Empresas

A tela de Empresas é onde você cadastra e mantém os CNPJs da sua própria organização — a matriz e as filiais que emitem notas, mantêm estoque e operam o sistema. Não confunda com o cadastro de Clientes, Fornecedores ou Transportadoras: aquele é o cadastro de empresas terceiras com as quais você se relaciona. Aqui ficam as empresas pelas quais você responde.

Cada empresa cadastrada aqui é um CNPJ completo: tem regime tributário, certificado digital, séries de documento fiscal, parâmetros de estoque e de financeiro próprios. O que você define em uma empresa reaparece, por exemplo:

• na emissão de documentos fiscais — o CNPJ, o endereço e o regime tributário da empresa são os dados do emitente em toda NF-e, NFC-e e MDF-e, e o certificado digital assina esses documentos;
• no cálculo de impostos — o regime tributário e os parâmetros de IBS, CBS e crédito de ICMS definem como cada operação da empresa é tributada;
• na numeração dos documentos — as séries cadastradas controlam o próximo número de NF-e, NFC-e e MDF-e em cada ambiente;
• na escrituração — os dados do declarante alimentam a geração do SPED Fiscal;
• no estoque — o comportamento de saldo negativo e os endereços padrão valem para a movimentação daquela empresa;
• no financeiro — a conta de recebimento padrão e o controle de inadimplência são aplicados nas rotinas financeiras da empresa;
• na troca de empresa — quando a organização tem mais de um CNPJ, é aqui que os cadastros sustentam a seleção de empresa ativa após o login.

Preencher bem a empresa uma vez evita erro fiscal e retrabalho na rotina toda.

Como acessar

No menu lateral, abra Configurações › Empresas. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para empresas — peça ao administrador do sistema.

A lista de empresas

Ao abrir a tela, você vê as empresas já cadastradas na sua organização. A tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• CNPJ — o documento da empresa, formatado automaticamente.
• Razão social — a identificação oficial da empresa.
• Nome fantasia — o nome comercial, quando houver.
• Principal — um selo que marca a empresa que aparece selecionada por padrão quando você entra no sistema (veja a seção Empresa principal e troca de empresa).
• Localização — município e estado do endereço cadastrado.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também as datas de criação e atualização do cadastro.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: digite parte do CNPJ, da razão social ou do nome fantasia.
• Filtros avançados: refine por CNPJ, razão social, nome fantasia, empresa principal (sim/não) e pelas datas de criação e atualização.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento. Veja Relatórios nas tabelas para detalhes de como salvar uma visualização.

Para o padrão completo de busca, filtros, colunas e paginação que se repete em todas as listas, veja Trabalhando com listas.

Cadastrar uma empresa

Clique em Nova empresa, no canto superior direito. O cadastro é dividido em seções recolhíveis — abra cada uma conforme a necessidade. Na criação, todas as seções aparecem abertas para você preencher; na edição, elas vêm recolhidas (exceto Identificação) e você abre as que quiser revisar. Os campos obrigatórios de identificação e endereço precisam estar preenchidos para salvar.

A seguir, o que cada seção significa. Você não precisa preencher tudo de uma vez: salve o básico e volte para completar a configuração fiscal e de documentos quando tiver a informação.

Identificação

• CNPJ (obrigatório): o documento da empresa. É o que liga este cadastro aos documentos fiscais emitidos por ela, então mantenha-o correto. Um CNPJ completo habilita a busca automática na Receita Federal.
• Razão social (obrigatório): a identificação oficial da empresa, usada em listas, notas e documentos.
• Nome fantasia: o nome comercial, quando diferente da razão social.

Preenchimento automático por CNPJ

Ao informar um CNPJ completo (14 posições, numérico ou alfanumérico), o botão de busca ao lado do campo fica ativo. Clique nele para consultar os dados na Receita Federal: o sistema preenche sozinho razão social, nome fantasia, CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado, município e e-mail. Quando o CNPJ consultado é contribuinte de ICMS com inscrição estadual ativa na Receita Estadual (SEFAZ), ele também preenche a inscrição estadual e marca o tipo contribuinte como Contribuinte. Essa recuperação da inscrição estadual depende de a sua empresa (a empresa ativa no momento da busca) ter certificado digital configurado e de o estado oferecer a consulta de cadastro de contribuinte; quando o certificado falta, o estado não oferece o serviço ou o CNPJ não tem inscrição habilitada, esses dois campos ficam para preenchimento manual — o restante do autofill (razão social, endereço, e-mail) segue normalmente. Se algum desses campos já estiver preenchido com valor diferente, ele pede confirmação antes de substituir, listando o que será afetado.

