Caixas

A tela Caixas controla o dinheiro que passa pelas mãos de cada operador durante o expediente. Um caixa é a sessão de trabalho de uma pessoa (do momento em que ela o abre até o momento em que ele é fechado e aprovado), e cada entrada e cada saída lançada nessa sessão fica registrada ali, separada por operador, até virar parte do extrato financeiro da empresa.

O que acontece num caixa reaparece em outros pontos do sistema:

• Ao ser aprovado, cada lançamento do caixa vira uma movimentação financeira: é assim que o dinheiro movimentado no caixa entra no extrato consolidado das contas.
• A opção Receber contas, dentro do próprio caixa, dá baixa em um título de contas a receber e gera um lançamento automaticamente. É o mesmo recebimento que, sem o Controle de caixa ativado, iria direto para as movimentações financeiras.
• Os boletos que o banco confirma como pagos entram no caixa do banco, aberto pelo próprio sistema a cada dia e separado do caixa dos operadores.
• Cada lançamento é classificado por uma categoria financeira e, quando cabe, por um centro de custos, a mesma classificação usada nos relatórios financeiros.
• A conta que recebe cada lançamento vem do cadastro de contas bancárias, e o relatório impresso do caixa consolida os valores também por forma de pagamento.

Só existe com o Controle de caixa ativado

A tela Caixas, o botão Meu caixa no cabeçalho e o próprio papel Operador de caixa só têm efeito com o campo Controle de caixa ativado na empresa, em Configurações › Empresas. Sem isso, os recebimentos vão direto para as movimentações financeiras, sem passar por um caixa. Quem vai operar precisa, além disso, ter uma pessoa com o papel Operador de caixa. Veja Operadores de caixa para cadastrar e vincular esse papel a um usuário.

Como acessar

No menu lateral, abra Financeiro › Caixas. Duas coisas precisam estar certas para o item aparecer: o Controle de caixa ativado na empresa (veja a nota acima) e a permissão para esta tela no seu perfil de acesso. Faltando a permissão, peça ao administrador do sistema para liberar em Configurações › Perfis de acesso. Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.

Quem tem a permissão completa vê e abre qualquer caixa por esta lista. Um operador sem essa permissão completa (o caso comum de quem só opera o próprio caixa) não acessa esta lista: ele usa o botão Meu caixa, no cabeçalho do sistema, que leva direto ao caixa que ele mesmo abriu. O botão só aparece para quem tem o papel Operador de caixa.

Os estados de um caixa

Todo caixa vive em um destes estados. Saber em qual estado ele está explica o que ainda dá para fazer nele, e quem pode fazer.

Aberto

O operador abriu o caixa e pode lançar entradas e saídas livremente. É o estado operacional do dia, com no máximo um por operador.

Em correção

Destino da reabertura feita com a ação Gerenciar em Caixas. Só quem tem Gerenciar lança, edita ou fecha neste estado. Venda do dia (recebimento automático) não entra neste caixa, só no caixa aberto do operador. Receber contas e Receber crédito feitos nesta tela entram neste caixa.

Pendente de aprovação

O operador (ou o gestor) fechou o caixa. Os lançamentos ficam congelados, somente leitura, até alguém aprovar ou reabrir o caixa.

Aprovado

Alguém aprovou o caixa: cada lançamento virou uma movimentação financeira. O caixa não muda mais de estado: não existe reabertura para um caixa aprovado.

Um caixa pendente de aprovação ainda pode voltar a aberto ou a em correção. É a reabertura, tratada em Aprovar ou reabrir o caixa, mas só antes de ser aprovado. Depois de aprovado, o caminho termina ali. O caixa do banco é a exceção: ele vai de aberto a pendente de aprovação sozinho, na virada do dia, e não tem reabertura.

O caixa do banco

O caixa do banco é o caixa que o próprio sistema abre para receber os boletos que o banco confirmou como pagos. Cada banco com baixa automática (Banco do Brasil e Sicredi) ganha um caixa por empresa e por dia, e o operador desse caixa é um usuário com o nome do banco (Banco do Brasil ou Sicredi), que não faz login e não aparece em Configurações › Usuários. Ninguém clica em Abrir caixa: o caixa do banco nasce na primeira liquidação do dia.

