Reservas de estoque
A tela de Reservas de estoque mostra o quanto do seu estoque está comprometido — prometido para uma venda ou uma retirada que ainda não foi faturada. Cada linha é uma reserva: um compromisso que separa uma quantidade de um produto para um documento de origem (um pedido de venda, uma nota emitida ou um pedido de retirada), sem ainda tirar o produto do estoque.
A reserva é uma camada sobre o saldo, não uma movimentação. O produto segue fisicamente guardado; o que muda é que aquela quantidade deixa de estar disponível para outra finalidade, porque já está prometida. Por isso a reserva não aparece na lista de movimentações — ela ainda não entrou nem saiu do estoque, é um compromisso que vira saída apenas quando o documento é faturado.
Para entender a reserva, vale lembrar os três números de cada produto, que aparecem na tela de Saldos de estoque: o físico (o que está guardado), o reservado (a soma de tudo que está comprometido, que esta tela detalha) e o disponível, que é o físico menos o reservado — o que resta de fato livre para vender, separar ou transferir. Ao ser criada, uma reserva aumenta o reservado e diminui o disponível, sem mexer no físico; ao ser concluída, no faturamento, ela passa a sair do estoque de fato.
Como acessar
Seção intitulada “Como acessar”No menu lateral, abra Estoque › Reservas. O item pode não aparecer por dois motivos. O primeiro é permissão: seu perfil de acesso ainda não tem acesso a reservas de estoque — peça ao administrador do sistema para liberar em Configurações › Perfis de acesso. O segundo é a configuração da empresa: quando a empresa permite estoque negativo, o módulo de reservas fica desabilitado (sem controle efetivo de saldo, não há o que reservar), e abrir a tela leva a um aviso de funcionalidade desabilitada. Para usar reservas, desative Permite estoque negativo em Configurações › Empresas, na seção Estoque.
A lista de reservas
Seção intitulada “A lista de reservas”Ao abrir a tela, você vê uma linha por reserva. Por padrão, a tabela mostra:
- Produto — o código e a descrição do produto reservado, vindo do cadastro de produtos.
- Quantidade — quanto do produto está comprometido por aquela reserva.
- Situação — o estado da reserva, numa etiqueta colorida: Ativa (compromisso em vigor), Concluída (a reserva virou faturamento e baixou o estoque) ou Cancelada (o compromisso foi desfeito).
- Origem — o tipo de documento que gerou a reserva: Pedido de venda, Nota emitida ou Pedido de retirada. Cada reserva tem uma única origem.
- Criado em — quando a reserva foi criada (veja O que é aging e por que uma reserva fica amarela).
O que é aging e por que uma reserva fica amarela
Seção intitulada “O que é aging e por que uma reserva fica amarela”O aging é o tempo que uma reserva ativa está em aberto — quantos dias se passaram desde a sua criação. Ele aparece na coluna Criado em: quando uma reserva ativa está aberta há mais de 30 dias, a data fica destacada em amarelo e a linha mostra quantos dias em aberto ela tem.
O destaque é um alerta, não um erro. Uma reserva parada há muito tempo indica que o documento que a gerou não andou — o pedido de venda não foi faturado, a nota não foi transmitida ou o pedido de retirada não foi concluído. Ao ver uma reserva envelhecida, abra o detalhe e clique no documento de origem para entender o que está segurando aquela mercadoria.
Buscar, filtrar e exportar
Seção intitulada “Buscar, filtrar e exportar”- Busca rápida: digite parte do código ou da descrição do produto.
- Filtros avançados: refine por Produto (escolhendo um item da lista), Cliente (o cliente do documento de origem), Situação (Ativa, Concluída ou Cancelada) ou pela data de Criado em.
- Ordenação: clique no título de Quantidade, Situação ou Criado em para ordenar por essa coluna.
O botão Exportar CSV baixa um arquivo reservas-estoque.csv com as reservas
exibidas — ou seja, com os mesmos filtros e a mesma busca aplicados na tela. O
arquivo é gerado pelo servidor, já vem pronto e abre direto em planilhas. O
botão Relatórios monta relatórios personalizados a partir dos dados da
reserva. O padrão de busca, filtros, colunas e exportação se repete em todas as
listagens e está descrito em Trabalhando com
listas e em Relatórios e exportação para
Excel.
Ver os detalhes de uma reserva
Seção intitulada “Ver os detalhes de uma reserva”No início de cada linha, clique no botão de detalhes (ícone de olho) para abrir a janela Detalhe da reserva. Ela reúne o que o sistema sabe sobre aquela reserva:
- Produto — o código e a descrição do produto.
- Quantidade reservada — quanto do produto está comprometido.
- Situação — o estado atual, na mesma etiqueta colorida da lista.
- Documento de origem — o documento que gerou a reserva, como um link. Clique para abrir o pedido de venda, a nota emitida ou o pedido de retirada correspondente.
- Motivo do cancelamento — aparece apenas em reservas canceladas manualmente, com o texto informado no cancelamento.
Mais abaixo fica a trilha de eventos, a história da reserva em ordem cronológica:
- Reserva criada — quando a reserva nasceu e a partir de qual documento.
- Destino re-apontado — quando a reserva foi transferida de um documento para outro (por exemplo, de um pedido de retirada para a venda gerada a partir dele).
- Quantidade ajustada — quando o tamanho da reserva mudou, mostrando o valor anterior e o novo.
- Reserva concluída (faturada) — quando a reserva virou faturamento e o estoque foi baixado.
