Pedidos de retirada

A tela de Pedidos de retirada é onde você registra a chegada dos garrafões devolvidos pelo cliente — quantos chegaram, se vieram limpos, se algum chegou com defeito, quantos garrafões novos foram entregues no lugar e o que mais saiu na mesma viagem. É o documento que liga o conferente que recebeu a carga ao pedido de venda que cobra o enchimento e os garrafões novos.

O pedido de retirada conecta a operação ao resto do sistema:

• a contagem de garrafões chegados é a base do que será cobrado quando o pedido virar pedido de venda — o sistema separa, dessa contagem, os que foram trocados por garrafão novo e os que entram como enchimento;
• os itens de inconformidade registram quantos garrafões voltaram com cada motivo (rachado, tampa quebrada, etc.), alimentando os relatórios que mostram onde os defeitos se concentram. Os motivos válidos vêm do cadastro de Inconformidades;
• os produtos adicionais (água, copos, acessórios vendidos junto) entram como itens próprios no pedido de venda gerado pela conversão, com o valor unitário da tabela de preços do produto;
• a foto da carga registra a evidência visual do que chegou — útil em conferência posterior e em disputa com o cliente;
• ao converter em pedido de venda, o sistema gera o pedido com os itens apropriados (enchimento, garrafão novo e produtos adicionais), conclui a retirada e amarra os dois documentos para navegação direta entre eles. O acompanhamento do pedido gerado é igual ao dos demais — veja Pedidos de venda.

Pedido de retirada bem feito vira pedido de venda correto, contagem de garrafões coerente e relatório de inconformidade útil. Esta página explica como operar a tela do começo ao fim.

Como acessar

No menu lateral, abra Vendas › Pedidos de retirada. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso não tem permissão para retiradas — peça ao administrador do sistema. As ações específicas (criar, editar, autorizar, concluir, cancelar, excluir) também são controladas por permissão e podem ficar indisponíveis mesmo para quem vê a tela.

Ciclo de vida do pedido

Cada pedido de retirada passa por estados bem definidos. O estado decide o que você pode fazer com ele e como ele aparece nas listas.

• Rascunho — o pedido está sendo digitado e é editável. Pode ser salvo parcialmente e retomado depois. O sistema mantém também um auto-save local no navegador enquanto você preenche.
• Emitido — o pedido foi conferido e emitido pelo operador. Sai do modo de edição e passa a aguardar autorização.
• Autorizado — um responsável autorizou a retirada. A partir daqui o pedido está liberado para conclusão e para gerar o pedido de venda.
• Concluído — o pedido foi finalizado. Quando a conclusão veio pela conversão em pedido de venda, o pedido de retirada fica amarrado ao pedido gerado e os dois cabeçalhos passam a linkar um para o outro.
• Cancelado — o pedido foi cancelado depois de emitido ou autorizado. Fica registrado no histórico, mas não vira pedido de venda.

A passagem de um estado a outro é o que muda o conjunto de botões do pedido — salvar rascunho, emitir, autorizar, concluir, cancelar, converter em pedido de venda — e o que aparece no menu de ações da linha na lista.

A lista de pedidos

Ao abrir a tela, você vê os pedidos da sua empresa. As colunas exibidas por padrão concentram o que mais ajuda a localizar uma retirada:

• Número — número sequencial do pedido de retirada na empresa.
• Status — badge colorido com o estado atual (Rascunho, Emitido, Autorizado, Concluído, Cancelado).
• Cliente — o nome fantasia, ou a razão social quando não houver fantasia.
• Conferente — a pessoa que recebeu a carga e está respondendo pela conferência.
• Garrafões chegados — a quantidade total de garrafões que voltou nessa retirada.
• Data emissão — a data em que o pedido foi emitido.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Garrafões novos, Garrafões limpos, Chegada em horário comercial, Observações e as datas de Criado em / Atualizado em. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada pedido.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: digite parte do número, do cliente ou do conteúdo das observações.
• Filtros avançados: refine por número, status, cliente, conferente, data de emissão, faixas de quantidade de garrafões e observações. Útil, por exemplo, para listar todas as retiradas autorizadas do mês ou todas as retiradas de um conferente específico.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela (Número, Status, Data emissão e os campos de auditoria).
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento. Veja Relatórios a partir das tabelas para detalhes de como salvar uma visualização.

