Aberto
O operador abriu o caixa e pode lançar entradas e saídas livremente. É o único estado em que se lança, edita ou exclui um lançamento.
Caixas
A tela Caixas controla o dinheiro que passa pelas mãos de cada operador durante o expediente. Um caixa é a sessão de trabalho de uma pessoa — do momento em que ela o abre até o momento em que ele é fechado e aprovado —, e cada entrada e cada saída lançada nessa sessão fica registrada ali, separada por operador, até virar parte do extrato financeiro da empresa.
O que acontece num caixa reaparece em outros pontos do sistema:
- Ao ser aprovado, cada lançamento do caixa vira uma movimentação financeira — é assim que o dinheiro movimentado no caixa entra no extrato consolidado das contas.
- A opção Receber contas, dentro do próprio caixa, dá baixa em um título de contas a receber e gera um lançamento automaticamente — o mesmo recebimento que, sem o Controle de caixa ativado, iria direto para as movimentações financeiras.
- Cada lançamento é classificado por uma categoria financeira e, quando cabe, por um centro de custos — a mesma classificação usada nos relatórios financeiros.
- A conta que recebe cada lançamento vem do cadastro de contas bancárias, e o relatório impresso do caixa consolida os valores também por forma de pagamento.
Como acessar
Seção intitulada “Como acessar”No menu lateral, abra Financeiro › Caixas. Duas coisas precisam estar certas para o item aparecer: o Controle de caixa ativado na empresa (veja a nota acima) e a permissão para esta tela no seu perfil de acesso. Faltando a permissão, peça ao administrador do sistema para liberar em Configurações › Perfis de acesso. Para entender por que itens aparecem ou somem conforme o perfil, veja Navegação, menu e permissões.
Quem tem a permissão completa vê e abre qualquer caixa por esta lista. Um operador sem essa permissão completa — o caso comum de quem só opera o próprio caixa — não acessa esta lista: ele usa o botão Meu caixa, no cabeçalho do sistema, que leva direto ao caixa que ele mesmo abriu. O botão só aparece para quem tem o papel Operador de caixa.
Os estados de um caixa
Seção intitulada “Os estados de um caixa”Todo caixa vive em um destes estados. Saber em qual estado ele está explica o que ainda dá para fazer nele, e quem pode fazer.
Pendente de aprovação
O operador fechou o caixa. Os lançamentos ficam congelados, somente leitura, até alguém aprovar ou reabrir o caixa.
Aprovado
Alguém aprovou o caixa: cada lançamento virou uma movimentação financeira. O caixa não muda mais de estado — não existe reabertura para um caixa aprovado.
Um caixa pendente de aprovação ainda pode voltar a aberto — é a reabertura, tratada em Aprovar ou reabrir o caixa —, mas só antes de ser aprovado. Depois de aprovado, o caminho termina ali.
A lista de caixas
Seção intitulada “A lista de caixas”
Ao abrir a tela, você vê os caixas já abertos, fechados ou aprovados. Por padrão, a tabela mostra:
- Número — o número sequencial do caixa, o mesmo que aparece no cabeçalho quando você abre o detalhe (Caixa #N).
- Situação — o estado atual (veja Os estados de um caixa), com cor e ícone próprios.
- Operador — quem abriu o caixa.
- Data de abertura e Data de fechamento — quando o caixa foi aberto e, se já fechado, quando foi fechado. Um caixa ainda aberto não tem data de fechamento.
Buscar, filtrar e ordenar
Seção intitulada “Buscar, filtrar e ordenar”A ordenação e o controle de colunas seguem o mesmo padrão de todas as listas do sistema, detalhado em Trabalhando com listas. Aqui, especificamente:
- Busca: esta lista não filtra por texto — o campo de busca não tem efeito aqui. Localize um caixa pelos filtros avançados ou pela ordenação.
- Filtros avançados: refine por Situação (mais de uma ao mesmo tempo) e pelas datas de Data de abertura e Data de fechamento.
- Ordenação: clique no título de Número, Situação, Data de abertura ou Data de fechamento para ordenar por essa coluna. Por padrão, a lista traz os caixas mais recentes primeiro (maior número). Ao ordenar por Data de fechamento, os caixas ainda abertos — sem data de fechamento — ficam sempre no fim da lista, em qualquer sentido da ordenação.
- Relatórios: o botão de relatórios da tabela gera um relatório dinâmico a partir da lista, com as colunas que você está exibindo.
Abrir um caixa
Seção intitulada “Abrir um caixa”Clique em Abrir caixa, no canto superior direito da lista de caixas — o sistema pede uma confirmação (Confirmar abertura do caixa para iniciar lançamentos.) e, ao confirmar, leva direto para a tela do novo caixa. Pelo popover do botão Meu caixa, no cabeçalho, Abrir caixa abre o caixa imediatamente, sem essa confirmação, e mostra o resumo ali mesmo — use Ver movimentação para ir à tela de detalhe.
