Transportadoras

A tela de Transportadoras é onde você cadastra e mantém as empresas que transportam a sua mercadoria — quem leva o produto até o cliente ou traz a compra até você. O cadastro não guarda só nome e telefone: os dados informados aqui identificam a transportadora nos documentos fiscais que envolvem frete.

O que você define na transportadora reaparece, por exemplo:

• na emissão de notas fiscais (NF-e) — quando o frete é por conta de uma transportadora, os dados dela (documento, razão social e inscrição estadual) entram no bloco de transporte da nota, ao lado da modalidade do frete;
• no manifesto de documentos fiscais (MDF-e) — a transportadora identifica quem é o responsável pela carga no transporte;
• nos relatórios — listagens e relatórios dinâmicos por transportadora usam os campos do cadastro (município, papel, datas);
• no grupo empresarial — quando a transportadora é uma filial, a ligação com a matriz organiza o relacionamento com o grupo todo.

O cadastro de transportadora é o mesmo cadastro de empresa usado em Clientes e Fornecedores: muda apenas o papel. Uma empresa que transporta e da qual você também compra não precisa ser cadastrada duas vezes — veja Compras › Fornecedores para entender o cadastro por outro papel, ou Vendas › Clientes quando a mesma empresa também é sua cliente.

Como acessar

No menu lateral, abra Compras › Transportadoras. Se o item não aparecer, seu perfil de acesso ainda não tem permissão para transportadoras — peça ao administrador do sistema.

A lista de transportadoras

Ao abrir a tela, você vê as transportadoras já cadastradas. A lista mostra apenas empresas com o papel Transportadora — uma empresa que seja só cliente ou só fornecedor não aparece aqui. Por padrão, a tabela traz as informações mais usadas no dia a dia:

• CNPJ / CPF — o documento, formatado automaticamente.
• Razão social / Nome — a identificação principal da transportadora.
• Nome fantasia — o nome comercial, quando houver.
• Município — cidade do endereço cadastrado.
• Telefone — o telefone principal do cadastro.
• Papel — confirma o papel Transportadora do registro.

Pelo controle de colunas, você pode exibir também tipo de contribuinte, inscrição estadual, e-mail para NF-e, CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado, observações e as datas de criação e atualização. Use-as quando precisar conferir um detalhe sem abrir cada cadastro.

Buscar, filtrar e ordenar

• Busca rápida: procura pela razão social ou nome, pelo nome fantasia e pelo CPF/CNPJ (com ou sem máscara).
• Filtros avançados: refine por critérios como município, estado, tipo de contribuinte ou inscrição estadual — útil, por exemplo, para listar todas as transportadoras de um estado.
• Ordenação: clique no título de uma coluna para ordenar por ela.
• Páginas: avance pelos resultados nos controles do rodapé da tabela.
• Relatórios: o botão de relatórios gera um relatório dinâmico a partir das colunas exibidas no momento.

Cadastrar uma transportadora

Clique em Nova transportadora, no canto superior direito. O cadastro é dividido em seções recolhíveis — abra cada uma conforme a necessidade. Apenas Razão social / Nome e Papéis são obrigatórios; o restante você completa quando tiver a informação.

Identificação

• Razão social / Nome (obrigatório): a identificação que o sistema usa em toda parte — listas, documentos fiscais, relatórios. Para empresa, a razão social; para pessoa física, o nome completo.
• Papéis (obrigatório): já vem marcado como Transportadora. O papel decide onde a empresa aparece e quais seções do cadastro são exibidas. Um mesmo cadastro pode acumular papéis: marque também Cliente, Fornecedor ou Parceiro para reaproveitar o registro, sem duplicar a empresa.
• CNPJ / CPF: o documento da transportadora. É ele que vai para o bloco de transporte da nota fiscal, então mantenha-o correto. Determina o formato e habilita a busca automática (veja abaixo).
• Nome fantasia: o nome comercial, quando diferente da razão social.

Preenchimento automático por CNPJ

Ao informar um CNPJ completo, o botão de busca ao lado do campo fica ativo. Clique nele para consultar os dados na Receita Federal: o sistema preenche sozinho razão social, nome fantasia, endereço, telefone e e-mail. Quando o documento tem inscrição estadual ativa na Receita Estadual (SEFAZ), ele também preenche a Inscrição estadual e marca o Tipo contribuinte como Contribuinte — isso depende de a sua empresa ter certificado digital configurado e de o estado oferecer a consulta de cadastro; quando não estiver disponível, esses dois campos ficam para preenchimento manual. Se algum desses campos já estiver preenchido com valor diferente, ele pede confirmação antes de substituir, listando o que será afetado. Para CPF não há busca — preencha os dados manualmente.