Ações em um pedido

No menu de ações (ícone de três pontos no início da linha) você acessa o que faz sentido para o estado atual do pedido:

• Abrir — visualiza o pedido em emitidos, autorizados, concluídos ou cancelados, para conferência.
• Editar — abre o pedido para edição. Disponível apenas em Rascunho.
• Autorizar — autoriza a retirada. Disponível apenas em Emitido.
• Concluir — conclui a retirada. Disponível apenas em Autorizado.
• Imprimir — gera a impressão (PDF) do pedido de retirada. Disponível em Emitido, Autorizado e Concluído.
• Cancelar — cancela um pedido emitido ou autorizado. Requer permissão de exclusão.
• Excluir — remove definitivamente o pedido. Disponível apenas em Rascunho.

Para gerar o pedido de venda a partir da retirada, abra o pedido — o botão Converter em pedido de venda fica no rodapé do formulário, não no menu da lista. Veja Converter em pedido de venda.

Criar um pedido

Clique em Novo pedido, no canto superior direito. O pedido abre em uma página dividida em seções recolhíveis — expanda cada uma conforme avança no preenchimento. Para salvar o rascunho, basta ter cliente e conferente preenchidos; para emitir, também é preciso informar a contagem de garrafões chegados, se vieram limpos e se a chegada foi em horário comercial.

Dados do pedido

• Conferente (obrigatório): a pessoa que recebeu a carga. A lista oferece os cadastros ativos com o papel Conferente. Se o conferente não aparecer, confirme que ele está ativo e que o papel Conferente está marcado no cadastro dele. A gestão desse cadastro vive em Logística › Conferentes — a página dessa tela está sendo documentada em paralelo.
• Cliente (obrigatório): o cliente que devolveu os garrafões. A lista oferece os cadastros com o papel Cliente — fornecedores e transportadoras que não sejam também clientes não aparecem aqui. Você pode cadastrar um cliente novo sem sair da tela. Detalhes do cadastro em Clientes.
• Quantidade de garrafões chegados (obrigatório para emitir): número total de garrafões que voltou nessa retirada. Aceita apenas inteiros positivos. Essa contagem é a base do que será cobrado quando o pedido virar pedido de venda — separa a parte de enchimento da parte de garrafão novo (veja Converter em pedido de venda).
• Quantidade de garrafões novos: quantos garrafões novos foram entregues ao cliente para repor os que voltaram. Aceita inteiros a partir de zero — quando não há entrega de novos, deixe em 0. Essa quantidade vai virar um item próprio de garrafão novo no pedido de venda gerado, com o preço do produto cadastrado para esse fim.
• Garrafões limpos (obrigatório para emitir): Sim ou Não. Informa se os garrafões devolvidos vieram limpos — informação operacional para a higienização e para a estatística de retorno.
• Chegada em horário comercial (obrigatório para emitir): Sim ou Não. Marca se a entrega aconteceu dentro do horário comercial — útil para acompanhar entregas fora de horário e o esforço extra que elas demandam do conferente.

A diferença entre chegados e novos é o que vira enchimento

O sistema usa Garrafões chegados − Garrafões novos como a quantidade de enchimento a cobrar no pedido de venda. Se chegaram 50 garrafões e 10 foram trocados por novos, o pedido de venda gerado terá 40 enchimentos e 10 garrafões novos. Por isso, mesmo quando o cliente não pega garrafão novo, deixar Garrafões novos em 0 é importante — não é campo opcional, é a informação que separa as duas partes da cobrança.

Itens do pedido

A seção de itens reúne duas grades independentes: a de inconformidades, que registra defeitos por motivo, e a de produtos adicionais, que registra o que mais saiu junto na mesma viagem.