O caixa do banco recebe apenas lançamentos gerados pelo sistema:

• a liquidação de um boleto, quando o banco avisa o pagamento ou quando a consulta periódica do motor de cobrança encontra o boleto pago.
• o estorno bancário, quando o banco desfaz uma baixa já liquidada e você escolhe estornar em Resolver cancelamento de baixa (veja Cancelamento de baixa operacional).
• a correção de valor, quando você resolve uma divergência de valor aceitando o valor do banco ou ajustando para outro: o valor que valia é estornado e o valor final é lançado.

Um lançamento do banco nunca é alterado depois de gravado: cada correção entra como um lançamento novo, e o histórico mostra o pagamento original, o estorno e o valor final, cada um na sua linha. O Registrar recebimento manual de um boleto não entra aqui: ele vai para o caixa aberto de quem registrou.

Lançamento do banco não se edita, não se exclui nem se estorna

É uma regra de segurança: o dinheiro que o banco confirmou só muda quando o próprio banco corrige. Por isso o caixa do banco não oferece Novo lançamento, Editar, Excluir, Fechar caixa nem Reabrir, nem para quem tem a ação Gerenciar. A correção chega pelo alerta do boleto, na subtabela de boletos do contas a receber.

Na virada do dia, à meia-noite no horário de Brasília, o sistema envia para aprovação todo caixa do banco aberto em um dia anterior e registra a hora do fechamento. Se um pagamento chegar antes dessa rotina rodar, o caixa de ontem vai para aprovação no mesmo instante e o lançamento entra no caixa de hoje. A partir daí, o caixa do banco segue o fluxo normal de conferência: alguém com permissão o aprova (veja Aprovar ou reabrir o caixa), e cada lançamento vira uma movimentação financeira na conta do convênio bancário, que também não se edita, não se exclui nem se estorna.

Na lista de caixas, o caixa do banco mostra a marca do banco (o símbolo do banco, com as cores dele) ao lado do nome, na coluna Operador. Ao abrir o caixa, um aviso no topo da tela explica que os lançamentos vêm do banco, com a mesma marca. Se o banco não tem marca, a lista, o aviso e o PDF mostram o ícone genérico de banco.

Sem o Controle de caixa ativado, não existe caixa do banco: a liquidação entra direto nas movimentações financeiras, na conta do convênio, com a mesma proteção.

Para ligar ou desligar o Controle de caixa em Configurações › Empresas, todos os caixas da empresa precisam estar aprovados. Como o caixa do banco não tem Fechar caixa, o próprio pedido de troca já envia para aprovação o caixa do banco aberto, mesmo quando a troca é recusada por outro caixa pendente. Aprove-o e salve a empresa de novo.

A lista de caixas

Ao abrir a tela, você vê os caixas já abertos, em correção, pendentes de aprovação ou aprovados. Por padrão, a tabela mostra:

• Número: o número sequencial do caixa, o mesmo que aparece no cabeçalho quando você abre o detalhe (Caixa #N).
• Situação: o estado atual (veja Os estados de um caixa), com cor e ícone próprios.
• Operador: quem abriu o caixa. No caixa do banco, o nome do banco, com a marca do banco à frente.
• Data de abertura e Data de fechamento: quando o caixa foi aberto e, se já fechado, quando foi fechado. Aberto e em correção não têm data de fechamento (a reabertura zera o fechamento).

Buscar, filtrar e ordenar

A ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:

• Busca: esta lista não tem busca rápida. O campo nem aparece na barra de ferramentas. Localize um caixa pelos filtros avançados ou pela ordenação.
• Filtros avançados: refine por Situação (mais de uma ao mesmo tempo) e pelas datas de Data de abertura e Data de fechamento.
• Ordenação: clique no título de Número, Situação, Data de abertura ou Data de fechamento para ordenar por essa coluna. Por padrão, a lista traz os caixas mais recentes primeiro (maior número). Ao ordenar por Data de fechamento, os caixas ainda abertos ou em correção (sem data de fechamento) ficam sempre no fim da lista, em qualquer sentido da ordenação.
• Relatórios: o botão de relatórios da tabela gera um relatório dinâmico a partir da lista, com as colunas que você está exibindo.
• Imprimir relatório: o botão Imprimir relatório (ao lado de Abrir caixa) abre um modal para filtrar e selecionar quais caixas entram no PDF. O relatório é único e consolidado: mescla os lançamentos e as vendas dos caixas escolhidos no mesmo layout da impressão individual (não gera um PDF por caixa). Use Selecionar todos da página, os filtros de situação/datas e a seleção linha a linha (a seleção persiste ao mudar de página). Em seguida, use Gerar.