Endereço

Informe CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado e município. O endereço é o do emitente nas notas fiscais, então mantenha-o correto.

• Ao digitar o CEP e clicar no botão de busca, o sistema preenche endereço, bairro, estado e município automaticamente. Número e complemento continuam por sua conta — o CEP não os traz.
• O município depende do estado: escolha o estado primeiro. Se você trocar o estado depois, o município é limpo e precisa ser selecionado de novo.

Contato

Cadastre o e-mail e um ou mais telefones, cada um com o seu tipo. O e-mail aqui é o de contato da empresa; o endereço de envio da nota fiscal é configurado em outra parte do cadastro fiscal.

Identidade visual

Envie a logo da empresa, usada na impressão de documentos. Em modo de criação esta seção fica desabilitada — salve a empresa primeiro para depois adicionar a logo. Já em edição, você pode enviar, visualizar e remover a logo.

Regime tributário

Esta seção define como a empresa é tributada — preencha com atenção, porque ela influencia o cálculo de impostos em todas as operações.

• Regime tributário (obrigatório): Simples Nacional, Simples Nacional - Excesso, Lucro Real, Lucro Presumido ou MEI. A escolha ativa ou desativa outros campos do cadastro — por exemplo, o bloco de Crédito ICMS (seção Impostos) só aparece para empresas do Simples Nacional, do Simples Nacional - Excesso ou do MEI.
• Tipo contribuinte (obrigatório): Contribuinte, Isento ou Não-Contribuinte, indicando a situação da empresa perante o ICMS.
• Inscrição estadual: o número da inscrição no estado. Só aparece — e passa a ser obrigatória — quando o tipo é Contribuinte. Para Isento ou Não-Contribuinte, o campo não é exibido.
• Inscrições estaduais adicionais: use quando a empresa tem inscrição de substituto tributário (ST) em outros estados. Clique em Adicionar para cada inscrição e informe o estado, o tipo (Normal ou Substituto tributário (ST)), o número da inscrição e se ela está ativa. Cada inscrição adicional é independente e pode ser removida individualmente.

Impostos

Configura os parâmetros tributários da empresa.

• Reforma tributária — IBS ativo e CBS ativo (Sim/Não) indicam se a empresa já opera sob o IBS e a CBS. As alíquotas e os CSTs correspondentes são definidos pelo sistema conforme a legislação.
• Crédito ICMS (Simples Nacional) — este bloco só aparece quando o regime tributário é Simples Nacional, Simples Nacional - Excesso ou MEI. Defina se a empresa permite crédito de ICMS e, em caso afirmativo, a alíquota do crédito.

Certificado digital

O certificado digital assina os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, MDF-e). A seção mostra o status do certificado instalado:

• Válido — dentro da validade normal.
• Próximo ao vencimento — a validade está acabando, renove em breve.
• Vencido — fora da validade; os documentos não serão assinados até a renovação.

Use o botão Enviar certificado (ou Atualizar certificado, quando já existe um) para fazer o upload do arquivo. Como o upload depende do cadastro já existir, esta seção fica orientando a salvar a empresa primeiro no modo de criação.

Documentos fiscais

Controla a numeração dos documentos fiscais por tipo e por ambiente e a distribuição automática das notas de entrada emitidas contra o CNPJ da empresa.

• Ambiente de emissão ativo (obrigatório): Homologação (testes) ou Produção (documentos reais). A emissão segue o ambiente ativo no momento.
• Distribuição automática de notas de entrada (Sim / Não): com Sim, o sistema consulta a SEFAZ periodicamente e traz sozinho as notas fiscais que fornecedores emitem contra o CNPJ da empresa — elas chegam em Compras › Notas recebidas sem digitação. Deixe Não para uma empresa que não deve buscar essas notas (por exemplo, uma filial sem entrada própria). O padrão é Sim.
• Séries por documento: em abas separadas para NF-e, NFC-e e MDF-e, você cadastra as séries — agrupadas em Produção e Homologação. Para cada série, informe o número da série, o próximo número a emitir, uma descrição (ex.: “Vendas”) e se ela está ativa. Adicione quantas séries precisar; o MDF-e aceita no máximo uma série por ambiente.

Cuidado

O número da série não pode ser alterado após criado — confira antes de salvar. Em produção, um número de série errado afeta diretamente a numeração das notas emitidas.

