Contas a pagar

A tela de Contas a pagar é a carteira do que a empresa deve aos fornecedores. Cada linha é um título — uma parcela com vencimento, valor e fornecedor — e a soma das linhas em aberto é o quanto ainda falta sair do caixa.

Os títulos chegam aqui de duas formas: a maioria nasce sozinha, quando uma nota recebida é confirmada (uma parcela por título, mais os custos acessórios quando houver), e o restante é digitado à mão — um aluguel, um honorário, qualquer despesa que não vem de compra fiscal. Em qualquer caso, o título percorre o mesmo ciclo: nasce pendente, vence se passar da data, paga quando recebe toda a baixa, paga parcial quando recebe parte, ou cancela quando perde o efeito (por exemplo, ao desfazer o recebimento da nota de origem).

A lista alimenta outras telas: o fluxo de caixa projeta as saídas previstas a partir dos títulos em aberto; as movimentações financeiras registram cada pagamento como saída de caixa, com o fornecedor na coluna Empresa. Por isso o contas a pagar é a fonte do dinheiro a sair — e o lugar para conferir, corrigir e pagar.

Como acessar

No menu lateral, abra Financeiro › Contas a pagar. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para contas a pagar — peça ao administrador do sistema.

A lista de contas a pagar

Ao abrir a tela, você vê os títulos ordenados pelo vencimento, do mais próximo para o mais distante. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• Descrição — o texto que identifica o título (parcela, observação, número da nota de origem).
• Nome do fornecedor — a quem o título se refere. Em títulos manuais sem fornecedor, aparece -.
• Valor — o valor líquido da parcela (já com descontos, taxas e acréscimos aplicados).
• Vencimento — a data em que a parcela vence. É ela que define quando o título passa de pendente para vencido.
• Situação — a situação atual do título (veja Situação do título).

Pelo controle de colunas, você pode exibir também:

• Valores quebrados — Valor original, Descontos, Taxas, Acréscimos, Valor pago e Valor a pagar. Útil quando o título sofre ajuste e você quer ver de onde veio o líquido.
• Datas — Emissão e Data do pagamento (preenchida na baixa).
• Pagamento — Parcela (2/12) e Forma de pagamento.
• Origem — Número da nota e Série da nota. Mostre estas colunas para identificar rapidamente a nota recebida que gerou o título.
• Classificação — Categoria e Centro de custos.
• Auditoria — Criado em e Atualizado em.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: o campo de busca procura por trecho na descrição, no nome do fornecedor e nas observações. Para achar por número da nota, use o filtro Número da nota (ou Nota recebida). Para localizar por valor, situação ou data, use os filtros.
• Filtros avançados: refine por Fornecedor, faixas de Valor, Vencimento, Emissão, Forma de pagamento, Situação, Categoria, Centro de custos, Nota recebida, Número da nota, Série da nota, Parcela, Observações e mais. Combine filtros para responder perguntas do tipo “quanto devo a este fornecedor, vencido, neste mês?”.
• Ordenação: clique no título de Vencimento, Valor, Emissão, Criado em ou Atualizado em para ordenar por essa coluna. A ordem inicial é pelo vencimento, crescente.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.

Os totais do rodapé

Quando há colunas de valor visíveis, o rodapé fecha com dois totalizadores financeiros, que respeitam a busca e os filtros aplicados:

• Total da página — a soma das linhas exibidas na página atual.
• Total geral — a soma de todos os títulos que atendem aos filtros (não só os da página). É o valor que responde “quanto há a pagar, dado este recorte?”. Ajuste os filtros e o total geral acompanha.

Dica

Para imprimir o resumo, use o botão Relatórios ao lado dos filtros: ele emite o relatório dinâmico das colunas e linhas visíveis. O cabeçalho do relatório informa quando alguma linha ficou de fora da página por causa da paginação — confira antes de mandar para quem paga.