Abrir um caixa

Clique em Abrir caixa, no canto superior direito da lista de caixas. O sistema pede uma confirmação (Confirmar abertura do caixa para iniciar lançamentos.) e, ao confirmar, leva direto para a tela do novo caixa. Pelo popover do botão Meu caixa, no cabeçalho, Abrir caixa abre o caixa imediatamente, sem essa confirmação, e mostra o resumo ali mesmo. Use Ver movimentação para ir à tela de detalhe.

Duas regras controlam a abertura:

• Sua pessoa precisa ter o papel Operador de caixa. Sem ele, o sistema recusa a abertura. Veja Operadores de caixa.
• Só um caixa aberto por vez, por operador. Enquanto você tiver um caixa aberto, não é possível abrir outro. Feche o atual antes. Um caixa pendente de aprovação (fechamento aguardando conferência) não impede abrir um novo: você continua operando normalmente enquanto o supervisor aprova o fechamento anterior.

O número do caixa é sequencial por empresa e gerado automaticamente. Você não o escolhe.

A tela do caixa

O cabeçalho mostra o número do caixa (clique para copiar o link direto para esta tela), o operador, a situação atual, a data de abertura e, se já fechado, a data de fechamento. Quando o caixa já foi reaberto ao menos uma vez, um selo adicional mostra quantas reaberturas houve. Clique nele para ver quem reabriu, quando e o motivo de cada uma.

À esquerda do título Caixa, a seta leva de volta à lista de caixas. Ela só aparece com a ação Gerenciar em Caixas (veja Como acessar).

A tela se atualiza sozinha conforme lançamentos são registrados, sem precisar recarregar a página.

A lista de lançamentos

Abaixo do cabeçalho (e, se o caixa estiver em correção, do aviso Caixa em correção), fica a lista de lançamentos do caixa, com:

• Data: a data do lançamento, informada por quem lançou (não a data em que o registro foi criado no sistema, que é a coluna Criado em, oculta por padrão no controle de colunas).
• Conta: a conta bancária de destino do lançamento.
• Cliente: o nome do cliente, quando o lançamento tem contraparte, como recebimento de título por Receber contas pelo caixa, venda à vista ou Receber crédito pelo caixa (o mesmo nome de créditos de cliente). Num lançamento manual, fica em branco.
• Tipo: Entrada ou Saída, com ícone e cor próprios.
• Categoria financeira: a categoria do lançamento.
• Documento: o pedido de venda (PV …) e/ou a nota emitida (NF …) de origem, quando o lançamento veio de uma venda à vista ou de um recebimento de título. Cada número é um link que abre a tela correspondente em nova guia. Sem vínculo de venda, a célula fica em branco (—).
• Valor: o valor, com sinal (+ para entrada, − para saída). Já inclui acréscimo de liquidação e já desconta desconto, quando houver.
• Acréscimo / Desconto: encargos da liquidação do título neste lançamento. Célula — quando o valor é zero.
• Descrição: o texto livre informado no lançamento.
• Observações: a nota escrita na baixa de uma conta a receber, quando houver. Ela vem da seção Observações de Receber contas pelo caixa. O texto longo corta com reticências. Passe o mouse para ler o valor inteiro. Lançamento sem nota mostra -.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também Criado em e Criado por. A busca rápida localiza pela Descrição ou pelas Observações do lançamento, ignorando acentos. Os filtros avançados refinam por Data, Conta, Tipo, Categoria financeira, Centro de custos, Valor, Acréscimo e Desconto. O rodapé soma o Total da página e o Total geral do caixa (entradas menos saídas), considerando os filtros aplicados.

Criado por mostra o nome de quem incluiu o registro. Quando o próprio sistema criou o registro, na implantação, numa migração ou numa carga inicial, aparece Tromso.

