Contas a pagar

A tela de Contas a pagar é a carteira do que a empresa deve aos fornecedores. Cada linha é um título (uma parcela com vencimento, valor e fornecedor), e o Saldo de cada título é o quanto ainda falta pagar. Os títulos nascem de notas recebidas confirmadas ou são digitados à mão. Cada pagamento vira saída de caixa em Movimentações financeiras, e o fluxo de caixa projeta as saídas dos títulos em aberto.

Como acessar

No menu lateral, abra Financeiro › Contas a pagar. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso não tem permissão para contas a pagar. Peça ao administrador do sistema.

A lista de contas a pagar

Ao abrir a tela, os títulos aparecem do vencimento mais próximo para o mais distante. Por padrão, a tabela mostra estas colunas:

• Descrição: o texto que identifica o título (parcela, observação, número da nota de origem).
• Nome do fornecedor: a quem o título se refere. Em títulos manuais sem fornecedor, aparece -.
• Valor: o valor líquido do título, já com descontos, taxas e acréscimos aplicados.
• Vencimento: a data usada para calcular o Prazo do título.
• Situação: a etiqueta do ciclo do título (veja Como ler o ciclo do título).

Estas colunas ficam ocultas por padrão. Para exibi-las, use o controle de colunas:

• Valores: Valor original, Descontos, Taxas, Acréscimos, Valor liquidado e Saldo. Útil quando o título sofre ajuste e você quer ver de onde vem o líquido.
• Datas: Emissão e Data de liquidação.
• Pagamento: Parcela (2/12) e Forma de pagamento.
• Origem: Número da nota e Série da nota, para identificar a nota recebida que gerou o título.
• Classificação: Categoria e Centro de custos.
• Auditoria: Criado em, Criado por e Atualizado em.

Criado por mostra o nome de quem incluiu o registro. Quando o próprio sistema criou o registro, na implantação, numa migração ou numa carga inicial, aparece Tromso.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: procura trecho na descrição, no nome do fornecedor, nas observações e no número da nota. O nome do fornecedor casa pelo nome fantasia e pela razão social do cadastro em Compras › Fornecedores, e também pelo nome que o título guardou quando foi lançado. Um título antigo continua aparecendo pelo nome de antes, mesmo que o cadastro tenha mudado.
• Filtros avançados: refine por Fornecedor, faixas de Valor, Valor liquidado, Vencimento, Emissão e Data de liquidação, Forma de pagamento, Situação, Liquidação, Prazo, Categoria, Centro de custos, Nota recebida, Número da nota, Série da nota, Parcela, Observações, Criado em, Atualizado em e Criado por. Em Situação, Liquidação e Prazo você marca várias opções de uma vez.
• Filtro Situação: oferece exatamente os textos da coluna Situação: Em aberto · A vencer, Em aberto · Vence hoje, Em aberto · Atrasada, Baixa parcial · A vencer, Baixa parcial · Vence hoje, Baixa parcial · Atrasada, Quitada e Cancelada. Para ver tudo o que está atrasado, marque Em aberto · Atrasada e Baixa parcial · Atrasada, ou use o filtro Prazo com Atrasada.
• Ordenação: clique no título de Vencimento, Valor, Emissão, Situação, Criado em ou Atualizado em. A Situação ordena pelo texto da etiqueta. A coluna Saldo não ordena. A ordem inicial é pelo vencimento, crescente.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.

Os totais do rodapé

O rodapé soma as colunas de valor visíveis, como Valor, Valor liquidado e Saldo, e respeita a busca e os filtros aplicados. Cada coluna mostra dois totais:

• Total da página: a soma das linhas exibidas na página atual.
• Total geral: a soma de todos os títulos que atendem aos filtros, não só os da página.

O total de Valor soma o que os títulos valem, já com ajustes e inclusive a parte paga. Ele não mostra quanto falta pagar. Para saber quanto há a pagar nos títulos filtrados, leia o Total geral da coluna Saldo.

Dica

Para imprimir o resumo, use o botão Relatórios ao lado dos filtros: ele emite o relatório dinâmico das colunas e linhas visíveis. Confira o cabeçalho antes de enviar, porque ele informa quando alguma linha ficou de fora por causa da paginação. O filtro Situação não passa para o relatório. No relatório, recorte por Vigência, Liquidação, Prazo ou Saldo. Veja Relatórios a partir das tabelas.