Situação do título

Cada título carrega uma situação que reflete o que aconteceu com ele:

• Pendente — título em aberto, dentro do prazo. Ainda não venceu e ainda não recebeu baixa.
• Vencido — passou da data de vencimento e não foi totalmente pago.
• Pago parcial — recebeu parte do valor. O valor a pagar é o que falta.
• Pago — recebeu o valor total.
• Cancelado — perdeu o efeito (por exemplo, ao desfazer o recebimento da nota recebida de origem). Não conta como a pagar nem como pago.

A transição entre Pendente e Vencido é automática, pela passagem do tempo. As demais transições acontecem em consequência das baixas e de eventos das telas de origem (confirmação ou desfazimento do recebimento da nota).

Como os títulos nascem

A grande maioria dos títulos é criada pelo sistema, sem você digitar nada:

• Nota recebida confirmada — quando você confirma o recebimento de uma nota de compra, cada parcela informada na nota gera um título no contas a pagar, já com fornecedor, valores, vencimento e categoria preenchidos. Custos acessórios da nota (frete, seguro) também viram títulos.
• Nota sem financeiro — operações como bonificação, quando marcadas como Sem pagamento na nota, não geram contas a pagar.

Esses títulos chegam na lista com a origem preenchida (número e série da nota) e seguem o ciclo normal. O vínculo com a origem protege a edição: você não edita nem exclui essas linhas para não desencontrar o que está na compra (veja Quem pode editar ou excluir).

O outro caminho é digitar à mão — para um aluguel, um honorário, um acerto. É o tema da próxima seção.

Lançar uma conta a pagar manual

Use o lançamento manual para registrar um título que não vem de uma compra no sistema. No canto superior direito, clique em Nova conta a pagar para abrir o modal.

A seção Identificação vem aberta com três blocos.

Dados do título

• Fornecedor (opcional): a empresa a quem se paga. Para encontrar, digite o nome, a razão social ou o CPF/CNPJ (com ou sem máscara). Em títulos vinculados a uma nota, vem preenchido pela nota. Em títulos manuais, deixe em branco quando a despesa não tem fornecedor definido (um acerto interno, por exemplo). O cadastro de fornecedores fica em Compras › Fornecedores.
• Descrição (obrigatório, até 255 caracteres): o texto que identifica o título na lista. Inclua o que ajuda a entender a origem (“Aluguel do galpão 05/2026”, “Honorários contábeis — 2ª parcela”).
• Categoria (obrigatório): a classificação do título. A lista é hierárquica e só mostra categorias de despesa (e as marcadas como ambos) — se a sua categoria não aparece, confirme em Financeiro › Cadastros › Categorias financeiras se ela existe e está classificada como despesa. Se você tem permissão de criar categorias, o próprio combobox oferece Nova categoria para cadastrar sem sair do modal.
• Emissão (obrigatório): a data em que o título passa a valer. Em títulos manuais, costuma ser a data de hoje.
• Vencimento (obrigatório): quando a obrigação vence. A diferença entre emissão e vencimento é o prazo de pagamento.

Valores

O bloco Valores mostra a composição do líquido. Ao mexer em qualquer um deles, o Valor recalcula sozinho:

• Valor original (obrigatório, maior que zero) — o valor cheio do título, antes de qualquer ajuste.
• Descontos — reduzem o líquido.
• Taxas — reduzem o líquido (tarifa bancária, taxa de TED).
• Acréscimos — somam ao líquido (juros, multa contratual).
• Valor (calculado, somente leitura) — Valor original - Descontos - Taxas + Acréscimos. É o que a empresa deve, de fato.
• Valor pago (somente leitura) — preenchido pela baixa, sempre.
• Valor a pagar (calculado, somente leitura) — Valor - Valor pago. É o que ainda falta.

Dica

Os três campos somente leitura existem para você ver o cálculo na hora: ao ajustar descontos, taxas ou acréscimos, o Valor muda na frente do seu olho, e o Valor a pagar muda quando registra baixa. Eles não são digitáveis para evitar desencontro entre o que está na cabeça e o que o sistema faz.