Lançar uma entrada ou saída

Com o caixa aberto (ou em correção, se você tem a ação Gerenciar), clique em Novo lançamento para abrir a janela de lançamento. Para editar um já existente, use o menu de ações (⋮) da linha e escolha Editar, disponível só enquanto o caixa está nesses estados operáveis.

• Descrição (obrigatório): um texto livre identificando o lançamento, até 255 caracteres.
• Conta (obrigatório): a conta bancária que recebe (entrada) ou de onde sai (saída) o valor. A lista oferece as contas ativas do cadastro de contas bancárias.
• Tipo (obrigatório): Entrada ou Saída. Um lançamento novo começa como Saída.
• Categoria financeira (obrigatório): a classificação do lançamento. A lista de opções muda conforme o Tipo: para Entrada, mostra as categorias de receita, e para Saída, as de despesa. Trocar o Tipo depois de escolher a categoria limpa a categoria selecionada, porque ela deixa de ser compatível. Se a categoria que você precisa ainda não existe, use Nova categoria, no fim da lista do combobox. Ela abre um cadastro rápido sem sair desta janela. Veja Categorias financeiras.
• Centro de custos (opcional): para onde o valor é rateado. Mesma lógica de criação rápida (Novo, no fim da lista). Veja Centros de custos.
• Valor (obrigatório): o valor do lançamento, maior que zero.
• Data (obrigatório): a data do lançamento. Começa preenchida com a data atual.

Ao digitar a Descrição com 2 caracteres ou mais, a lista sugere lançamentos anteriores de todos os caixas da empresa: lançamentos manuais e baixas de contas a receber digitadas. Passe o mouse ou use as setas para ver a prévia dos campos que a sugestão preenche, sem gravar. Com o item destacado, Enter ou Tab grava. O clique no item também grava. Esc ou um clique fora da lista desfaz a prévia. A sugestão preenche a Conta, o Tipo, a Categoria financeira, o Centro de custos e o Valor. A Data fica como está. O Tipo acompanha o item escolhido, e o item mostra Contas a receber quando vem de uma baixa. Ao editar um recebimento de crédito avulso, os campos financeiros ficam travados e a sugestão não aparece. Se nenhum lançamento anterior casa com o texto, aparece «Nenhum lançamento anterior com “termo”», e a descrição digitada é usada como está.

Para salvar, use Salvar (grava e mantém a janela aberta) ou, na seta ao lado, Salvar e fechar (grava e volta para a lista de lançamentos).

Só o operador do caixa lança e edita, com exceção

Enquanto o caixa está aberto, lançar, editar, excluir ou fechar é restrito a quem abriu aquele caixa, salvo quem tem Gerenciar, que opera caixa de qualquer operador. Quando o caixa está em correção, veja a regra em Os estados de um caixa. Aprovar e reabrir são ações à parte, tratadas em Aprovar ou reabrir o caixa.

Receber contas pelo caixa

Com o controle de caixa da empresa ligado, este é o único caminho para baixar títulos a receber manualmente. A opção Receber contas some do menu de Movimentações financeiras. Com o caixa aberto (ou em correção, se você tem a ação Gerenciar), a seta ao lado de Novo lançamento abre Receber contas, a mesma baixa descrita em Contas a receber, só que feita de dentro do caixa. A opção só aparece para quem tem a permissão de baixar contas a receber. (Pagamento de contas a pagar continua em Movimentações, com ou sem controle de caixa.)

A tabela dessa janela é a tabela padrão do sistema, com busca rápida, Filtrar e Colunas como em qualquer lista (veja Trabalhando com listas).

O fluxo, que consiste em selecionar uma ou várias contas, tratar diferença de valor (acréscimo ou desconto) e confirmar, segue o mesmo padrão do recebimento em Contas a receber. A diferença está no destino: em vez de virar movimentação financeira na hora, o recebimento entra como um lançamento de entrada neste caixa, com o Cliente da conta preenchido e a opção Imprimir recibo disponível no menu de ações da linha. Quem opera o caixa de outro operador com a ação Gerenciar também lança neste caixa, não no caixa aberto de quem está gerenciando. Só quando o caixa é aprovado é que esse lançamento se torna, como qualquer outro, uma movimentação financeira.

