Notas recebidas

A tela de Notas recebidas é onde você registra a entrada das notas fiscais de compra — as NF-e que os seus fornecedores emitem contra a sua empresa. É por aqui que a mercadoria comprada entra no sistema: você confere os itens, os impostos e as condições de pagamento da nota e, ao receber, o Tromso transforma esse documento em movimento real de estoque e de contas a pagar.

Receber uma nota não é só arquivá-la. No momento em que a nota passa para o estado recebida, o sistema:

• dá entrada no estoque de cada item que está vinculado a um produto, calculando o custo de entrada de cada um;
• gera as contas a pagar correspondentes às parcelas informadas na nota (e uma conta a pagar separada para cada custo acessório);
• atualiza o preço de compra dos produtos recebidos, alimentando as próximas análises de custo;
• atualiza os dados fiscais dos produtos (como NCM e origem) com o que veio na nota.

Por isso a tela concentra, num lugar só, o que costuma estar espalhado: o documento fiscal, a conferência de quem comprou, a baixa no estoque e a previsão de pagamento ao fornecedor.

Os estados de uma nota

Toda nota recebida vive em um destes estados. Saber em qual estado a nota está explica quais ações aparecem para ela e o que ainda falta fazer.

Disponível

A nota foi detectada na SEFAZ contra o CNPJ da sua empresa, mas ainda não entrou no sistema. Só os dados de identificação estão visíveis. Importe-a para começar a trabalhar.

Rascunho

A nota já está no sistema e em preenchimento — seja porque você a importou, seja porque a lançou à mão. É o único estado em que se editam itens, valores e pagamentos.

Recebida

A nota foi confirmada. O estoque foi movimentado e as contas a pagar foram geradas. Os campos passam a ser somente leitura; para mudar algo, é preciso desfazer o recebimento.

Ignorada

Uma nota que estava disponível e que você decidiu não trazer para o sistema. Sai da rotina do dia a dia, mas pode ser restaurada a qualquer momento.

Como acessar

No menu lateral, abra Compras › Notas recebidas. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para notas recebidas — peça ao administrador do sistema. A permissão também separa o que cada um pode fazer: visualizar e imprimir, editar e receber, ou excluir.

A lista de notas recebidas

Ao abrir a tela, você vê as notas já cadastradas e as que a SEFAZ disponibilizou. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• Número — o número da NF-e.
• Situação — o estado da nota (Disponível, Rascunho, Recebida ou Ignorada), com cor e ícone próprios.
• Emissão — quando o fornecedor emitiu a nota.
• Fornecedor — quem emitiu a nota. Para notas trazidas da SEFAZ ainda não vinculadas a um cadastro, aparece a razão social que veio no próprio documento.
• Valor total — o valor da nota.

Pelo controle de colunas você pode exibir também a Série, a Entrada, e as datas de criação e atualização do registro. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada nota.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: digite parte da razão social do fornecedor, do CNPJ ou da chave de acesso da nota.
• Filtros avançados: refine por número, série, status, datas de emissão e de entrada, fornecedor e valor — útil, por exemplo, para listar só as notas pendentes de recebimento (status Rascunho) de um fornecedor.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.

O que cada ação faz

O menu de ações de cada linha (ícone de três pontos) muda conforme o estado da nota — o sistema só oferece o que faz sentido naquele momento:

• Disponível: Importar (traz a nota para o sistema), Imprimir DANFE e Ignorar.
• Ignorada: Restaurar (devolve a nota para Disponível).
• Rascunho: Editar, Receber e, para descartar, Excluir (notas lançadas à mão) ou Descartar importação (notas vindas da SEFAZ).
• Recebida: Visualizar e Imprimir DANFE. A nota não é mais editável por aqui.

Nota

Imprimir DANFE só aparece para notas que vieram da distribuição da SEFAZ — é o PDF gerado a partir do XML que o sistema baixou. Notas lançadas à mão não têm DANFE para imprimir.

Trazer notas da SEFAZ

O Tromso consulta a SEFAZ e detecta as NF-e que foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Essas notas entram na lista com o status Disponível, prontas para você decidir o que fazer com cada uma.