Classificação e pagamento

• Forma de pagamento (opcional): por exemplo, Pix ou Transferência. Identifica como a empresa vai pagar e ajuda os filtros e relatórios. O cadastro fica em Financeiro › Cadastros › Formas de pagamento.
• Parcela (1/12): em títulos manuais avulsos, deixe em 1/1 ou em branco. Em títulos parcelados manualmente, informe o número da parcela e o total. Quando há recorrência ligada (veja Recorrência (despesa que se repete)), a parcela é gerenciada pela recorrência — o sistema desabilita o campo.
• Centro de custos (opcional): para apropriar o título a um centro de custos, se você usa esse controle.

Origem (somente leitura)

Quando o título veio de uma nota recebida, o modal ganha a seção Origem, só para consulta:

• Nota recebida — número, série e nome do fornecedor, no formato 1234 | Série 1 | Fornecedor XYZ.
• Chave de acesso — a chave de 44 dígitos da NF-e, quando disponível.

Esta seção não aparece em títulos manuais. Nos títulos com origem, a edição dos campos de identificação fica bloqueada (veja Quem pode editar ou excluir).

Recorrência (despesa que se repete)

Para uma despesa que se repete (um aluguel, uma mensalidade de software, um plano), abra a seção Recorrência e marque Repetir = Sim. O sistema deixa de tratar o título como avulso e gera as próximas ocorrências automaticamente.

• Frequência (obrigatório): com que cadência o título se repete. Mensal (todo mês), Trimestral (a cada 3 meses), Semestral (a cada 6 meses) ou Anual (a cada 12 meses). A descrição em texto ao lado do campo confirma a cadência escolhida.
• Repetir até (obrigatório): define onde a sequência para.
  • Sem término — gera ocorrências indefinidamente. Use para despesas permanentes (um aluguel).
  • Número de vezes — gera um número fixo de parcelas. Ao escolher, o campo Quantidade de vezes aparece e é obrigatório. O total de parcelas do título passa a ser o número informado aqui.

Nota

Ao desligar a recorrência (Repetir = Não), os campos derivados são limpos e Repetir até volta para Sem término, para deixar o estado consistente caso você ligue de novo depois.

Ao salvar, o sistema cria o primeiro título e gera as ocorrências futuras conforme a frequência. Ao editar uma despesa recorrente depois, o sistema pergunta se a alteração vale só para a parcela atual ou para a atual e as próximas pendentes — assim você corrige um valor a partir de agora sem mexer no que já foi pago.

Pagar o título (baixa)

A baixa é o registro de que o valor saiu. A baixa de qualquer título acontece em Movimentações financeiras, pelo botão Pagar contas (na seta ao lado de Nova movimentação). Neste fluxo, você:

1. Seleciona um ou vários títulos em aberto.
2. Informa a Conta de origem (de onde o dinheiro sai) e a Data do pagamento.
3. Confirma com Pagar.

O sistema então:

• registra uma movimentação financeira de saída na conta escolhida (que alimenta o caixa e o fluxo de caixa);
• preenche Valor pago e Data do pagamento no título;
• atualiza a Situação para Pago parcial ou Pago, conforme o valor baixado cobre o que faltava;
• preenche o fornecedor na coluna Empresa da movimentação.

Quando o pagamento é em mais de uma parte (um sinal hoje, o resto depois), o título acumula as baixas: cada uma soma em Valor pago, o Valor a pagar diminui na mesma medida, e a situação fica em Pago parcial até a última baixa zerar o saldo. Em pagamento individual, o modal de Pagar contas permite informar um valor menor ou maior que o saldo — o sistema trata acréscimo (juros/multa) e desconto conforme o valor informado.