Logo abaixo de Dados do recebimento (com Conta de destino e Data do recebimento), a janela tem uma seção Observações, que vem recolhida: clique no título para expandi-la e escreva uma nota de até 500 caracteres. A nota vale para todas as contas marcadas no recebimento e aparece na coluna Observações do caixa. Ao aprovar o caixa, ela segue para a movimentação financeira de cada lançamento, onde você a vê na coluna Observações de Movimentações financeiras.

Receber crédito pelo caixa

No mesmo menu do caixa aberto ou em correção (seta ao lado de Novo lançamento, quando você pode operar o caixa) também aparece Receber crédito: registra dinheiro sem título a receber e sobe o saldo de créditos de cliente na hora. O lançamento de entrada aparece na lista do caixa com o Cliente preenchido, o mesmo nome da tela de créditos. Exige a permissão criar em créditos de cliente. Não confundir com Receber contas (que baixa títulos). O crédito entra neste caixa, inclusive quando quem opera tem Gerenciar e está no caixa de outro operador.

Editar e excluir um lançamento

O menu de ações (⋮) de cada linha oferece Editar e Excluir enquanto o caixa está aberto ou em correção e você pode operá-lo (veja o aviso em Lançar uma entrada ou saída). Pendente, aprovado, ou caixa de outro operador sem Gerenciar: o menu não mostra essas opções.

Excluir remove o lançamento depois de uma confirmação: a exclusão é definitiva, sem lixeira.

Fechar o caixa

Quando termina o expediente, ou ao concluir um ajuste em correção, feche o caixa: na seta ao lado de Novo lançamento, escolha Fechar caixa, confirme (Confirmar fechamento do caixa para envio à aprovação.) e o caixa muda para pendente de aprovação. A partir daí, nenhum lançamento pode ser criado, editado ou excluído: o fechamento congela o que foi lançado.

O atalho Meu caixa no cabeçalho do sistema acompanha só o caixa operacional do dia (aberto ou, na falta dele, pendente de aprovação). Um caixa em correção não aparece ali: abra-o pela lista de Caixas.

Ao confirmar o fechamento, o sistema pergunta se você quer imprimir o relatório agora. Veja Imprimir o relatório e o recibo.

Fechar segue a mesma regra de lançar (veja o aviso em Lançar uma entrada ou saída).

Aprovar ou reabrir o caixa

Um caixa pendente de aprovação espera uma destas duas ações, e as duas exigem a ação Editar liberada para Caixas no perfil de acesso, independente de quem abriu o caixa. É a separação de funções: quem fecha o próprio caixa normalmente não é quem o aprova.

• Aprovar consolida cada lançamento numa movimentação financeira. A partir daí, o dinheiro lançado aparece no extrato geral das contas. Você pode registrar uma observação opcional (até 500 caracteres), guardada e exibida depois na própria tela do caixa.
• Reabrir exige um motivo (obrigatório, até 500 caracteres) e fica registrado no selo de reaberturas do cabeçalho. O destino depende de quem reabre:
  • com a ação Gerenciar, o caixa vai sempre para em correção, e o caixa operacional do dia (se houver) permanece aberto e separado.
  • sem Gerenciar, a reabertura só é possível se o operador não tiver outro caixa aberto. Nesse caso o caixa volta para aberto.

O caixa do banco só aceita Aprovar: ele não tem Reabrir, porque os lançamentos confirmados pelo banco não mudam.

Em correção, se o operador já tiver um caixa aberto do dia, ele permanece separado (veja Fechar o caixa). Quem tem Gerenciar ajusta os lançamentos e fecha de novo (volta a pendente de aprovação) para nova conferência.

Depois de aprovado não tem volta

Aprovar um caixa é definitivo: os lançamentos já viraram movimentação financeira, e não existe reabertura para um caixa aprovado, só para um pendente de aprovação. Revise o relatório antes de aprovar.

Imprimir o relatório e o recibo

Há dois pontos de entrada para o mesmo layout de PDF:

1. Na lista de caixas, Imprimir relatório abre o modal de seleção/filtro. O PDF consolida somente os caixas escolhidos em um único documento.
2. Na tela do caixa, em qualquer estado, Imprimir relatório abre o PDF daquele caixa: dados de abertura e fechamento, lançamentos agrupados por conta, por categoria financeira e por forma de pagamento, e as vendas vinculadas a esse caixa no faturamento.