Ao editar uma empresa que já busca notas, esta seção mostra a situação da distribuição no provedor fiscal. Em operação normal ela aparece ativa, sem ação a tomar. Quando a SEFAZ rejeita as consultas em sequência (mais comum: consumo indevido) ou falta o certificado digital válido, o sistema pausa a busca sozinho para não insistir num erro — a seção então exibe Distribuição pausada com o motivo e um botão Reativar. Reativar retoma a busca do ponto em que parou, sem trazer notas repetidas.

Escrituração fiscal (SPED)

Parametriza o declarante da EFD ICMS/IPI e a obrigação do ICMS a recolher, usados na geração do SPED Fiscal.

No bloco Declarante (registro 0000):

• Perfil de apresentação — A, B ou C, definido pelo Fisco Estadual; muda a obrigatoriedade de registros da escrituração.
• Indicador de atividade — Industrial ou equiparado (exige apuração de IPI) ou Outras atividades (optantes do Simples Nacional sempre informam “Outras”).
• Inscrição municipal, SUFRAMA e CNAE fiscal quando aplicáveis à empresa.

No bloco Obrigação do ICMS (E116), defina o código da obrigação do ICMS a recolher, o dia do vencimento e o código de receita estadual.

Preços adicionais

Configura preços de venda adicionais da empresa — os rótulos paralelos ao preço principal (por exemplo, Varejo, À vista, Por pacote). Esses rótulos aparecem como colunas extras na tabela de preços e como alvo da ação em Automações, quando você quer recalcular um deles automaticamente a partir do preço principal.

Estoque

Define o comportamento de estoque da empresa:

• Permite estoque negativo — se a empresa aceita saldo negativo nas movimentações de saída. Ativá-lo tem uma consequência importante: as reservas de estoque ficam desabilitadas para a empresa. Sem controle efetivo de saldo, a reserva perde o propósito — o item Reservas some do menu Estoque, e a baixa do estoque volta a ocorrer já na emissão do pedido ou da nota, em vez de no faturamento.
• Permite estoque negativo na produção — a mesma liberação, aplicada à produção.
• Recebimento de transferência automático — se as transferências são recebidas automaticamente no destino.
• Endereços de estoque padrão — o endereço sugerido para pedidos de venda, para notas emitidas e para produção. A lista oferece os endereços ativos cadastrados; cadastre-os em Estoque › Endereços.

Financeiro

Configura o comportamento financeiro da empresa:

• Controle de caixa — se a empresa opera em modo caixa.
• Conta padrão para recebimentos — a conta sugerida nos recebimentos da empresa; a lista oferece as contas ativas cadastradas.

No subbloco Controle de inadimplência, comece pelo controle Habilitar controle de inadimplência, que vem como Não por padrão:

• Com Não, o restante da configuração fica oculto e a empresa não aplica bloqueio por inadimplência.
• Com Sim, defina os parâmetros que controlam o bloqueio de vendas para clientes inadimplentes: dias de carência após o vencimento e antecipação pré-bloqueio são mutuamente exclusivos — preencher um desativa o outro. Indique também os gestores de liberação, usuários autorizados a liberar vendas bloqueadas.

Voltar o controle para Não limpa os parâmetros dependentes. Para o conceito completo de bloqueio por inadimplência, veja Controle de inadimplência.

Pedido de retirada

Configura a operação de pedido de retirada da empresa, com produtos, parâmetros de produção e o destino de impressão:

• Produtos padrão — o produto para envase e o produto vasilhame novo usados por padrão nos pedidos de retirada da empresa.
• Reserva de estoque — quando Reservar estoque no fechamento está ativo, o fechamento do pedido reserva o estoque dos itens (envase, garrafão novo e produtos extras) para o próprio pedido, levando a reserva para a conversão em venda.
• Produção do enchimento — a operação de produção do enchimento vinculada ao produto de envase. Selecione o produto primeiro; a lista de operações é filtrada pelo produto escolhido — trocar o produto limpa a operação anterior, que pode não pertencer ao novo produto.
• Impressão — o destino de impressão do pedido de retirada, definido por empresa (as impressoras são cadastradas em Configurações › Impressão). A Impressora do aplicativo é o destino das impressões feitas pelo app: com Nenhuma (padrão), o botão Imprimir do app fica indisponível; escolha uma impressora para o app passar a imprimir nela. A Impressora padrão (web) é o destino no navegador: com Padrão do sistema operacional (padrão), a impressão sai em A4 pelo navegador, como sempre; escolha uma impressora térmica para o web passar a oferecê-la. As duas listas mostram apenas as impressoras ativas; se a impressora escolhida for removida ou desativada, o destino volta sozinho para Nenhuma / Padrão do sistema operacional.

