Controle de inadimplência
O controle de inadimplência evita a emissão de documentos de venda para cliente inadimplente. Quando habilitado, ele verifica os títulos ativos, com saldo e prazo atrasado, do cliente no contas a receber e, conforme o caso, avisa ou bloqueia a operação em orçamentos, pedidos de venda e notas.
Com o cliente inadimplente e sem liberação, o documento ainda não emitido não pode ser emitido. O que fica bloqueado está em O que dispara o bloqueio. Sem títulos vencidos, ou com a liberação dada, o documento segue como sempre.
Quando há um bloqueio, existem dois caminhos. Quem pode liberar libera o documento na hora. Quem não pode solicita a liberação a um gestor, que aprova ou recusa.
Como ativar e configurar
Seção intitulada “Como ativar e configurar”O controle é definido por empresa da organização, não por cliente: a regra vale para todos os documentos daquela empresa.
No menu lateral, abra Configurações › Empresas, edite a empresa e abra a seção Financeiro. O bloco Controle de inadimplência reúne os parâmetros abaixo.
- Habilitar controle de inadimplência (Sim / Não): a chave geral. Em uma empresa recém-cadastrada, vem em Não (padrão): nenhuma emissão é verificada. Em Não, os demais campos deste bloco não aparecem. Ao marcar Sim, a verificação passa a valer, e os campos aparecem e se aplicam.
- Dias de carência após vencimento: a folga, em dias, depois do vencimento antes de o cliente ser considerado inadimplente. Com 0 (padrão), o bloqueio começa no dia seguinte ao vencimento. Com 5, um título vencido há três dias ainda não bloqueia, e o bloqueio começa no sexto dia.
- Antecipação pré-bloqueio: o oposto da carência. Em vez de dar folga, antecipa o bloqueio para alguns dias antes do vencimento. Deixe em branco para não antecipar.
- Gestores de liberação: os usuários que recebem a notificação quando um vendedor pede liberação (veja Solicitar liberação ao gestor). A lista aceita só usuários ativos com a permissão Liberar inadimplência no perfil de acesso. O ícone ao lado do rótulo explica essa regra, e gravar um usuário sem a permissão é recusado.
O que dispara o bloqueio
Seção intitulada “O que dispara o bloqueio”Com o controle habilitado, a verificação vale para orçamentos, pedidos de venda e notas. Ao escolher um cliente com títulos vencidos (já descontada a carência ou somada a antecipação), o documento exibe um aviso de inadimplência e a emissão fica condicionada a uma liberação. O bloqueio vale só para documento ainda não emitido: rascunho e, no pedido, também o que chega do mobile e do catálogo.
O aviso mostra a marca Inadimplente, o valor pendente, quantos títulos estão vencidos e desde quando vence o mais antigo. A ação disponível depende da sua permissão.
Quando o cliente está inadimplente
Seção intitulada “Quando o cliente está inadimplente”Liberar você mesmo
Seção intitulada “Liberar você mesmo”Se você pode liberar o documento (veja Permissões), o aviso traz o botão Liberar inadimplência.
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No aviso de inadimplência do documento, clique em Liberar inadimplência.
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No diálogo Liberar inadimplência, informe o Motivo (opcional): uma nota curta sobre por que a venda é liberada mesmo com o cliente devendo.
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Clique em Confirmar liberação. O aviso passa ao estado Liberado e a emissão fica desbloqueada.
Solicitar liberação ao gestor
Seção intitulada “Solicitar liberação ao gestor”Se você não pode liberar, mas pode solicitar, o aviso traz o botão Solicitar liberação. A solicitação vai para um gestor, que decide.
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Clique em Solicitar liberação.
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No diálogo, escreva o Motivo da solicitação. Ele é obrigatório e precisa ter ao menos dez caracteres.
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Clique em Enviar solicitação. O aviso passa a Aguardando aprovação.
O gestor é avisado em tempo real, no sino de notificações do topo da tela, sem precisar recarregar a página. Se o documento ainda não tem número de registro, a solicitação o salva antes de ser enviada.
O gestor decide pelo sino de notificações ou pelo próprio documento, com duas ações:
- Aprovar: a liberação passa a valer e o vendedor pode emitir. O diálogo de confirmação avisa que o vendedor será notificado.
- Rejeitar: exige um Motivo da rejeição (também com ao menos dez caracteres). O vendedor é notificado da recusa e da justificativa.
Para analisar antes de decidir, abra o documento e confira as seções travadas, que mostram o que o vendedor quer vender. Se alguma estiver recolhida, abra-a para ler o conteúdo. Isso vale também para o pedido que chegou do mobile ou do catálogo.
Os estados do aviso
Seção intitulada “Os estados do aviso”O aviso muda de cor e de conteúdo conforme a situação. A faixa fica vermelha no bloqueio, violeta enquanto espera o gestor e verde quando a liberação está ativa.