Duas regras controlam a abertura:
- Sua pessoa precisa ter o papel Operador de caixa. Sem ele, o sistema recusa a abertura — veja Operadores de caixa.
- Só um caixa ativo por vez, por operador. Enquanto você tiver um caixa aberto ou pendente de aprovação, não é possível abrir outro. Feche o caixa atual — e, se for o caso, aguarde a aprovação ou peça a reabertura — antes de abrir um novo.
O número do caixa é sequencial por empresa e gerado automaticamente; você não o escolhe.
A tela do caixa
Seção intitulada “A tela do caixa”
O cabeçalho mostra o número do caixa (clique para copiar o link direto para esta tela), o operador, a situação atual, a data de abertura e, se já fechado, a data de fechamento. Quando o caixa já foi reaberto ao menos uma vez, um selo adicional mostra quantas reaberturas houve — clique nele para ver quem reabriu, quando e o motivo de cada uma.
A tela se atualiza sozinha conforme lançamentos são registrados, sem precisar recarregar a página.
A lista de lançamentos
Seção intitulada “A lista de lançamentos”Abaixo do cabeçalho fica a lista de lançamentos do caixa, com:
- Data — a data do lançamento, informada por quem lançou (não a data em que o registro foi criado no sistema; veja Criado em, oculta por padrão no controle de colunas).
- Conta — a conta bancária de destino do lançamento.
- Cliente — o cliente da conta a receber, quando o lançamento nasceu de um recebimento feito por Receber contas pelo caixa. Num lançamento manual, fica em branco.
- Tipo — Entrada ou Saída, com ícone e cor próprios.
- Categoria financeira — a categoria do lançamento.
- Valor — o valor, com sinal (+ para entrada, − para saída).
- Descrição — o texto livre informado no lançamento.
Pelo controle de colunas, você pode exibir também Criado em. A busca localiza pela Descrição; os filtros avançados refinam por Data, Conta, Tipo, Categoria financeira e Centro de custos. O rodapé soma o Total da página e o Total geral do caixa (entradas menos saídas), considerando os filtros aplicados.
Lançar uma entrada ou saída
Seção intitulada “Lançar uma entrada ou saída”
Com o caixa aberto, clique em Novo lançamento para abrir a janela de lançamento. Para editar um já existente, use o menu de ações (⋮) da linha e escolha Editar — disponível só enquanto o caixa segue aberto.
- Conta (obrigatório) — a conta bancária que recebe (entrada) ou de onde sai (saída) o valor. A lista oferece as contas ativas do cadastro de contas bancárias.
- Tipo (obrigatório) — Entrada ou Saída. Um lançamento novo começa como Saída.
- Categoria financeira (obrigatório) — a classificação do lançamento. A lista de opções muda conforme o Tipo: para Entrada, mostra as categorias de receita; para Saída, as de despesa. Trocar o Tipo depois de escolher a categoria limpa a categoria selecionada, porque ela deixa de ser compatível. Se a categoria que você precisa ainda não existe, use Nova categoria, no fim da lista do combobox — abre um cadastro rápido sem sair desta janela. Veja Categorias financeiras.
- Centro de custos (opcional) — para onde o valor é rateado. Mesma lógica de criação rápida (Novo, no fim da lista). Veja Centros de custos.
- Valor (obrigatório) — o valor do lançamento, maior que zero.
- Data (obrigatório) — a data do lançamento. Começa preenchida com a data atual.
- Descrição (obrigatório) — um texto livre identificando o lançamento, até 255 caracteres.
Para salvar, use Salvar (grava e mantém a janela aberta) ou, na seta ao lado, Salvar e fechar (grava e volta para a lista de lançamentos).
Receber contas pelo caixa
Seção intitulada “Receber contas pelo caixa”Com o caixa aberto, a seta ao lado de Novo lançamento abre Receber contas — a mesma baixa descrita em Contas a receber, só que feita de dentro do caixa. A opção só aparece para quem tem a permissão de baixar contas a receber.
O fluxo — selecionar uma ou várias contas, tratar diferença de valor (acréscimo ou desconto) e confirmar — segue o mesmo padrão do recebimento em Contas a receber. A diferença está no destino: em vez de virar movimentação financeira na hora, o recebimento entra como um lançamento de entrada neste caixa, com o Cliente da conta preenchido e a opção Imprimir recibo disponível no menu de ações da linha. Só quando o caixa é aprovado é que esse lançamento se torna, como qualquer outro, uma movimentação financeira.
Editar e excluir um lançamento
Seção intitulada “Editar e excluir um lançamento”O menu de ações (⋮) de cada linha oferece Editar e Excluir enquanto o caixa está aberto e você pode operá-lo (veja o aviso em Lançar uma entrada ou saída). Fechado, aprovado, ou lançamento de um caixa que não é o seu sem a ação Gerenciar: o menu não mostra essas opções.
Excluir remove o lançamento depois de uma confirmação — a exclusão é definitiva, sem lixeira.