1. Clique em Buscar notas, no canto superior direito. O sistema consulta a SEFAZ e traz as notas novas como Disponível.

2. Na nota desejada, abra o menu de ações e clique em Importar. O sistema baixa o XML completo, monta os itens com os dados fiscais do documento (CFOP, NCM, impostos), traz as condições de pagamento e leva a nota para o estado Rascunho.

3. Confira a nota em rascunho — principalmente o vínculo dos itens com os seus produtos — e siga para receber.

Notas que você não vai receber

Recebeu uma nota que não é sua, está duplicada ou não deve dar entrada? Use Ignorar para tirá-la da frente sem perdê-la — ela vai para o estado Ignorada e pode voltar depois com Restaurar.

Lançar uma nota manualmente

Quando a nota não veio pela SEFAZ — uma entrada avulsa, por exemplo — você pode lançá-la à mão.

No menu ao lado de Buscar notas, clique em Nova nota. O primeiro passo é escolher o Fornecedor: assim que você o seleciona, a nota é criada automaticamente como rascunho e você continua o preenchimento na própria tela. Não é preciso clicar em “salvar” a cada campo — as alterações do cabeçalho são gravadas sozinhas enquanto a nota está em rascunho.

Nota

Enquanto o fornecedor não for escolhido, a área de itens fica indisponível: a nota ainda não existe no sistema para receber itens. Selecione o fornecedor primeiro.

Preencher a nota

O preenchimento é dividido em seções recolhíveis. As seções que já têm informação aparecem abertas; abra as demais conforme a necessidade.

Dados da nota

• Fornecedor (obrigatório): quem emitiu a nota. É buscado no cadastro de empresas — o mesmo usado em Compras › Fornecedores. Em uma nota lançada à mão, é o primeiro campo a preencher, porque é ele que cria a nota. Em notas trazidas da SEFAZ cujo emitente ainda não está no seu cadastro, o campo aparece travado, mostrando a razão social e o CNPJ que vieram no XML — o vínculo é resolvido no momento do recebimento (veja abaixo).
• Número da nota e Série da nota: identificam a NF-e. Em notas importadas, já vêm preenchidos pelo XML.
• Data de emissão: a data em que o fornecedor emitiu a nota. Já vem preenchida com a data de hoje em notas novas e com a data do XML em notas importadas.
• Data de entrada: a data em que a mercadoria entrou — é a data que vale para o estoque e para as contas a pagar. Em notas lançadas à mão, vem sugerida com a data de hoje.
• Chave de acesso: a chave de 44 dígitos da NF-e. Em notas importadas, já vem do XML; ao lançar à mão, informe-a antes de receber.
• Endereço de estoque: o local físico onde os itens serão estocados quando a nota for recebida. Já vem sugerido com o endereço padrão da sua empresa; troque se a mercadoria deve entrar em outro endereço.

Obrigatório para salvar x obrigatório para receber

Para deixar a nota guardada como rascunho, basta o fornecedor — você pode parar e voltar depois. Mas para receber a nota, o sistema passa a exigir número, série, chave de acesso e data de entrada, além de pelo menos um item e o acerto dos pagamentos. Se faltar algo, o recebimento é barrado com um aviso apontando o que está pendente.

Itens da nota

A grade de itens é o coração da conferência. Cada linha é um produto da nota, com quantidade, valor unitário, desconto e o valor total calculado em tempo real. Em notas lançadas à mão, você adiciona itens e edita esses valores diretamente na grade; em notas importadas da SEFAZ, quantidade, valor e desconto vêm do XML e ficam protegidos contra edição.

O ponto que mais gera dúvida é o vínculo do item com um produto seu:

• A coluna de código mostra, em destaque, os itens que ainda não estão vinculados a um produto do seu cadastro (marca Novo). Esses itens entraram com o código e a descrição do fornecedor, mas o sistema ainda não sabe a qual dos seus produtos eles correspondem.
• Para vincular, abra o menu do item e use Vincular produto, escolhendo o produto do seu cadastro. O sistema memoriza esse vínculo: na próxima nota do mesmo fornecedor, o item já entra vinculado automaticamente.
• Um item sem vínculo não movimenta estoque ao receber — ele precisa, antes, apontar para um produto (ou ser cadastrado no recebimento; veja a seção Receber a nota).