A linha na base da faixa segue o mesmo estado: fica cheia e parada no bloqueio, é percorrida por um brilho enquanto a solicitação aguarda o gestor e se completa de uma ponta à outra quando a liberação é aprovada. Com a redução de movimento ativa no computador, a faixa mantém as cores e não anima. Nesse caso, o brilho de espera não aparece.
- Inadimplente, sem liberação: estado de bloqueio. Mostra o resumo da dívida e o botão de ação do seu perfil (Liberar inadimplência ou Solicitar liberação).
- Aguardando aprovação: a solicitação foi enviada e espera a decisão do gestor. O vendedor vê Solicitação enviada ao gestor.
- Liberado: há uma liberação ativa para o documento. O aviso mostra Liberado e por quem foi aprovada (e, quando houve pedido, quem solicitou). O estado permanece visível depois de a emissão ser desbloqueada, como registro de que a venda foi autorizada.
A liberação vale por documento e uma única vez
Seção intitulada “A liberação vale por documento e uma única vez”Cada liberação fica amarrada ao documento em que foi concedida e é consumida na emissão dele. A liberação de um pedido não vale para os demais documentos do cliente, pois cada orçamento, pedido ou nota tem a sua própria liberação.
Quando a inadimplência não é verificada
Seção intitulada “Quando a inadimplência não é verificada”Mesmo com o controle habilitado e o cliente devendo, a verificação não se aplica quando:
- a nota não gera financeiro, como remessa ou bonificação, pois não cria contas a receber.
- a nota está marcada como sem pagamento.
- a nota foi gerada a partir de um pedido de venda: o financeiro já foi resolvido no pedido, e cobrar de novo na nota seria duplicidade.
- o documento está em um status posterior (emitido, faturado, convertido ou cancelado): o aviso não aparece e as seções não ficam bloqueadas.
Permissões
Seção intitulada “Permissões”Quem vê cada botão depende do perfil de acesso e de estar em Gestores de liberação:
- Liberar inadimplência: libera a venda na hora, mas só em documento que você criou e, quando há vendedor, em que o vendedor é você.
- Solicitar liberação: permite pedir a um gestor que autorize.
Os gestores de liberação liberam qualquer documento e decidem qualquer solicitação (Aprovar e Rejeitar). Quem tem Liberar inadimplência e não está na lista decide só a solicitação que abriu no próprio documento.
Quem não tem nenhuma das duas vê o aviso de inadimplência apenas como informação, sem ação disponível. Ajuste isso em Configurações › Perfis de acesso.
Dúvidas frequentes
Seção intitulada “Dúvidas frequentes”Por que os campos de carência, antecipação e gestores não aparecem na seção Financeiro?
Esses campos aparecem somente quando Habilitar controle de inadimplência está em Sim (veja Como ativar e configurar).
Por que o documento não é bloqueado com o controle habilitado?
Confira três pontos: o cliente tem títulos vencidos no contas a receber, os títulos já passaram da carência (ou entraram na janela da antecipação) e o documento ainda não foi emitido. Ele está em rascunho ou, no pedido, em mobile ou catálogo. Em status posteriores, o aviso não aparece.
A carência e a antecipação podem ser configuradas juntas?
Não. Ao informar um dos dois, o outro fica Inativo (veja Como ativar e configurar).
O cliente está devendo, mas nenhum aviso aparece no pedido.
Verifique se o controle de inadimplência está habilitado na seção Financeiro da empresa (em Configurações › Empresas) e se há um cliente selecionado no documento. Sem cliente, não há o que verificar.
Por que o aviso continua aparecendo depois da liberação?
É o esperado: o aviso fica verde, no estado Liberado, e não bloqueia mais a emissão.
Por que as seções estão travadas?
O cliente está inadimplente e o documento ainda não tem liberação. O que fica bloqueado está em O que dispara o bloqueio. Se você tem a permissão, libere o documento (Liberar você mesmo). Se não tem, solicite a liberação (Solicitar liberação ao gestor).
Ao desfazer a emissão de um documento liberado, é preciso liberar de novo?
Não. Ao desfazer a emissão, a liberação é devolvida ao documento: você reemite sem nova autorização.
O que fazer se a solicitação de liberação não tiver resposta?
A solicitação fica Aguardando aprovação de um gestor. Os gestores de liberação recebem o aviso no sino de notificações. Se nenhum gestor responde, confirme com o responsável quem está cadastrado em Gestores de liberação.
Quem recebe e aprova as solicitações de liberação?
Os usuários cadastrados em Gestores de liberação, na seção Financeiro da empresa (Configurações › Empresas), recebem o pedido no sino de notificações. Quem decide, e de onde, está em Solicitar liberação ao gestor e em Permissões.
Por que um usuário não pode ser cadastrado em Gestores de liberação?
Marque a permissão Liberar inadimplência no perfil de acesso do usuário (Configurações › Perfis de acesso) e, depois, inclua-o na lista.
Por que uma nota de remessa não passou pela verificação de inadimplência?
Correto: a nota se enquadra em um dos casos em que a verificação não se aplica (veja Quando a inadimplência não é verificada).