Ver o histórico de baixas

Abra o título (clique na linha para abrir o modal) e expanda a seção Baixas — ela lista cada movimentação financeira já vinculada à parcela, em ordem cronológica, com Data, Valor, Conta destino e Descrição. É o extrato da parcela, útil para responder “quem pagou o quê, em que conta, em que dia”. Em títulos ainda sem baixa, a seção avisa que nenhuma baixa foi registrada; em títulos novos, pede para salvar antes de consultar o histórico.

A baixa não acontece nesta tela

O contas a pagar consulta e classifica os títulos; o pagamento em si é feito em Financeiro › Movimentações › Pagar contas. A seção Baixas do modal mostra o que já saiu — não registra saída nova.

Estornar um pagamento

Errou a baixa (conta errada, valor errado, lançou duas vezes)? O efeito do estorno é o inverso da baixa: o sistema gera uma movimentação de entrada vinculada à saída original (marcada como estorno), reduz o Valor pago do título, recalcula o Valor a pagar e devolve a Situação para Pago parcial ou Pendente/Vencido, conforme o saldo remanescente e a data de vencimento. Só contas em Pago ou Pago parcial podem ser estornadas, e cada movimentação de pagamento só se estorna uma vez.

Nesta tela, a seção Baixas é somente leitura: ela lista Data, Valor, Conta destino e Descrição, sem menu de ações para estornar. Isso é diferente do contas a receber, onde o estorno fica no menu de cada linha da própria seção Baixas. No contas a pagar, o caminho de estorno ainda não está exposto na interface — se você precisar reverter um pagamento, fale com o administrador ou com o suporte da Tromso.

Quem pode editar ou excluir

Nem todo título pode ser alterado. A regra protege o financeiro de ficar desencontrado com a compra que o gerou:

• Títulos vinculados (com Nota recebida na origem): ficam protegidos. Para corrigi-los, desfaça o que precisar na origem (desfaça o recebimento da nota recebida — o sistema cancela as contas a pagar pendentes da nota).
• Títulos manuais (sem origem): podem ser editados e excluídos, desde que estejam em situação Pendente ou Vencido. Em Pago parcial, Pago ou Cancelado, a edição direta também é bloqueada.

O menu de ações (ícone de três pontos na primeira coluna) adapta as opções disponíveis ao caso:

• Abrir — sempre disponível para títulos vinculados ou já pagos. Abre o modal em modo leitura, para você consultar todos os campos e a seção Baixas sem alterar nada.
• Editar — disponível apenas para títulos manuais em Pendente ou Vencido.
• Excluir — mesma regra de Editar (com confirmação separada).

Dica

Mesmo sem Editar, você sempre consegue ver o título (e as baixas vinculadas a ele) clicando na linha — o modal abre em leitura.

Excluir um título

A exclusão só vale para títulos manuais sem baixa registrada (Pendente ou Vencido). Para os demais casos, a correção é agir na tela de origem (veja Quem pode editar ou excluir).

No menu de ações da linha, escolha Excluir.

O sistema confirma a exclusão mostrando Fornecedor, Parcela, Valor e Vencimento do título — confira antes de remover. Se o título tinha Nota fiscal vinculada (caso que não deveria chegar à exclusão), o vínculo também aparece para você notar.

Cuidado

A exclusão é definitiva e não há lixeira para restaurar. Em caso de dúvida, prefira Cancelar o diálogo e revisar o título — o cancelamento de títulos vinculados a nota vem do desfazimento do recebimento na origem e preserva o histórico.

Onde mais o contas a pagar aparece

O contas a pagar é a fonte de dados para várias telas:

• Movimentações financeiras — registra cada pagamento como saída de caixa, com o fornecedor preenchido na coluna Empresa. O botão Pagar contas é o caminho de baixa.
• Fluxo de caixa — projeta as saídas previstas a partir dos títulos em aberto (pendentes, vencidos ou pagos parcialmente), com vencimento no período.
• Notas recebidas — ao confirmar o recebimento, gera os títulos; ao desfazer o recebimento, cancela os títulos pendentes da nota.
• Fornecedores — o cadastro de quem aparece na coluna Nome do fornecedor e no seletor do modal.