CFOP convertido automaticamente

Em notas importadas, o CFOP do fornecedor (operação de saída) é convertido para o CFOP de entrada correspondente. Quando isso acontece, o código aparece com um ícone de aviso; ao passar o mouse, o sistema mostra o CFOP original da nota. É um ajuste esperado — a sua entrada usa o CFOP de quem recebe, não o de quem emitiu.

Quando a unidade do fornecedor é diferente da sua

Às vezes o fornecedor fatura em uma unidade (uma caixa, um fardo) e você controla o estoque em outra (unidades avulsas). Use Converter unidade no menu do item para informar quantas unidades de estoque correspondem a uma unidade do fornecedor. A grade passa a mostrar a quantidade e o valor já convertidos para a sua unidade, com um ícone de aviso indicando a conversão, e é a quantidade convertida que entra no estoque.

Impostos do item

Os impostos de cada item (ICMS, ST, IPI, PIS, COFINS e demais) vêm do XML e podem ser consultados em Impostos, no menu do item. Eles são a base do cálculo fiscal da entrada e influenciam o custo com que o produto entra no estoque — impostos que geram crédito para a sua empresa reduzem esse custo.

Custos acessórios

Custos acessórios são despesas ligadas à compra que não estão na NF-e — frete contratado por fora, ajuste de DIFAL, taxas. O que você lança aqui é rateado proporcionalmente no custo dos itens quando a nota é recebida, de modo que o custo de estoque reflita o gasto real da compra. Cada custo acessório também gera uma conta a pagar própria, separada das parcelas da nota.

Pagamentos

Aqui você define como a nota será paga — e é a partir daqui que nascem as contas a pagar do fornecedor. Cada parcela tem valor, vencimento e observações opcionais. Em notas importadas, as parcelas já vêm do XML.

O painel de resumo, à esquerda, soma o subtotal dos itens, os descontos, o frete, o seguro, as outras despesas e os custos acessórios, e mostra o total da nota. Logo abaixo, um indicador compara a soma das parcelas com esse total:

• Valores conferidos — a soma das parcelas bate com o total da nota.
• Falta R$ … — as parcelas somam menos que o total.
• Excesso de R$ … — as parcelas somam mais que o total.

Ajuste as parcelas até o indicador ficar conferido antes de receber.

Nota sem pagamento

Se a nota não gera contas a pagar (uma bonificação, por exemplo), use a opção Sem pagamento. As parcelas são removidas e, ao receber, nenhuma conta a pagar é criada. Em notas importadas, os campos de frete, seguro e outras despesas vêm do XML e não são editáveis.

Impostos, pesos e informações adicionais

Estas seções são apenas para conferência (somente leitura) e só aparecem quando há o que mostrar:

• Impostos: os totais de imposto da nota (apenas os que têm valor) e o total dos produtos e da nota.
• Pesos: o peso líquido e o peso bruto, quando informados na nota.
• Informações adicionais: os textos de informações ao fisco e ao contribuinte, como vieram na NF-e.

Receber a nota

Receber é o passo que confirma a entrada e dispara os efeitos no estoque e no financeiro. Com a nota em rascunho e os dados conferidos, clique em Receber.

Antes de confirmar, o sistema valida o que é obrigatório (número, série, chave, data de entrada, ao menos um item e pagamentos acertados). Se houver itens sem produto vinculado, ele avisa e oferece duas saídas:

• Voltar para vincular os itens manualmente, ou
• Cadastrar e receber, que cria automaticamente os produtos faltantes a partir dos dados da nota e segue com o recebimento.

Ao confirmar, em uma única operação o sistema:

1. Vincula o fornecedor, se a nota veio da SEFAZ sem cadastro correspondente — cria a empresa com o papel de fornecedor a partir do CNPJ e da razão social do XML.

2. Dá entrada no estoque de cada item vinculado, no endereço informado, calculando o custo de entrada (que pode diferir do valor da nota por causa dos créditos de imposto e do rateio dos custos acessórios).

3. Gera as contas a pagar das parcelas e dos custos acessórios.

4. Atualiza o preço de compra e os dados fiscais dos produtos recebidos.

A nota passa para recebida e os campos ficam somente leitura.