- Reserva cancelada — quando o compromisso foi desfeito.
- Reserva reaberta — quando uma reserva concluída voltou a ficar ativa, por exemplo ao desfazer um faturamento.
De onde vem cada reserva (e por que não dá para criar aqui)
Seção intitulada “De onde vem cada reserva (e por que não dá para criar aqui)”Esta tela não tem os botões de nova, editar ou excluir que você encontra nos cadastros. Isso é proposital: a reserva é o reflexo dos documentos de venda e de retirada, não um cadastro independente. Cada reserva nasce de um documento e segue o seu ciclo de vida:
- uma reserva é criada quando o documento de origem é emitido — um pedido de venda emitido, uma nota emitida ou um pedido de retirada;
- a reserva é concluída quando o documento é faturado — nesse momento a quantidade deixa de ser apenas comprometida e passa a sair do estoque de fato, como uma movimentação;
- a reserva é cancelada quando o documento de origem é cancelado (ou desfazido), liberando o que estava comprometido.
Por isso, para criar ou mudar uma reserva você age no documento que a gerou, e não aqui. O único vínculo desta tela com o histórico de entradas e saídas é o atalho Ver reservas que aparece na lista de movimentações: ao filtrar um produto lá, um aviso mostra o total reservado e leva direto para esta tela, já filtrada pelo mesmo produto, onde cada reserva que compõe aquele total pode ser examinada.
Cancelar uma reserva manualmente (somente reserva órfã)
Seção intitulada “Cancelar uma reserva manualmente (somente reserva órfã)”A maior parte das reservas não pode ser cancelada por aqui, porque segue o documento que a gerou. Para liberar o estoque de uma reserva ativa, o caminho é cancelar ou desfazer o documento de origem — o pedido, a nota ou a retirada — e a reserva é liberada automaticamente pelo sistema.
Há uma exceção: a reserva órfã. É uma reserva ativa cujo documento de origem não existe mais ou está encerrado (foi excluído, está cancelado ou em estado final). Como não há mais um documento vivo para desfazer, a única forma de liberar o estoque é cancelar a reserva nesta tela.
Para cancelar uma reserva órfã, abra o detalhe da reserva e clique em Cancelar reserva. O sistema pede um motivo (obrigatório, com até 500 caracteres), porque o cancelamento libera o estoque comprometido e não pode ser desfeito. Descreva por que a reserva está sendo cancelada e confirme em Cancelar reserva.
O cancelamento manual exige permissão própria. Se o botão não aparece em uma reserva órfã que você espera poder cancelar, confira com o administrador se o seu perfil tem a permissão de cancelar reservas, em Configurações › Perfis de acesso.
Dúvidas frequentes
Seção intitulada “Dúvidas frequentes”Não encontro Reservas no menu de Estoque.
Há duas causas. A primeira é permissão: se o item Reservas não aparece em Estoque, peça ao administrador para liberar o acesso no seu perfil, em Configurações › Perfis de acesso. A segunda é a empresa permitir estoque negativo — nesse caso o módulo de reservas fica desabilitado de propósito (sem controle efetivo de saldo não há o que reservar) e abrir a tela leva a um aviso de funcionalidade desabilitada. Desative Permite estoque negativo em Configurações › Empresas, seção Estoque, para reativar as reservas.
Por que a reserva não aparece na lista de Movimentações?
Porque a reserva ainda não é uma movimentação. A lista de movimentações registra o que efetivamente entrou ou saiu do estoque; a reserva é um compromisso que separa uma quantidade para um documento, sem mexer no saldo. Ela só vira saída no estoque quando o documento é faturado — nesse momento passa a constar como movimentação e a reserva é concluída.
Uma reserva está com a data amarela e 'dias em aberto'. O que isso significa?
É o aging: a reserva está ativa há mais de 30 dias. Não é um erro, é um alerta de que o documento que a gerou pode estar parado — um pedido que não foi faturado, uma nota que não foi transmitida ou uma retirada que não foi concluída. Abra o detalhe da reserva, clique no documento de origem e veja em que ponto ele parou.
Por que não consigo cancelar uma reserva ativa?
Se a reserva pertence a um documento de origem ainda ativo, ela não pode ser cancelada por aqui — o detalhe mostra o aviso “Esta reserva pertence a um documento de origem ativo…”. Para liberar o estoque, cancele ou desfaça o documento de origem (o pedido, a nota ou a retirada) e a reserva é liberada automaticamente. Somente reservas órfãs, sem documento vivo, podem ser canceladas nesta tela.
O botão Cancelar reserva não aparece no detalhe.
Isso pode ter duas causas. Se a reserva é de um documento ativo, o botão é ocultado de propósito (veja a pergunta anterior). Se a reserva é órfã e ainda assim o botão não aparece, falta ao seu perfil a permissão de cancelar reservas — peça ao administrador para liberá-la em Configurações › Perfis de acesso.
Qual a diferença entre reserva e saldo disponível?
O saldo disponível de um produto é o que sobra de fato livre: o estoque físico menos o reservado. A reserva aumenta o reservado e diminui o disponível, sem mexer no físico — o produto continua guardado, apenas deixa de estar disponível. Quando a reserva é concluída, no faturamento, ela vira saída e o físico também cai.
A reserva foi criada por uma venda ou por uma retirada?
A coluna Origem diz qual documento gerou a reserva: Pedido de venda, Nota emitida ou Pedido de retirada. Cada reserva tem uma única origem. Para ver o documento completo, abra o detalhe da reserva e clique no link do documento de origem.