Salvar e fechar ou continuar

Ao terminar, escolha como gravar:

• Salvar e fechar: grava a empresa e volta para a lista.
• Salvar: grava e mantém o formulário aberto, útil para conferir o que foi salvo ou seguir preenchendo outras seções.

Entrei pelo teste grátis: o que falta preencher

Quem cria a conta pelo teste grátis (formulário público Criar conta, com nome, e-mail, senha, nome da empresa, CNPJ e telefone) já entra no sistema com uma empresa em pré-cadastro. O sistema grava o que o formulário coletou e completa o restante com valores iniciais honestos — não inventa endereço nem município fiscal.

Na prática, a empresa nasce assim:

• CNPJ, razão social (o nome da empresa informado no cadastro) e e-mail do responsável já preenchidos;
• regime tributário em Simples Nacional e tipo contribuinte em Contribuinte (perfil mais comum no trial; ambos editáveis);
• endereço (CEP, logradouro, número, bairro) em branco e estado / município ainda sem valor.

O primeiro Salvar nesta tela obriga o par estado + município e um CEP com oito dígitos. Sem esses campos, o formulário não grava — e isso é o comportamento desejado: o endereço do emitente alimenta notas fiscais, cálculo de impostos e documentos. Complete, no mínimo:

1. A seção Endereço — use a busca do CEP ou a busca do CNPJ na Identificação para preencher sozinho o que a Receita Federal devolver;
2. Confira regime tributário e tipo contribuinte na seção Regime tributário (e a inscrição estadual, se a empresa for contribuinte de ICMS);
3. Salve. Depois, volte para certificado digital, séries de documento fiscal e demais seções conforme a operação exigir.

Enquanto o endereço estiver incompleto, a empresa opera com restrição fiscal: o cálculo de impostos e a conversão de CFOP que dependem da UF de origem ficam sem base — o sistema não inventa um município só para “passar”. Complete o cadastro antes de emitir a primeira nota.

Empresa principal e troca de empresa

A coluna Principal marca, com um selo, a empresa que aparece selecionada por padrão quando você entra no sistema. Essa empresa é definida na configuração da organização e é exibida aqui apenas como referência — ela não é alterada neste cadastro.

Quando a organização tem mais de um CNPJ cadastrado, o sistema oferece a troca de empresa sem precisar sair e entrar de novo: no menu do usuário, o seletor de empresa mostra os CNPJs disponíveis e permite alternar entre eles. A empresa ativa define qual CNPJ emite os documentos e qual configuração (fiscal, estoque, financeiro) vale para o seu trabalho.

O menu de ações

Cada linha da lista tem um menu de ações — o ícone de três pontos na primeira coluna. É por ele que você chega a Editar e Excluir o cadastro.

Editar uma empresa

Na linha da empresa, abra o menu de ações e escolha Editar. Ao abrir, só a seção de Identificação vem expandida; as demais ficam recolhidas — abra as que quiser revisar. Ao salvar, o sistema envia apenas os campos que você alterou — o que não foi tocado fica como estava.

Excluir uma empresa

1. Na linha da empresa, abra o menu de ações e escolha Excluir.

2. Confira a empresa no aviso de Confirmar exclusão e clique em Remover.

Cuidado

A exclusão é definitiva e o sistema a recusa em dois casos: quando a empresa é a principal da organização e quando ela já tem movimento vinculado — notas emitidas, pedidos de venda, orçamentos, MDF-e, movimentações financeiras, contas a receber, cartas de correção ou números inutilizados. Nesses casos a empresa é mantida para preservar o histórico fiscal, de estoque e financeiro daquele CNPJ. Mesmo liberada, em geral prefira manter o cadastro a apagá-lo.

Dúvidas frequentes

O bloco de Crédito ICMS não aparece na seção Impostos.

Ele só é exibido quando o regime tributário é Simples Nacional, Simples Nacional - Excesso ou MEI. Escolha um desses regimes em Regime tributário e o bloco surge.

A seção de identidade visual (logo) fica desabilitada.

Em modo de criação, a logo só pode ser adicionada depois que a empresa existe. Salve a empresa com os dados básicos, abra-a novamente em Editar e então envie a logo.

Por que a distribuição automática de notas apareceu como pausada?

