o sistema pode oferecer recuperar o rascunho que ficou em andamento, para você não perder o que já havia preenchido. Escolha recuperar para continuar de onde parou, ou começar uma nova do zero.

Receber, desfazer, rejeitar e reenviar

Depois que a transferência sai do rascunho, as ações ficam no menu (⋮) da linha na lista — ou nos botões do rodapé quando você abre a transferência. Quais aparecem depende da situação:

• Receber (em Aguardando recebimento) — confirma a chegada do material e efetiva o estoque: baixa do endereço de origem e dá entrada no de destino. É o único passo que move saldo. O sistema pede uma confirmação antes. Nas transferências interempresas, só a empresa destino pode receber — por isso quem recebe costuma estar logado na empresa que vai ficar com o material.
• Desfazer (em Aguardando recebimento) — devolve a transferência para Rascunho para você corrigir os itens. Como o estoque ainda não tinha se movido, nada precisa ser revertido.
• Rejeitar (em Aguardando recebimento) — marca a transferência como Rejeitada. O sistema pede o Motivo da rejeição, que é obrigatório e precisa ter ao menos cinco caracteres; o motivo, a data e quem rejeitou ficam registrados. Como em Receber, nas transferências interempresas apenas a empresa destino pode rejeitar.
• Reenviar (em Rejeitada) — devolve a transferência para Aguardando recebimento e limpa o motivo da rejeição, para uma nova tentativa de recebimento.
• Imprimir — gera o PDF da transferência, disponível a partir de Aguardando recebimento. Em uma transferência aberta, o número também funciona como um atalho para copiar o link e compartilhar com quem precisa recebê-la.

Excluir uma transferência

Só é possível excluir uma transferência em Rascunho, pelo menu de ações (⋮) da linha, em Excluir. Uma confirmação mostra o número e o tipo antes de remover.

Como o rascunho nunca chegou a mover o estoque, excluí-lo não altera saldo nenhum: apenas descarta a transferência que estava sendo montada. Transferências já transferidas, recebidas ou rejeitadas não têm a opção de excluir — elas fazem parte do histórico do estoque. Para tirar uma transferência de circulação antes do recebimento, use Desfazer (volta a rascunho) ou Rejeitar.

Dúvidas frequentes

Não encontro Transferências no menu de Estoque.

A tela exige permissão específica. Se o item Transferências não aparece em Estoque, peça ao administrador para liberar o acesso no seu perfil, em Configurações › Perfis de acesso. As permissões de criar, excluir e receber são separadas: você pode enxergar a tela sem poder receber, por exemplo.

Transferi o material, mas o saldo do produto não mudou.

Isso é esperado. Emitir a transferência (botão Transferir) apenas a coloca em Aguardando recebimento — o estoque só se move quando alguém clica em Receber. Enquanto a situação for Aguardando recebimento, os saldos continuam como antes. Confirme o recebimento para a saída na origem e a entrada no destino acontecerem.

O sistema diz que o saldo é insuficiente ao transferir.

Ao clicar em Transferir, o sistema confere o saldo físico no endereço de origem de cada item — não o saldo total do produto — e mostra os itens que faltam, com a quantidade disponível naquele endereço e a necessária. Por isso um item pode ser reprovado mesmo havendo saldo do produto em outro endereço: o que vale é o saldo do endereço de origem escolhido. Ajuste a quantidade, escolha outro endereço de origem onde haja saldo, ou registre antes a entrada que está faltando. Empresas configuradas para permitir estoque negativo não fazem essa trava.

Por que não consigo editar ou excluir uma transferência?

Editar e excluir só valem para transferências em Rascunho. Depois de Transferir, a transferência fica Aguardando recebimento e deixa de ser editável. Se precisa mudar algo, use Desfazer para voltar ao rascunho (enquanto ela ainda não foi recebida); depois de Recebida, ela é definitiva.

Não aparece a opção Receber em uma transferência interempresas.

Numa transferência interempresas, apenas a empresa destino pode receber ou rejeitar. Se você está logado na empresa de origem, a opção não aparece — troque para a empresa destino no seletor de empresa, no topo do sistema, e a ação fica disponível (desde que seu perfil tenha a permissão de receber).

Recebi uma transferência por engano. Como reverter?

Não há um botão para “desfazer” uma transferência já Recebida — ela é a situação final e o estoque já foi movido. Para corrigir, registre o caminho inverso: uma nova transferência no sentido contrário, ou as movimentações de estoque que reponham os saldos. Assim o histórico continua batendo com o saldo atual.

Qual a diferença entre transferência interna e interempresas?

A interna move material entre endereços da mesma empresa — o estoque continua sendo da empresa, só muda de lugar. A interempresas passa o material para outra empresa da organização: por isso ela exige uma Empresa destino e só essa empresa pode confirmar o recebimento.

As ações de transferência funcionam sem internet?

No navegador, não: cada ação fala com o servidor na hora e, se houver conflito (a transferência já mudou de situação em outro lugar), o sistema avisa e nada é alterado. Já no aplicativo do operador, instalado no celular ou coletor, as ações de receber, rejeitar e reenviar uma transferência funcionam mesmo sem conexão: a ação responde na hora e sincroniza quando a internet volta. Se o servidor recusar a sincronização (porque a transferência já mudou de situação), o aplicativo desfaz a alteração feita offline.