Endereço

Informe CEP, endereço, número, complemento, bairro, estado e município. O endereço identifica a origem da transportadora e ajuda a localizá-la nas listagens.

• Ao digitar o CEP e clicar no botão de busca, o sistema preenche endereço, bairro, estado e município automaticamente.
• O município depende do estado: escolha o estado primeiro. Se você trocar o estado depois, o município é limpo e precisa ser selecionado de novo.

Dados tributários

Esta seção registra a situação fiscal da transportadora, que precisa bater com o que ela informa nos documentos de transporte.

• Tipo contribuinte: Contribuinte, Isento ou Não-Contribuinte. Indica a situação da transportadora perante o ICMS.
• Inscrição estadual: só aparece — e passa a ser obrigatória — quando o tipo é Contribuinte. Para Isento ou Não-Contribuinte, o campo não é exibido nem exigido. É essa inscrição que acompanha a transportadora no bloco de transporte da NF-e.
• Email NF-e: endereço de contato da transportadora para assuntos de nota fiscal.

Nota

O campo Consumidor final não aparece para uma transportadora. Ele é específico de cliente e só surge no cadastro quando o papel Cliente está marcado, porque diz respeito a como a nota é emitida para a empresa — algo que não se aplica a quem apenas transporta.

Contato

Cadastre um ou mais telefones, cada um com o seu tipo (comercial, celular etc.). Use observações para anotações internas sobre a transportadora — combinados, prazos, áreas atendidas. Esse texto é de uso interno e não sai em documentos.

Grupo empresarial

Indique se a transportadora faz parte de um grupo e, em caso afirmativo, qual é a empresa matriz. Útil quando você trabalha com várias filiais de uma mesma transportadora e quer relacioná-las à matriz.

• O campo Empresa matriz só aparece quando faz parte do grupo está como Sim, e nesse caso é obrigatório.
• A lista de matriz oferece empresas que não pertencem a outro grupo (e nunca a própria empresa). Ao voltar faz parte do grupo para Não, a matriz é limpa automaticamente.

As seções Vendas e Logística não aparecem

Uma transportadora pura não exibe as seções Vendas (vendedor responsável, tabela de preços) nem Logística (região de entrega, foto de entrega) — elas pertencem ao papel Cliente. Se você marcar Cliente em Papéis, essas seções passam a aparecer no mesmo cadastro.

Salvar e fechar ou continuar

Ao terminar, escolha como gravar:

• Salvar e fechar: grava a transportadora e volta para a lista.
• Salvar: grava e mantém o formulário aberto, útil para conferir o que foi salvo ou seguir preenchendo outras seções.

Editar uma transportadora

Na linha da transportadora, abra o menu de ações (ícone de três pontos) e escolha Editar. As seções que já têm informação aparecem abertas, para você ir direto ao ponto. Ao salvar, o sistema envia apenas os campos que você alterou.

Ativo ou inativo: o que muda

Todo cadastro de empresa — transportadora, cliente ou fornecedor — tem uma situação ativo ou inativo. A situação não apaga o registro nem o histórico dos documentos em que a empresa já participou: ela só controla onde o cadastro é oferecido nos formulários do sistema.

O cadastro de transportadora é o mesmo cadastro de empresa usado em clientes e fornecedores. A situação ativo/inativo é única para todos os papéis: se a empresa também for cliente ou fornecedor e ficar inativa, ela some dos seletores daqueles papéis (pedido de venda, nota emitida, nota recebida, análise de cliente, grupo empresarial e similares). Detalhes em Vendas › Clientes e Compras › Fornecedores.

Diferente de cliente e fornecedor, não há um seletor de transportadora nos formulários do sistema: no transporte da nota fiscal e no manifesto, os dados da transportadora entram por outros caminhos, não por uma busca que liste o cadastro. Por isso a situação ativo/inativo não muda nada no papel Transportadora em si — o efeito de ocultação só existe para os papéis que tenham seletor (Cliente e Fornecedor).