Inconformidades

Use a grade Itens de inconformidade para registrar quantos garrafões voltaram com cada defeito. Cada linha tem:

• Motivo — seletor de motivo de inconformidade. A lista oferece apenas motivos ativos cadastrados em Inconformidades. Padronize a lista no cadastro para que os relatórios de inconformidade agreguem corretamente — dois motivos com sentido próximo, mas grafia diferente, aparecem como linhas separadas.
• Quantidade — quantos garrafões vieram com aquele motivo. Aceita apenas inteiros positivos.

Use Adicionar (canto superior direito da grade) para incluir mais linhas e o ícone de lixeira para remover, com confirmação. Linhas começadas em branco (sem motivo) podem ser descartadas pela exclusão.

A soma das inconformidades é checada contra os garrafões chegados

O sistema valida que a soma das quantidades de todas as linhas de inconformidade não pode passar da quantidade de garrafões chegados. Se ultrapassar, a tela mostra a mensagem indicando o total tentado e o limite, e o pedido não emite até você ajustar — o defeito de um garrafão é contado uma vez, não em duas categorias.

Produtos adicionais

Use a grade Produtos adicionais para registrar o que mais saiu junto da retirada — uma água gaseificada, copos descartáveis, suportes, qualquer item de venda comum que tenha ido na mesma viagem. Cada linha tem:

• Produto — seletor de produto. Digite parte do código ou da descrição; a lista oferece os produtos cadastrados. Ao selecionar, o sistema preenche o valor unitário com o preço do produto. O cadastro de produtos é detalhado em Produtos.
• Quantidade — quantidade vendida do produto.
• Valor total — calculado a partir de Quantidade × Valor unitário e atualizado automaticamente enquanto você digita. Não é editável diretamente — para mudar o total, ajuste a quantidade ou volte ao cadastro do produto para mudar o preço.

Use Adicionar para incluir mais linhas e o ícone de lixeira para remover, com confirmação. Produtos adicionais entram como itens próprios no pedido de venda gerado pela conversão.

Foto da carga

A seção Foto da carga registra a evidência visual do que chegou — útil em conferência posterior e em disputa com o cliente.

• A foto só pode ser enviada depois que o pedido foi salvo (a primeira vez como rascunho). Antes disso, a seção mostra o aviso Salve o pedido para adicionar foto da carga.
• O upload aceita JPEG, PNG ou WebP com no máximo 10 MB. Arquivos fora desses formatos ou maiores que esse limite são rejeitados com a mensagem correspondente.
• A imagem é processada e armazenada pelo sistema. Substituir é só enviar outro arquivo; o botão de remover apaga a foto associada ao pedido.

Observações

Campo de texto livre, até dois mil caracteres, para anotações sobre esta retirada — combinados com o conferente, peculiaridades da carga, condições especiais. Aparecem na impressão do pedido e ficam consultáveis na lista.

Salvar rascunho ou emitir

No rodapé fixo da tela, dois botões controlam a gravação enquanto o pedido está em Rascunho:

• Salvar rascunho — grava o pedido com status Rascunho. É a única gravação permitida quando o pedido ainda não tem todos os campos obrigatórios para emissão. Você pode salvar a qualquer momento desde que cliente e conferente estejam preenchidos — o rascunho fica salvo no servidor e na sua máquina (auto-save local). Da próxima vez que abrir Novo pedido, o sistema oferece continuar de onde parou ou descartar.
• Emitir — valida o pedido por completo e o leva ao estado Emitido. Aqui o sistema confere o conferente, o cliente, a quantidade de garrafões chegados, se Garrafões limpos e Chegada em horário comercial foram informados e se a soma das inconformidades não passa dos chegados. Quando faltar algo, a mensagem indica exatamente o campo e o problema.

Logo após a emissão, o sistema mostra um diálogo de sucesso com o número do pedido recém-gerado e o botão Fechar — confirme para continuar trabalhando no pedido já emitido.

Autorizar

Com o pedido em Emitido, o botão Autorizar fica disponível no rodapé (e no menu de ações da lista). Ao clicar, o sistema pede confirmação mostrando o número e o cliente da retirada e o aviso Após autorizado, o pedido poderá ser concluído. Confirme para mudar o estado para Autorizado.