Como ler o ciclo do título

A Situação é a etiqueta calculada a cada consulta, a partir de três leituras. O título não recebe um status manual, e por isso não há campo para preenchê-la.

• Vigência: o título está ativo enquanto a obrigação existe, e cancelado quando a origem o cancela. Título cancelado mostra só Cancelada e não compõe saldo a pagar.
• Liquidação: Em aberto sem baixa líquida. Baixa parcial quando há baixa, mas ainda resta saldo. Quitada quando o saldo é zero.
• Prazo: em título ativo com saldo, A vencer, Vence hoje ou Atrasada, conforme o vencimento.

A etiqueta junta essas leituras: Cancelada quando o título foi cancelado, Quitada quando não resta saldo, e nos demais casos a liquidação e o prazo lado a lado, como Em aberto · Atrasada ou Baixa parcial · Vence hoje. Nos relatórios dinâmicos e no BI, o campo ativo ou cancelado aparece como Vigência, com os valores Ativa e Cancelada. O nome Situação fica com a etiqueta da tela.

Valor liquidado, Saldo e Data de liquidação são projeções dos lançamentos financeiros vinculados. Uma baixa, um ajuste ou um estorno recalcula esses valores.

Como os títulos nascem

A maioria dos títulos é criada pelo sistema, sem digitação:

• Nota recebida confirmada: cada parcela da nota gera um título, já com fornecedor, valores, vencimento e categoria preenchidos. Custos acessórios da nota, como frete e seguro, também viram títulos.
• Nota sem financeiro: operações como bonificação, marcadas como Sem pagamento na nota, não geram contas a pagar.

Esses títulos chegam com a origem preenchida (número e série da nota) e seguem o ciclo normal. Fornecedor e forma de pagamento não são conferidos de novo na geração, então um cadastro inativado depois da nota não bloqueia o título. O vínculo com a origem protege a edição (veja Quem pode editar ou excluir). O outro caminho é lançar a conta a pagar manual, para despesas que não vêm de uma compra.

Lançar uma conta a pagar manual

Use o lançamento manual para um título que não vem de uma compra no sistema, como um aluguel, um honorário ou um acerto. Clique em Nova conta a pagar, no canto superior direito, para abrir o modal. A seção Identificação vem aberta com três blocos: Dados do título, Valores e Classificação e pagamento.

Dados do título

• Descrição (obrigatório, até 255 caracteres): o texto que identifica o título na lista. Inclua o que ajuda a entender a origem, como “Aluguel do galpão 05/2026”.
• Fornecedor (opcional): a empresa a quem se paga. Para encontrar, digite o nome, a razão social ou o CPF/CNPJ, com ou sem máscara. Em títulos vinculados a uma nota, o campo vem preenchido pela nota. Em títulos manuais, deixe em branco quando a despesa não tem fornecedor definido, como um acerto interno. O cadastro fica em Compras › Fornecedores. A lista mostra só fornecedores ativos. Se o fornecedor for inativado ou removido depois de escolhido, o sistema recusa a conta nova ao salvar, com «Fornecedor está inativo» ou «Fornecedor não encontrado». Escolha outro fornecedor ou, se o cadastro só estiver inativo, reative-o (veja Ativo ou inativo: o que muda).
• Categoria (obrigatório): a classificação do título. A lista é hierárquica e mostra só categorias de despesa (e as marcadas como ambos). Se a categoria não aparece, confirme em Financeiro › Cadastros › Categorias financeiras que ela existe e está classificada como despesa. Com permissão para criar categorias, o próprio combobox oferece Nova categoria.
• Emissão (obrigatório): a data em que o título passa a valer. Em títulos manuais, costuma ser a data de hoje.
• Vencimento (obrigatório): quando a obrigação vence. A diferença entre emissão e vencimento é o prazo de pagamento.