Dúvidas frequentes

Recebi uma nota de compra e a parcela não apareceu aqui.

Os títulos só nascem ao confirmar o recebimento da nota recebida. Notas em rascunho ainda não geram contas a pagar. Confirme também se a nota não foi marcada como Sem pagamento (bonificação, por exemplo) — nesses casos o sistema não cria títulos de propósito.

O Valor a pagar está diferente do Valor.

O Valor a pagar é Valor - Valor pago. Sempre que o título recebe baixa, o Valor pago sobe e o Valor a pagar cai. Se eles estão iguais, o título ainda não recebeu nada.

Por que não consigo editar este título?

Provavelmente ele veio de uma compra — confira a coluna Número da nota ou a seção Origem no modal. Títulos com nota recebida vinculada são protegidos: para corrigir, atue na origem (desfaça o recebimento da nota recebida). Em títulos sem origem, a edição também fica bloqueada quando a situação passa de Pendente ou Vencido — nesse caso, a correção passa pelo histórico de baixas e pela origem do pagamento.

Excluir e cancelar dão no mesmo?

Não. Excluir remove o título do sistema (sem lixeira) e só está disponível para títulos manuais sem baixa. Cancelar muda a situação para Cancelado e preserva o registro — costuma vir de eventos da origem (desfazer o recebimento da nota cancela as contas a pagar pendentes, por exemplo). Quando der, prefira o caminho da origem.

Onde eu pago o título?

Em Financeiro › Movimentações, pela seta ao lado de Nova movimentação, escolha Pagar contas. Selecione um ou vários títulos, informe a Conta de origem e a Data do pagamento, e confirme. O sistema gera a saída de caixa, preenche Valor pago e Data do pagamento no título e atualiza a Situação.

Paguei na conta errada. Como estorno?

O estorno reverte a baixa: o Valor pago desce, o Valor a pagar sobe e a Situação volta para Pago parcial ou Pendente/Vencido. No contas a pagar, a seção Baixas do modal não oferece o botão Estornar (ela só lista o histórico). Diferente do contas a receber, o estorno de pagamento ainda não está disponível na interface desta tela — peça ao administrador ou ao suporte da Tromso para reverter o lançamento.

Liguei a recorrência e as próximas parcelas não apareceram.

A recorrência gera as próximas ocorrências ao salvar o título. Confira: a seção Recorrência está com Repetir = Sim e a Frequência definida? Se escolheu Repetir até = Número de vezes, a Quantidade de vezes está preenchida? Após salvar, as próximas parcelas aparecem na lista.

Mudei o valor de uma despesa recorrente. Só vale daqui pra frente?

O sistema pergunta, na hora de salvar: Somente parcela atual ou Atual e próximas pendentes. Escolha Atual e próximas pendentes para fazer o reajuste valer daqui pra frente; escolha Somente parcela atual para um acerto pontual. Parcelas já pagas não são afetadas.

A categoria que eu quero não aparece no combobox.

O combobox de Categoria no contas a pagar só lista categorias de despesa (e as marcadas como ambos). Categorias de receita ficam de fora de propósito — elas servem ao contas a receber. Confira o tipo da categoria em Financeiro › Cadastros › Categorias financeiras e, se precisar, crie uma nova de despesa pelo próprio combobox (Nova categoria).

Quero ver só o que vence neste mês (ou no mês que vem).

Use o filtro Vencimento com uma faixa de datas. Combine com o filtro Situação = Pendente, Vencido para olhar só o que ainda falta. O Total geral do rodapé responde, na hora, “quanto há a pagar dado este recorte”.

Como encontro o título pela nota de compra?

Use o filtro Número da nota ou Nota recebida. A coluna Número da nota (exibida pelo controle de colunas) também identifica a origem de um olhar. A busca rápida cobre descrição, fornecedor e observações — não o número da nota.