A autorização é o passo em que um responsável valida que aquela retirada está pronta para virar pedido de venda — é o gate operacional entre “recebi a carga” e “vou cobrar”.

Concluir

Com o pedido em Autorizado, o botão Concluir fica disponível no rodapé (e no menu de ações da lista). Ao clicar, o sistema pede confirmação mostrando o número e o cliente e o aviso de que a ação finaliza o pedido de retirada. Confirme para mudar o estado para Concluído.

A conclusão direta apenas finaliza o pedido de retirada — não gera pedido de venda. Para gerar pedido de venda e concluir em um só passo, use Converter em pedido de venda (próxima seção).

Converter em pedido de venda

O botão Converter em pedido de venda fica no rodapé do formulário em pedidos Emitidos e Autorizados que ainda não foram convertidos. Ao clicar, o sistema gera um pedido de venda a partir da retirada, vincula os dois documentos e conclui a retirada — tudo numa única operação.

O pedido de venda gerado é montado assim:

• Para cada linha de Produtos adicionais, um item próprio com o produto, a quantidade e o valor unitário registrados na grade.
• Um item de enchimento com quantidade igual a Garrafões chegados − Garrafões novos, usando o produto de enchimento configurado no cadastro da empresa e o preço atual desse produto. Se a diferença for 0 (ou negativa), esse item não é gerado.
• Um item de garrafão novo com quantidade igual a Garrafões novos, usando o produto de garrafão novo configurado no cadastro da empresa e o preço atual desse produto. Se Garrafões novos for 0, esse item não é gerado.

O pedido de venda gerado nasce sem pagamento (não cria contas a receber de imediato) e com a observação Convertido do pedido de retirada N. A partir dali, o ciclo segue o do Pedidos de venda — você pode editar pagamentos, faturar, imprimir e tudo o que se faz por lá.

Depois da conversão, o cabeçalho do pedido de retirada passa a exibir o badge Pedido de venda N ao lado do número — clique nele para abrir o pedido gerado. Do outro lado, o pedido de venda gerado tem a observação apontando para qual retirada o originou. Os dois documentos ficam amarrados.

O produto de enchimento e o de garrafão novo são configurados na empresa

A conversão depende de dois produtos configurados no cadastro da empresa: o produto de enchimento e o produto de garrafão novo. Se a sua empresa ainda não tem esses produtos definidos, o sistema interrompe a conversão com a mensagem Não há itens para gerar o pedido de venda. Configure os produtos de enchimento e garrafão novo na empresa. A configuração mora na futura página do cadastro da empresa — peça ao administrador para apontar os produtos e tente de novo.

Cada retirada vira pedido de venda uma única vez. Se o pedido já foi convertido, o botão Converter em pedido de venda some do rodapé e a tentativa pelo serviço retorna a mensagem Este pedido de retirada já foi convertido em pedido de venda.

Cancelar

Em Emitido e em Autorizado, o botão Cancelar fica disponível no rodapé (e no menu de ações da lista). Ao clicar, o sistema pede confirmação mostrando os dados do pedido e o aviso de que a ação não pode ser desfeita. Confirme para mudar o estado para Cancelado.

Cancelado significa que a retirada não vai mais virar pedido de venda — o documento fica no histórico, marcado, e continua aparecendo nos relatórios e nas consultas, mas não conta como retirada pendente nem gera cobrança.

Cancelar é diferente de excluir: cancelar preserva o pedido no histórico; excluir remove definitivamente. Quando em dúvida, prefira cancelar.

Excluir

A exclusão definitiva está disponível apenas para pedidos em Rascunho — pedidos já emitidos não podem ser excluídos, use Cancelar. No menu de ações da linha, escolha Excluir e confirme.

Cuidado

A exclusão é definitiva e remove o pedido do histórico. Para pedidos já emitidos, use Cancelar em vez de excluir — o registro fica preservado para auditoria e consultas posteriores.