O sistema pausa a busca sozinho quando a SEFAZ rejeita as consultas em sequência (o caso mais comum é consumo indevido, quando as consultas saem rápido demais) ou quando falta o certificado digital válido da empresa. É uma proteção: insistir num erro só pioraria o bloqueio. Resolva a causa — envie um certificado válido na seção Certificado digital, ou aguarde alguns minutos no caso de rejeição — e clique em Reativar na seção Documentos fiscais. A busca retoma do ponto em que parou, sem trazer notas repetidas. A distribuição também volta sozinha após um período de espera, mesmo sem o clique.

Não consigo alterar o número de uma série de documento fiscal.

O número da série é fixo após a criação para preservar a numeração das notas. Se precisar de outro número, cadastre uma nova série e inative a antiga.

A operação de produção do enchimento ficou em branco ao trocar o produto.

A lista de operações é filtrada pelo produto para envase selecionado. Ao trocar o produto, a operação anterior é limpa porque pode não pertencer ao novo produto — selecione a operação correta para o produto atual.

O botão Imprimir do aplicativo está desabilitado.

O app só imprime quando a empresa tem uma Impressora do aplicativo definida na seção Pedido de retirada do cadastro da empresa. Sem ela, o botão fica indisponível. Cadastre a impressora em Configurações › Impressão e depois selecione-a no campo Impressora do aplicativo. No web é diferente: sem impressora padrão, a impressão sai em A4 pelo navegador normalmente.

Os campos de carência e antecipação da inadimplência travam um no outro.

Dias de carência após o vencimento e Antecipação pré-bloqueio são mutuamente exclusivos: preencher um desativa o outro. Use apenas o critério que reflete a regra da empresa.

Como defino qual empresa é a Principal?

A empresa principal é definida na configuração da organização e mostrada aqui como referência (o selo na coluna Principal). Ela não é alterada neste cadastro — ela indica qual CNPJ aparece selecionado por padrão no login.

Cadastrei a empresa, mas o certificado ainda não aceita upload.

O certificado é enviado por uma seção que depende do cadastro já estar salvo. Salve a empresa primeiro e, na edição, use o botão Enviar certificado.

Mudei o estado no endereço e o município ficou em branco.

Trocar o estado limpa o município, porque a lista de municípios depende do estado. Selecione o município novamente.

A busca do CNPJ não preenche os dados.

A busca na Receita Federal só funciona com um CNPJ completo (14 posições, numérico ou alfanumérico). Digite o documento inteiro e clique no botão de busca ao lado do campo.

A busca do CNPJ preencheu o endereço, mas a inscrição estadual ficou em branco.

A inscrição estadual e o tipo contribuinte só vêm no autofill quando a consulta ao cadastro de contribuinte da SEFAZ consegue responder. Isso exige certificado digital válido na empresa ativa no momento da busca e um estado que ofereça o serviço; se o CNPJ consultado não tiver inscrição habilitada, os campos também ficam vazios. Nesses casos preencha a inscrição e o tipo à mão na seção Regime tributário — o restante do autofill (razão social, endereço, e-mail) não depende dessa consulta.

Entrei pelo teste grátis e o cadastro da empresa está incompleto. O que falta?

Isso é esperado. O formulário público do teste grátis grava só o essencial (CNPJ, nome da empresa, e-mail do responsável) e deixa a empresa em pré-cadastro, com endereço vazio e estado/município sem valor. Abra Configurações › Empresas, edite a empresa e complete pelo menos a seção Endereço (CEP, estado e município são obrigatórios no primeiro salvamento). Use a busca do CNPJ ou do CEP para preencher o que puder automaticamente; confira regime tributário e inscrição estadual; salve. Veja a seção Entrei pelo teste grátis: o que falta preencher.

Esta tela é para cadastrar clientes e fornecedores?

Não. Aqui ficam os CNPJs da sua organização (matriz e filiais que emitem notas). Clientes, Fornecedores e Transportadoras têm cadastro próprio, separado.

Por que não consigo excluir a empresa?

A exclusão é recusada em dois casos. Quando a empresa é a principal da organização, ela não pode ser excluída — esse vínculo é definido na configuração da organização, não nesta tela. Quando a empresa já tem movimento vinculado (notas emitidas, pedidos de venda, orçamentos, MDF-e, movimentações financeiras, contas a receber, cartas de correção ou números inutilizados), o sistema mantém o cadastro para preservar o histórico. Não é possível forçar a exclusão com movimento; para retirar um CNPJ, confira que não reste nenhum desses registros atrelados a ele.