Na seção Vendas do operador, entram os pedidos e as notas diretas que gravaram esse caixa no momento do faturamento, inclusive crediário, boleto e outras formas que não geram lançamento no faturamento. Em cada parcela, a coluna de recebimento mostra Neste caixa, Outra conta ou «—» (ainda em aberto). Notas cuja operação fiscal esteja configurada com Gera contas a receber como Não não aparecem. Lançamentos do caixa e vendas usam critérios distintos: o vínculo da venda é o caixa operacional do faturamento, e o do lançamento é o caixa em que o dinheiro entrou ou saiu.

A tag de cada parcela na seção Vendas do operador é o mesmo rótulo que a lista de contas a receber mostra para o título. Conta em aberto ou com baixa parcial mostra a liquidação e o prazo lado a lado, como Em aberto · Atrasada. Conta quitada mostra só Quitada, e conta cancelada, só Cancelada. Assim, uma venda paga no PIX neste caixa sai como Quitada, e um boleto ainda em aberto com vencimento passado, como Em aberto · Atrasada.

Quando um pedido ou uma nota (com Gera contas a receber) é faturado com a opção Sem pagamento (disponível se a empresa permitir em Configurações › Empresas e usada em pedidos de venda ou notas emitidas), o relatório de caixa mostra Sem pagamento como forma de pagamento: no detalhe, logo abaixo do documento, e de novo no consolidado por forma de pagamento. O texto aparece em itálico e tom mais suave (o mesmo destaque visual da bonificação), para não se confundir com uma forma de pagamento cadastrada de nome parecido. O valor entra no consolidado para o total por forma fechar com o total vendido. Sem essa linha, o relatório pareceria incompleto.

Quando a venda contém item bonificado, o relatório também lista Bonificação no detalhe e no consolidado por forma de pagamento. A bonificação tem cor própria e não é uma forma cadastrada: ela representa mercadoria que compõe o total comercial, mas não gera conta a receber nem entrada no caixa. Some a linha Bonificação às formas financeiras para conferir o total vendido.

Quando a venda abate crédito de cliente (forma Crédito de cliente no faturamento), o relatório lista Crédito de cliente no detalhe e no consolidado por forma de pagamento, com cor própria (distinta de Sem pagamento e de Bonificação). Esse abatimento reduz o saldo de crédito do cliente e não gera conta a receber nem lançamento no caixa. A linha existe para o total por forma fechar com o total vendido. Sem ela, uma venda mista (crédito + PIX, por exemplo) deixaria o consolidado abaixo do total de vendas.

Quando um lançamento veio de um recebimento com acréscimo ou desconto de liquidação, as colunas Entrada/Saída já trazem o valor total movimentado (saldo + acréscimo, ou valor já líquido de desconto). Abaixo da descrição, o PDF exibe só a discriminação (por exemplo «Acréscimo 10,00») quando ela é maior que zero, sem somar de novo ao total. Esse acréscimo de liquidação é distinto do acréscimo de documento (frete, seguro e outros) listado na seção Vendas do operador.

Na seção Movimentações por conta, a nota da baixa aparece na descrição do lançamento, numa linha Obs. abaixo da categoria, só quando essa nota existe. O texto quebra dentro da coluna, sem coluna extra.

A marca do banco aparece no cabeçalho de cada conta da seção Movimentações por conta e antes do nome do banco quando ele é o recebedor de um pagamento ou o dono do caixa do banco, nas seções Vendas do operador e Movimentações por conta. Conta sem banco, ou banco sem marca, mostra o ícone genérico no lugar da marca.

No PDF, o número do pedido, da nota ou de outro caixa é um link: ao clicar, o visualizador abre a tela correspondente em nova guia e o link fica vermelho. Esse vermelho vale para o PDF que você gerou (um caixa sozinho ou o conjunto de caixas do relatório agrupado) e continua lá quando você abre o mesmo relatório de novo. Passe o mouse sobre o link vermelho: depois de um segundo aparece Já aberto, com Desmarcar para voltar à cor azul.