Imprimir

A impressão em PDF está disponível para pedidos em Emitido, Autorizado e Concluído — pelo menu de ações da linha na lista, ou pelo botão Imprimir no rodapé do formulário. O PDF traz cliente, conferente, contagem de garrafões, inconformidades, produtos adicionais e observações.

Dúvidas frequentes

O botão Emitir está pedindo Garrafões limpos e Chegada em horário comercial, mas para salvar rascunho não pedia.

É esperado. Salvar rascunho só exige cliente e conferente — permite gravar o trabalho a qualquer momento. Emitir exige também quantidade de garrafões chegados, Garrafões limpos e Chegada em horário comercial, porque esses três campos compõem a conferência de recebimento e não podem ficar em branco quando o pedido sai do rascunho.

O conferente que eu quero não aparece na busca.

A lista mostra apenas pessoas ativas com o papel Conferente. Se o conferente não aparece, confirme no cadastro dele que está ativo e que o papel Conferente está marcado — a gestão desse cadastro fica em Logística › Conferentes.

A soma das inconformidades está sendo rejeitada.

O sistema valida que a soma das quantidades das linhas de inconformidade não pode passar da quantidade de Garrafões chegados. Confira o total da grade contra o total chegado — o defeito de um garrafão é contado uma vez, não em duas categorias. Ajuste a quantidade das linhas ou aumente o número de garrafões chegados se a contagem estiver desatualizada.

O motivo que eu preciso não aparece na seleção da inconformidade.

A seleção lista apenas motivos ativos do cadastro de Inconformidades. Abra o cadastro do motivo e confira se Ativo está como Sim. Se o motivo não existe, cadastre-o lá — a tela de retirada passa a oferecê-lo na próxima abertura do seletor.

O botão "Converter em pedido de venda" não aparece.

O botão só aparece quando o pedido está em Emitido ou Autorizado e ainda não foi convertido. Se o pedido já tem o badge Pedido de venda N no cabeçalho, ele já virou pedido de venda — clique no badge para abrir o pedido gerado. Se você acabou de concluir sem converter, a retirada foi apenas finalizada e o pedido de venda não foi gerado; abra uma nova retirada para registrar a próxima carga.

O sistema disse "Não há itens para gerar o pedido de venda" e parou a conversão.

A conversão precisa de pelo menos um item para criar o pedido de venda. Os itens vêm de três origens: produtos adicionais da grade, enchimento (chegados − novos) e garrafão novo. Quando não há produtos adicionais e os dois produtos da empresa (enchimento e garrafão novo) não estão configurados, não há nada a gerar. Peça ao administrador para apontar esses dois produtos no cadastro da empresa, ou adicione produtos adicionais na grade antes de converter.

Posso converter a mesma retirada em pedido de venda duas vezes?

Não. Cada retirada vira pedido de venda uma única vez. Depois de convertida, o badge Pedido de venda N no cabeçalho aponta para o pedido gerado, e o botão de conversão some do rodapé. Se você precisa ajustar o pedido de venda, faça isso direto nele — veja Pedidos de venda.

A foto da carga diz "Salve o pedido para adicionar foto da carga".

A foto só pode ser enviada depois que o pedido foi salvo ao menos uma vez. Salve o rascunho (basta ter cliente e conferente) e a seção Foto da carga libera o envio. Aceita JPEG, PNG ou WebP até 10 MB.

Cliquei em Cancelar e quero desfazer.

O cancelamento não pode ser desfeito — é um estado terminal do pedido, registrado no histórico. Se a retirada precisa continuar, abra uma nova com os mesmos dados e siga dali. Por isso o sistema mostra a confirmação com os dados do pedido antes de cancelar; quando em dúvida, prefira deixar o pedido Emitido ou Autorizado até ter certeza.

Cancelar e excluir é a mesma coisa?

Não. Cancelar preserva o pedido no histórico marcado como cancelado — ele continua consultável e auditável. Excluir remove o pedido definitivamente e só está disponível em Rascunho. Em pedidos já emitidos, prefira cancelar.