• Transportadora ativa (padrão ao cadastrar): o cadastro fica disponível para uso normal.
• Transportadora inativa: continua na lista de Compras › Transportadoras e no histórico dos documentos em que já entrou. Se a empresa também for cliente ou fornecedor, some dos seletores daqueles papéis (pedido de venda, nota emitida, nota recebida, contas a pagar e similares) — nunca de um seletor de transportadora, que não existe.

A lista de gestão mostra ativas e inativas

A lista em Compras › Transportadoras continua mostrando ativas e inativas — é a exceção intencional que permite localizar o cadastro. Os filtros avançados da lista também não escondem inativas por padrão: o histórico permanece visível para consulta.

Como o cadastro fica inativo

A tela de Transportadoras ainda não tem um controle para ativar ou inativar o cadastro — não há coluna, filtro nem campo no formulário para a situação. O campo existe no sistema e os seletores de empresa dos outros papéis já o respeitam; a troca de situação chega por integração, migração de dados ou via API. Se a empresa estiver inativa e você precisar dela de novo num seletor de cliente ou fornecedor, reative-a pelo mesmo canal — não exclua e recrie o cadastro, para não perder o vínculo com o histórico.

Excluir uma transportadora

1. Na linha da transportadora, abra o menu de ações e escolha Excluir.

2. Confira o nome e o documento no aviso de Confirmar exclusão e clique em Remover.

Cuidado

A exclusão é definitiva. Se a transportadora já consta em notas fiscais emitidas ou em manifestos, prefira manter o cadastro atualizado a removê-lo, para preservar o histórico desses documentos. Como não há seletor de transportadora em formulário, inativar o cadastro não o tira de nenhuma tela do papel Transportadora — a situação inativo só faz efeito nos seletores de cliente ou fornecedor, quando a mesma empresa tem esses papéis. Veja Ativo ou inativo: o que muda.

Dúvidas frequentes

Cadastrei a transportadora, mas ela não aparece na lista.

A tela de Transportadoras mostra apenas cadastros com o papel Transportadora. Abra o cadastro e confira se esse papel está marcado em Papéis.

Não vejo o campo Consumidor final nem as seções Vendas e Logística.

Esses itens pertencem ao papel Cliente e não aparecem para uma transportadora pura. Se a mesma empresa também for sua cliente, marque Cliente em Papéis e eles surgem.

O sistema está exigindo inscrição estadual.

A inscrição estadual é obrigatória quando o tipo contribuinte é Contribuinte. Se a transportadora é Isenta ou Não-Contribuinte, ajuste o tipo de contribuinte — o campo deixa de ser exibido.

O botão de busca do CNPJ está desabilitado.

A busca na Receita Federal só funciona com um CNPJ completo (14 dígitos). Para CPF, não há busca automática — preencha os dados manualmente.

Mudei o estado e o município ficou em branco.

Trocar o estado limpa o município, porque a lista de municípios depende do estado. Selecione o município novamente.

O sistema está exigindo a empresa matriz.

A empresa matriz é obrigatória quando faz parte do grupo está como Sim. Informe a matriz ou volte o campo para Não.

Posso usar o mesmo cadastro como transportadora e fornecedor?

Sim. No campo Papéis, marque os dois — não é preciso cadastrar a empresa duas vezes. O mesmo registro passa a aparecer nas duas telas.

Onde os dados da transportadora aparecem na nota fiscal?

Quando a nota tem frete por conta de uma transportadora, o documento, a razão social e a inscrição estadual cadastrados aqui vão para o bloco de transporte da NF-e, junto com a modalidade do frete. Por isso vale manter esses campos corretos.

A empresa é transportadora e cliente; sumiu do pedido de venda.

A situação ativo/inativo é única no cadastro compartilhado. Se a empresa ficou inativa, ela deixa de ser oferecida nos seletores de cliente (pedido, nota emitida, análise) e nos de fornecedor, mesmo continuando na lista de Compras › Transportadoras. Confira o cadastro nas listas de gestão e reative pelo canal que controla a situação — detalhes em Ativo ou inativo: o que muda.

Como inativar ou reativar uma transportadora pela tela?

Ainda não há controle na tela de Transportadoras para mudar a situação ativo/inativo (nem coluna, nem filtro, nem campo no formulário). O campo existe no cadastro e os seletores de empresa dos papéis Cliente e Fornecedor já o usam; a mudança chega por integração, migração de dados ou via API. Não exclua e recrie o cadastro só para “limpar” a lista — isso perde o vínculo com o histórico dos documentos.