De onde vêm os produtos no auto-cadastro

Os produtos criados pelo Cadastrar e receber entram com os dados disponíveis no XML (descrição, NCM, origem) e ficam prontos para uso. Vale revisá-los depois em Produtos para completar grupo, preços e demais informações de cadastro.

Desfazer um recebimento

Recebeu uma nota por engano ou precisa corrigir algo? Com a nota recebida, use Desfazer recebimento. O sistema estorna as movimentações de estoque geradas e cancela as contas a pagar pendentes da nota, devolvendo-a ao estado rascunho para edição.

Cuidado

O recebimento não pode ser desfeito se já houver pagamento realizado vinculado à nota. Nesse caso, estorne primeiro o pagamento no financeiro; só então o sistema permite desfazer o recebimento.

Excluir ou descartar uma nota

O que está disponível depende de como a nota entrou no sistema, e só vale para notas em rascunho — uma nota recebida não pode ser excluída (desfaça o recebimento antes):

• Notas lançadas à mão: use Excluir para remover o rascunho.
• Notas vindas da SEFAZ: não podem ser excluídas, para preservar o histórico do documento. Use Descartar importação — o sistema remove os itens e os dados preenchidos e devolve a nota ao estado Disponível, como se ainda não tivesse sido importada. Ela continua na lista, pronta para ser importada de novo ou ignorada.

Dúvidas frequentes

O botão Receber está desabilitado.

A nota precisa de pelo menos um item com quantidade para ser recebida. Adicione (ou importe) os itens. Se mesmo assim o recebimento for barrado ao clicar, o aviso vai indicar o que falta — geralmente número, série, chave de acesso, data de entrada ou o acerto das parcelas.

Importei uma nota e o fornecedor aparece travado.

Isso acontece quando o emitente da NF-e ainda não está no seu cadastro de empresas. O campo mostra a razão social e o CNPJ do XML, sem deixar editar. Não é um erro: ao receber a nota, o sistema cria o fornecedor automaticamente a partir desses dados.

Um item aparece com a marca Novo.

A marca Novo indica um item que ainda não está vinculado a um produto do seu cadastro. Use Vincular produto no menu do item, ou deixe que o Cadastrar e receber crie o produto no recebimento. Sem vínculo, o item não dá entrada no estoque.

A quantidade e o valor do item estão diferentes da nota.

Provavelmente o item teve a unidade convertida: o fornecedor faturou em uma unidade e você controla o estoque em outra. A grade mostra a quantidade e o valor já convertidos para a sua unidade (com um ícone de aviso), e é essa quantidade que entra no estoque. Passe o mouse sobre o ícone para ver a conversão aplicada.

O CFOP está com um ícone de aviso.

Em notas importadas, o CFOP de saída do fornecedor é convertido para o CFOP de entrada da sua operação. O ícone indica essa conversão; ao passar o mouse, você vê o CFOP original da nota. É o comportamento esperado.

O resumo de pagamentos mostra Falta ou Excesso.

A soma das parcelas não bate com o total da nota. Ajuste os valores ou os vencimentos das parcelas até o indicador mostrar Valores conferidos. Se a nota realmente não gera pagamento, use a opção Sem pagamento.

Não consigo excluir uma nota que veio da SEFAZ.

Notas trazidas da distribuição não podem ser excluídas, para preservar o histórico do documento. Use Descartar importação: o sistema limpa os dados e devolve a nota ao estado Disponível, de onde você pode importá-la de novo ou ignorá-la.

Não consigo desfazer o recebimento.

O recebimento só pode ser desfeito enquanto não houver pagamento realizado vinculado à nota. Estorne primeiro o pagamento no financeiro; depois o sistema libera o Desfazer recebimento, que estorna o estoque e cancela as contas a pagar pendentes.

Recebi a nota. Onde isso aparece no estoque e no financeiro?

A entrada de cada item vinculado aparece no estoque, no endereço informado na nota, com o custo calculado no recebimento. As parcelas viram contas a pagar do fornecedor, e cada custo acessório gera uma conta a pagar própria. O preço de compra dos produtos também é atualizado com os valores da nota.