Com 2 caracteres ou mais na Descrição, a lista sugere títulos anteriores com esse texto. Títulos de nota recebida não entram, exceto os custos acessórios, como frete e seguro. Passe o mouse ou use as setas para ver a prévia dos campos que a sugestão preenche, sem gravar. Com o item destacado, Enter ou Tab grava. O clique no item também grava. Esc ou um clique fora da lista desfaz a prévia. A sugestão preenche o fornecedor, a categoria, a forma de pagamento, o centro de custos, os valores (original, descontos, taxas e acréscimos) e as observações. A emissão, o vencimento e a parcela não mudam. Se o fornecedor, a forma de pagamento ou o centro de custos do título sugerido estiver inativo ou removido, o campo fica vazio. Sem categoria ativa no histórico, a categoria que você já escolheu fica. Se nenhum título anterior casa com o texto, aparece «Nenhum lançamento anterior com “termo”», e a descrição digitada é usada como está.

Valores

O bloco Valores compõe o líquido do título. Valor original é o único campo obrigatório do bloco, e Valor é calculado.

• Valor original (obrigatório, maior que zero): o valor cheio do título, antes de qualquer ajuste.
• Descontos: reduzem o valor.
• Taxas: reduzem o valor, como tarifa bancária ou taxa de TED.
• Acréscimos: somam ao valor, como juros ou multa contratual.
• Valor (calculado, somente leitura): Valor original - Descontos - Taxas + Acréscimos. É o que a empresa deve de fato. Ele recalcula sozinho ao mexer em qualquer campo acima.

Dica

Valor liquidado e Saldo não estão neste bloco: aparecem na lista, quando exibidos pelo controle de colunas, e o histórico de pagamentos fica na seção Baixas.

Classificação e pagamento

• Forma de pagamento (opcional): por exemplo, Pix ou Transferência. Ajuda os filtros e os relatórios. O cadastro fica em Formas de pagamento. A lista mostra só formas ativas. Se a forma for inativada ou removida depois de escolhida, o sistema recusa a conta nova ao salvar, com «Forma de pagamento está inativa» ou «Forma de pagamento não encontrada». Escolha outra forma ou, se ela só estiver inativa, reative-a (veja Ativar e desativar).
• Parcela (1/12): em título manual avulso, deixe em 1/1 ou em branco. Em título parcelado à mão, informe o número da parcela e o total. Com recorrência ligada (veja Recorrência (despesa que se repete)), a recorrência gerencia a parcela e o campo fica desabilitado.
• Centro de custos (opcional): para apropriar o título a um centro de custos, se você usa esse controle.

Origem (somente leitura)

Quando o título veio de uma nota recebida, o modal ganha a seção Origem, só para consulta, com:

• Nota recebida: número, série e nome do fornecedor, no formato 1234 | Série 1 | Fornecedor XYZ.
• Chave de acesso: a chave de 44 dígitos da NF-e, quando disponível.

Essa seção não aparece em títulos manuais. Nos títulos com origem, a edição dos campos de identificação fica bloqueada (veja Quem pode editar ou excluir).

Recorrência (despesa que se repete)

Para uma despesa que se repete, como um aluguel, uma mensalidade ou um plano, abra a seção Recorrência e marque Repetir = Sim. O sistema deixa de tratar o título como avulso e gera as próximas ocorrências ao salvar.

• Frequência (obrigatório): com que cadência o título se repete. Mensal (todo mês), Trimestral (a cada 3 meses), Semestral (a cada 6 meses) ou Anual (a cada 12 meses). Se as datas ou os valores não seguem uma cadência fixa, escolha Manual.
• Repetir até (frequências automáticas): define onde a sequência para.
  • Sem término: gera ocorrências sem fim. Use para despesas permanentes, como um aluguel.
  • Número de vezes: gera um número fixo de parcelas. O campo Quantidade de vezes aparece e é obrigatório. O total de parcelas do título passa a ser esse número.

Programar parcelas manualmente

Em Manual, informe Quantidade de parcelas, Dias até a primeira repetição e Intervalo em dias. O sistema monta a grade a partir da data de emissão, preserva o prazo entre emissão e vencimento e divide o valor total entre as parcelas. O limite é de 365 parcelas.