Para um lançamento que nasceu de Receber contas pelo caixa (título a receber vinculado), o menu de ações da linha oferece Imprimir recibo, um comprovante individual desse recebimento. Ter o Cliente preenchido não basta: Receber crédito pelo caixa preenche o cliente e não oferece recibo.

O modelo do recibo é definido por empresa, no campo Recibos de caixa da seção Impressão de documentos em Configurações › Empresas:

• A4 (folha), o padrão, gera o recibo em PDF, como o relatório.
• Térmica (cupom) abre o preview do cupom, como ele sai na impressora. Confira o preview antes de clicar em Imprimir, que envia o cupom à impressora térmica ativa da empresa, cadastrada em Configurações › Impressão. Sem impressora ativa, o preview continua visível, o botão Imprimir fica desabilitado com um aviso, e Imprimir em A4 continua disponível. Esse atalho gera o recibo em folha só nessa impressão e não altera o modelo salvo na empresa.

Dúvidas frequentes

Não encontro Caixas no menu de Financeiro, mesmo com a permissão liberada.

O item Caixas só aparece com o campo Controle de caixa ativado na empresa, em Configurações › Empresas. Sem isso ativado, o sistema registra os recebimentos direto nas movimentações financeiras, sem passar por um caixa. Confirme essa configuração com o administrador.

Cliquei em Abrir caixa e o sistema recusou.

Duas causas cobrem a maioria dos casos: você já tem um caixa aberto (só um aberto por vez, e um pendente de aprovação não bloqueia), ou sua pessoa ainda não tem o papel Operador de caixa marcado. Veja Operadores de caixa para conferir e corrigir.

O caixa está aberto, mas não consigo lançar, editar nem fechar.

Lançar, editar, excluir e fechar são restritos a quem abriu aquele caixa. Se o caixa é de outro operador, você só opera nele com a ação Gerenciar liberada para Caixas no seu perfil de acesso. Peça ao administrador se essa exceção fizer sentido para o seu caso (correção, ausência do titular).

Recebi contas no caixa de outro operador e o lançamento não apareceu no Meu caixa.

Com a ação Gerenciar, Receber contas e Receber crédito feitos na tela daquele caixa entram naquele caixa (aberto ou em correção) e não no caixa aberto de quem está gerenciando. O lançamento está na tela do caixa em que foi feito.

Dá para receber contas num caixa alheio sem ter caixa aberto próprio?

Sim, com Gerenciar. Abra o caixa de outro operador pela lista e use Receber contas ou Receber crédito. A recusa “Nenhum caixa aberto. Abra um caixa para continuar operando.” aparece ao tentar receber fora da tela daquele caixa e sem caixa aberto próprio. Na tela do caixa de outro operador, com Gerenciar, a recusa não aparece: o lançamento entra naquele caixa.

Fechei o caixa e agora não consigo mais editar os lançamentos.

É o esperado: fechar muda o caixa para pendente de aprovação, e nesse estado os lançamentos ficam congelados. Para corrigir algo, alguém precisa reabrir o caixa. Com a ação Gerenciar, a reabertura vai para em correção. Sem Gerenciar, só dá para reabrir se o operador não tiver outro caixa aberto, e o estado volta para aberto.

Meu caixa está em correção e não consigo lançar.

É o esperado. Quando o caixa está em correção, só quem tem a ação Gerenciar em Caixas lança, edita ou fecha, mesmo sendo o titular do caixa. Peça a quem tem Gerenciar para concluir o ajuste, ou peça essa ação no seu perfil se a conferência D+1 for sua responsabilidade.

O operador já abriu o caixa de hoje: dá para reabrir o de ontem?

Sim, com a ação Gerenciar em Caixas. A reabertura cai em em correção: você ajusta o caixa antigo sem tocar no caixa operacional do dia. Depois feche de novo para voltar a pendente de aprovação e siga a conferência.

Apareceu na lista um caixa com o nome do banco, que ninguém abriu. O que é?

É o caixa do banco, aberto pelo sistema para receber os pagamentos que o banco confirmou. Na virada do dia ele vai para pendente de aprovação e é aprovado como qualquer outro caixa.

Por que o caixa do banco não tem Novo lançamento, Fechar caixa nem Reabrir?