Fechar o caixa
Seção intitulada “Fechar o caixa”Quando termina o expediente, feche o caixa: na seta ao lado de Novo lançamento, escolha Fechar caixa, confirme (Confirmar fechamento do caixa para envio à aprovação.) e o caixa muda para pendente de aprovação. A partir daí, nenhum lançamento pode ser criado, editado ou excluído — o fechamento congela o que foi lançado.
Ao confirmar o fechamento, o sistema pergunta se você quer imprimir o relatório agora — veja Imprimir o relatório e o recibo.
Fechar segue a mesma regra de quem pode operar o caixa: o próprio operador, ou quem tem a ação Gerenciar.
Aprovar ou reabrir o caixa
Seção intitulada “Aprovar ou reabrir o caixa”Um caixa pendente de aprovação espera uma destas duas ações — e as duas exigem a ação Editar liberada para Caixas no perfil de acesso, independente de quem abriu o caixa. É a separação de funções: quem fecha o próprio caixa normalmente não é quem o aprova.
- Aprovar consolida cada lançamento numa movimentação financeira — a partir daí, o dinheiro lançado aparece no extrato geral das contas. Você pode registrar uma observação opcional (até 500 caracteres), guardada e exibida depois na própria tela do caixa.
- Reabrir devolve o caixa ao estado aberto, exige um motivo (obrigatório, até 500 caracteres) e fica registrado no selo de reaberturas do cabeçalho. Só funciona se o operador não tiver, nesse meio-tempo, aberto outro caixa.
Imprimir o relatório e o recibo
Seção intitulada “Imprimir o relatório e o recibo”Em qualquer estado, o botão Imprimir relatório abre um PDF com o resumo do caixa: os dados de abertura e fechamento, os lançamentos agrupados por conta, por categoria financeira e por forma de pagamento, e as vendas do operador no período.
Para um lançamento que nasceu de um recebimento (com o Cliente preenchido), o menu de ações da linha oferece Imprimir recibo — um comprovante individual desse recebimento, em PDF.
Dúvidas frequentes
Seção intitulada “Dúvidas frequentes”Não encontro Caixas no menu de Financeiro, mesmo com a permissão liberada.
O item Caixas só aparece com o campo Controle de caixa ativado na empresa, em Configurações › Empresas. Sem isso ativado, o sistema registra os recebimentos direto nas movimentações financeiras, sem passar por um caixa — confirme essa configuração com o administrador.
Cliquei em Abrir caixa e o sistema recusou.
Duas causas cobrem a maioria dos casos: você já tem um caixa aberto ou pendente de aprovação (só um por vez), ou sua pessoa ainda não tem o papel Operador de caixa marcado — veja Operadores de caixa para conferir e corrigir.
O caixa está aberto, mas não consigo lançar, editar nem fechar.
Lançar, editar, excluir e fechar são restritos a quem abriu aquele caixa. Se o caixa é de outro operador, você só opera nele com a ação Gerenciar liberada para Caixas no seu perfil de acesso — peça ao administrador se essa exceção fizer sentido para o seu caso (correção, ausência do titular).
Fechei o caixa e agora não consigo mais editar os lançamentos.
É o esperado: fechar muda o caixa para pendente de aprovação, e nesse estado os lançamentos ficam congelados. Para corrigir algo, alguém com a ação Editar em Caixas precisa reabrir o caixa — o que devolve o estado para aberto e libera a edição de novo.
Dá para reabrir um caixa depois de aprovado?
Não. A reabertura só existe para um caixa pendente de aprovação — assim que ele é aprovado, os lançamentos já viraram movimentação financeira e o caixa não muda mais de estado. Revise o relatório antes de aprovar, se tiver dúvida.
Quem pode aprovar ou reabrir um caixa?
Quem tiver a ação Editar liberada para Caixas no perfil de acesso — não necessariamente o próprio operador do caixa, nem quem tem a ação Gerenciar. É proposital: separa quem opera o caixa no dia a dia de quem confere e aprova o fechamento.
A busca não encontra o caixa que eu quero na lista.
A lista de caixas não filtra por texto — o campo de busca não tem efeito ali. Use os filtros avançados por Situação ou pelas datas de abertura e fechamento, ou ordene pela coluna Número para localizar o caixa mais recente.
Não vejo o botão Meu caixa no cabeçalho.
O botão só aparece com o Controle de caixa ativado na empresa e para um usuário cuja pessoa vinculada tem o papel Operador de caixa. Confira os dois pontos — o segundo se ajusta em Operadores de caixa.
Um lançamento tem a opção Imprimir recibo e outro não. Por quê?
Imprimir recibo só aparece para um lançamento que nasceu de um recebimento feito por Receber contas pelo caixa — ele tem uma conta a receber e um cliente vinculados. Um lançamento manual, sem esse vínculo, não tem recibo individual; use Imprimir relatório para o resumo geral do caixa.