Revise cada linha e altere, se preciso, a Data de emissão, a Data de vencimento e o Valor. Várias parcelas podem compartilhar a mesma data de emissão ou de vencimento. A única regra de data é por linha: o vencimento não pode ser anterior à emissão da mesma parcela. Ao sair do campo de valor, a grade avisa quando a soma difere do Valor da conta. Corrija a diferença antes de salvar.

Se mudar a quantidade, os intervalos, as datas-base ou o valor da conta, a grade é gerada de novo. Faça esse ajuste antes de editar valores ou datas individualmente. Ao salvar, todas as parcelas são criadas de uma vez. Depois, cada ocorrência segue as mesmas regras de edição dos demais títulos, e os parâmetros da programação ficam bloqueados.

Nota

Ao desligar a recorrência (Repetir = Não), os campos derivados são limpos e Repetir até volta para Sem término.

Ao salvar, o sistema cria o primeiro título e gera as ocorrências futuras conforme a frequência. Ao editar uma despesa recorrente, o sistema pergunta se a alteração vale só para a parcela atual ou para a atual e as próximas pendentes. Parcelas já pagas não são afetadas.

Em Manual, Atual e próximas pendentes segue o número da parcela: entram as parcelas seguintes à editada, mesmo quando várias têm a mesma data. Cada uma mantém o vencimento da grade, e o valor só muda nas próximas quando você o altera nesta edição. Nas frequências automáticas, as próximas recebem o valor da parcela editada, e o vencimento volta ao dia da recorrência em cada competência. Em todas as frequências, a descrição mantém o número da parcela, como parcela 2/3.

Pagar o título (baixa)

A baixa registra que o valor saiu. Ela acontece em Movimentações financeiras, e não nesta tela. Clique em Pagar contas, na seta ao lado de Nova movimentação, e:

1. Selecione um ou vários títulos em aberto.
2. Informe a Conta de origem (de onde o dinheiro sai) e a Data do pagamento.
3. Confirme com Pagar.

Para registrar uma observação do pagamento, expanda a seção Observações do modal antes de confirmar. Ela vale para um título ou para vários. O texto vai para a movimentação, e a observação do título não muda.

O sistema então:

• Registra uma movimentação financeira de saída na conta escolhida, que alimenta o caixa e o fluxo de caixa.
• Registra o valor, os ajustes e a data no lançamento financeiro.
• Recalcula a Liquidação, o Saldo e, quando quitado, a Data de liquidação do título.
• Preenche o fornecedor na coluna Empresa da movimentação.
• Grava o texto de Observações na movimentação.

Quando o pagamento é feito em mais de uma parte, o título acumula as baixas: cada uma altera o Valor liquidado e o Saldo. Enquanto houver saldo, a liquidação é Baixa parcial. Ao zerar, é Quitada. Em pagamento individual, o modal Pagar contas aceita ajustes de juros, multa ou desconto.

Ver o histórico de baixas

Clique na linha para abrir o título e expanda a seção Baixas. Ela lista cada movimentação vinculada à parcela, em ordem cronológica, com Data, Valor, Conta destino, Descrição e Observações. A coluna Observações mostra o texto informado em cada baixa. É o extrato da parcela, útil para saber o que foi pago, em que conta e em que dia.

Em título sem baixa, a seção avisa que nenhuma foi registrada. Em título novo, pede para salvar antes de consultar o histórico. A seção só mostra o histórico: ela não registra saída nova.

Estornar um pagamento

O efeito de um estorno é o inverso da baixa: o sistema gera uma movimentação de entrada vinculada à saída original, reduz o Valor liquidado, recalcula o Saldo e devolve a Liquidação para parcial ou em aberto. O Prazo é recalculado pelo vencimento e pelo saldo restante. Cada movimentação de pagamento só se estorna uma vez.

Nesta tela, a seção Baixas é somente leitura e não tem menu para estornar. O estorno de pagamento de contas a pagar não está disponível na interface desta tela. Peça ao administrador ou ao suporte da Tromso para reverter o lançamento.

Quem pode editar ou excluir

Títulos vinculados a uma nota recebida são protegidos, e a correção é feita na origem. Títulos manuais podem ser editados e excluídos enquanto estiverem Ativos e com liquidação Em aberto.