Porque o caixa do banco só guarda o que o banco confirmou, e isso não muda pela tela, nem para quem tem Gerenciar. Os lançamentos entram sozinhos, o fechamento acontece na virada do dia (meia-noite no horário de Brasília) e a conferência termina com Aprovar. Se uma dessas ações chegar ao sistema por outro caminho, ele recusa com a mensagem correspondente: «O caixa do banco recebe somente as liquidações confirmadas pelo banco», «O caixa do banco é enviado para aprovação automaticamente na virada do dia» ou «O caixa do banco não pode ser reaberto: os lançamentos confirmados pelo banco são imutáveis». Para lançar uma entrada ou saída, use o seu próprio caixa (Meu caixa, no cabeçalho). Para registrar o pagamento de um boleto que o banco ainda não avisou, use Registrar recebimento na subtabela de boletos do contas a receber. Ele entra no seu caixa.

Apareceu «Lançamento confirmado pelo banco não pode ser editado, excluído ou estornado». Como corrijo?

Pela correção do próprio banco. O pagamento confirmado pelo banco não se edita, não se exclui e não se estorna, nem no caixa, nem nas movimentações financeiras, nem na seção Baixas do título. Quando o banco desfaz ou corrige o pagamento, o sistema avisa na subtabela de boletos do contas a receber: em Resolver cancelamento de baixa, escolha estornar. Em Resolver divergência, aceite o valor do banco ou ajuste. O sistema lança o estorno e o valor final como lançamentos novos.

Dá para reabrir um caixa depois de aprovado?

Não. A reabertura só existe para um caixa pendente de aprovação: assim que ele é aprovado, os lançamentos já viraram movimentação financeira e o caixa não muda mais de estado. Revise o relatório antes de aprovar, se tiver dúvida.

Quem pode aprovar ou reabrir um caixa?

Quem tiver a ação Editar liberada para Caixas no perfil de acesso, não necessariamente o próprio operador do caixa. Reabrir em em correção exige também Gerenciar. Sem Gerenciar, a reabertura só funciona se o operador não tiver outro caixa aberto. É proposital: separa quem opera o caixa no dia a dia de quem confere e aprova o fechamento.

Não encontro o campo de busca na lista de caixas.

Ele não existe nesta tela: o caixa é identificado pelo número, pelo operador e pelas datas, e todos eles são filtros. Use os filtros avançados por Situação ou pelas datas de abertura e fechamento, ou ordene pela coluna Número para localizar o caixa mais recente.

Não vejo o botão Meu caixa no cabeçalho.

O botão só aparece com o Controle de caixa ativado na empresa e para um usuário cuja pessoa vinculada tem o papel Operador de caixa. Confira os dois pontos: o segundo se ajusta em Operadores de caixa.

Por que a coluna Cliente está vazia nesta linha?

Porque o lançamento não tem contraparte. Um lançamento manual não envolve cliente: a célula fica em branco. Recebimento de título por Receber contas pelo caixa, venda à vista e Receber crédito pelo caixa preenchem o mesmo nome da tela de créditos de cliente.

Um lançamento tem a opção Imprimir recibo e outro não. Por quê?

Imprimir recibo só aparece para o lançamento que nasceu de Receber contas pelo caixa, porque só ele tem conta a receber vinculada. Veja Imprimir o relatório e o recibo.

Faturei com Sem pagamento: o total de vendas bate, mas o consolidado por forma parece faltar valor. Está errado?

Não. A linha Sem pagamento do relatório fecha o consolidado por forma com o total vendido. Veja Imprimir o relatório e o recibo.

A venda tem item bonificado: por que Bonificação aparece no consolidado por forma de pagamento?

A linha Bonificação fecha o total das formas com o total vendido, sem gerar recebimento. Veja Imprimir o relatório e o recibo.

Faturei com Crédito de cliente: o total de vendas e o consolidado por forma batem?

Sim. A linha Crédito de cliente do relatório fecha o consolidado por forma com o total vendido. Veja Imprimir o relatório e o recibo.

Recebi com acréscimo: a tabela mostra o valor certo, mas o PDF não mostra o acréscimo. Onde fica?

A discriminação «Acréscimo …» aparece na descrição do lançamento, abaixo do texto, e a coluna Entrada já traz o total que entrou. Veja Imprimir o relatório e o recibo.