• Títulos vinculados (com Nota recebida na origem): para corrigi-los, desfaça o recebimento da nota recebida. Antes, estorne cada pagamento, porque o cancelamento só é permitido quando nenhuma conta ativa da nota tem liquidação. Ao desfazer o recebimento, os títulos pendentes da nota são cancelados.
• Títulos manuais (sem origem): em conta parcial, quitada ou cancelada, a edição direta também é bloqueada.

O menu de ações (ícone de três pontos na primeira coluna) muda conforme o caso:

• Abrir: sempre disponível para títulos vinculados ou já pagos. Abre o modal em leitura, para consultar os campos e a seção Baixas sem alterar nada.
• Editar: disponível só para títulos manuais ativos e em aberto.
• Excluir: mesma regra de Editar, com confirmação separada.

Excluir um título

Excluir remove o título do sistema, de forma definitiva e sem lixeira. Vale nas mesmas condições da edição: títulos manuais ativos e em aberto. Veja Quem pode editar ou excluir.

No menu de ações da linha, escolha Excluir. Antes de remover, o sistema mostra Fornecedor, Parcela, Valor e Vencimento do título para você conferir.

Cuidado

Em caso de dúvida, escolha Cancelar e revise o título. Títulos vinculados a nota são cancelados pelo desfazimento do recebimento na origem, que preserva o histórico.

Dúvidas frequentes

Recebi uma nota de compra e a parcela não apareceu aqui.

Os títulos nascem ao confirmar o recebimento da nota recebida, e notas em rascunho ou marcadas como Sem pagamento não geram títulos. Veja Como os títulos nascem.

O Saldo está diferente do Valor.

As baixas mudam o Saldo, e os juros, a multa ou o desconto informados no pagamento alteram o que resta. Veja Pagar o título (baixa).

Por que não consigo editar este título?

Provavelmente ele veio de uma compra. Confira a coluna Número da nota ou a seção Origem do modal. Títulos vinculados a uma nota são protegidos, e a correção é feita na origem. Veja Quem pode editar ou excluir.

Paguei na conta errada. Como estorno?

Nesta tela não há ação de estorno de pagamento. Peça ao administrador ou ao suporte da Tromso para reverter o lançamento. O efeito do estorno está em Estornar um pagamento.

Liguei a recorrência e as próximas parcelas não apareceram.

As parcelas são geradas ao salvar o título, e só quando a recorrência está configurada. Veja Recorrência (despesa que se repete) para conferir cada campo.

Mudei o valor de uma despesa recorrente. Só vale daqui para frente?

Escolha Atual e próximas pendentes ao salvar para o reajuste valer daqui para frente, ou Somente parcela atual para um acerto pontual. Veja Recorrência (despesa que se repete).

A categoria que eu quero não aparece no combobox.

O combobox de Categoria só lista categorias de despesa, de propósito, porque as de receita servem ao contas a receber. Veja Dados do título para conferir o tipo da categoria.

Quero ver só o que vence neste mês (ou no mês que vem).

Filtre por Vencimento com a faixa de datas e, para deixar de fora o que já foi quitado ou cancelado, combine com o filtro Situação. A coluna Saldo fica oculta por padrão: exiba-a pelo controle de colunas, e o Total geral dela mostra quanto falta pagar no recorte. Veja Os totais do rodapé.

Por que um filtro salvo de Situação não é aplicado?

Um filtro salvo de Situação com texto que não está na lista de etiquetas é descartado ao abrir a lista, que mostra todas as situações. Um endereço com esse filtro colado no navegador tem o mesmo efeito. Veja Buscar, filtrar e ordenar para refazer o recorte.

Como encontro o título pela nota de compra?

Use a busca rápida pelo número da nota ou o filtro Número da nota. Para ver a origem em cada linha, exiba a coluna Número da nota pelo controle de colunas.

Excluir e cancelar dão no mesmo?

Não. Excluir remove o título do sistema (veja Excluir um título). Cancelar muda a situação para Cancelada e preserva o registro. Ele costuma vir de eventos da origem, como desfazer o recebimento da nota. Quando der, prefira o caminho da origem.

Onde eu pago o título?

Em Financeiro › Movimentações, pela seta ao lado de Nova movimentação, escolha Pagar contas. Veja Pagar o título (baixa).